Dziś odcinek z cyklu: szefowie-wrogowie, czyli jak zatruć życie, a przynajmniej utrudnić pracę swojej asystentce. Z przymrużeniem oka, oczywiście. Jak już wspomniałam, przez lata stałam po tej asystenckiej stronie barykady. Miałam wielu szefów, jeszcze więcej klientów i dziesiątki, jak nie setki osób, które mniej lub bardziej rościły sobie prawo do dysponowania moim czasem. Każdym. Także tym wolnym. Czasem również tym w nocy. SMS-y o dziwnej porze, domaganie się odpowiedzi w weekendy, foch, że nie chcę się spotkać w niedzielę, by obgadać biznes, maile o czwartej nad ranem… to była całkowita norma. Mea culpa. Trochę ich do tego przyzwyczaiłam, o czym za chwilę. 

Jakiś czas później sama zaczęłam zatrudniać podwykonawców. I pomna tego, co przeszkadza mi najbardziej w byciu bierną stroną delegowania, starałam się nie popełnić tych błędów. Nie zawsze mi to wychodziło, przyznaję z ręką na sercu. Dlatego tym bardziej wiem, że warto się postarać, by druga strona miło wspominała współpracę z Tobą. Ale do brzegu…

Wolisz słuchać niż czytać? Zapraszam!

akiś czas temu nagrałam podcast dla przedsiębiorców. Opowiedziałam w nim o 13 grzechach głównych, które mogą sprawić, że żadna asystentka (i podwykonawca też), nie będą chcieli z klientem rozmawiać. Od tego czasu minęło kilka miesięcy, a ja wciąż słucham o tym, że niektóre przyzwyczajenia klientów ciężko zmienić. Wiem o tym niestety doskonale. Tym trudniej, jeśli a) nie jesteś świadom błędów, które popełniasz; b) nie zależy Ci na ich zmianie. A tak po prawdzie powinno zależeć, bo dzięki temu możesz ułatwić życie innym i sprawić, że chętniej będą chcieli realizować projekty wspólnie z Tobą.

Dziś zatem opowiem o 7 błędach w delegowaniu zadań, które popełniają przedsiębiorcy. Na koniec tego odcinka wspomnę natomiast o drastycznym środku zaradczym, który musiałam wprowadzić, by zyskać trochę oddechu i spokoju ducha. Gotowa? To zaczynamy.

#1 KLIENT-HELIKOPTER JEST GORSZY NIŻ RODZIC-HELIKOPTER

Nie wiem, czy słyszałaś o pojęciu rodzica-helikoptera. To taki rodzaj rodzicielstwa, który nie pozwala nam spuścić dziecka na moment z oka. Nawet jeśli ma ono już czterdzieści lat i potrafi całkiem sprawnie samo podciągać spodenki. Niestety niektórzy klienci przenoszą ten rodzaj troski na zatrudnianych przez siebie podwykonawców. Jednym zdaniem: zlecają, a potem wiszą nad delikwentem, co chwilę wrzucając dobre rady, sprawdzając, co zostało zrobione, dopytując i nie dając przestrzeni na wykonanie zadania.

Na Thora! Zatrudniasz specjalistę! Serio. Przekazałaś zadanie, ustaliłaś procedurę (bo ustaliłaś, prawda?) i sposób raportowania, daj drugiej stronie w spokoju wywiązać się ze zobowiązania. Inaczej to, że ucieknie od Ciebie z krzykiem, jest więcej niż pewne. Klientom-helikopterom poświęciłam zresztą cały rozdział mojej książki „Zrobiłam biznes i co dalej”. Polecam ku przestrodze.

#2 DELEGOWANIE ZADAŃ TO NIE ZABAWA W CZAT NA GADU-GADU

Nic chyba nie irytuje bardziej niż zwyczaj traktowania maila jak czatu. Chcesz oddelegować zadanie? Skup się! Spisz w JEDNYM mailu wszystkie wytyczne, informacje, niezbędne linki, hasła, wskazówki, grafiki i wyślij to do swojego podwykonawcy. Dosyłanie co chwilę nowych informacji „bo coś Ci się jeszcze przypomniało”, a już nie daj Thor pięcioma kanałami, sprawi, że zadanie będzie rozpoczynane 1000 razy, a Zleceniobiorca w końcu zwariuje ze szczęścia i nadmiaru informacji. A dodatkowo nie będzie miał w ogóle pewności, która wersja zlecenia jest właściwa i czy może już zaczynać pracę, czy może jeszcze coś Ci się przypomni.

Jeden mail. Może być długi jak tasiemiec, ciężki jak hipopotam, ale niech będzie jeden. Potrzebujesz coś uzupełnić? Zrób to tym samym kanałem (chyba że wcześniej ustalicie to inaczej).

#3 ZASADY SĄ PO TO, ŻEBY JE ŁAMAĆ

Być może, ale reguła ta nie dotyczy zlecania zadań. Jeśli poczynisz ze swoją asystentką, z podwykonawcą jakieś ustalenia, trzymaj się ich. Zlecasz mailem? Nie wysyłaj informacji za każdym razem innym kanałem. Nie wiadomo, który potem traktować serio. 

Twoja asystentka nie pracuje w weekendy? Poinformowała Cię o tym wcześniej? Uszanuj to! Nie zasypuj jej skrzynki mailowej, nie bombarduj na Messengerze, What’s Appie czy sms-em. Jestem w 100% przekonana, że zobaczy Twoją wiadomość, siadając do pracy i na nią odpowie. Przypominając jej w kółko, że wysłałaś maila, a potem jeszcze wiadomość, a w ogóle to jest to już kolejny SMS i zero odpowiedzi, zniechęcisz ją do siebie. I wzorem pań urzędniczek wciśnie teczkę z Twoją sprawą pod cały stosik zaległych wiadomości 😉

Na początku współpracy ustalcie zasady. I niech każdy z Was się ich trzyma. Możesz mi wierzyć, będzie się przyjemniej pracowało.

#4 TWÓJ GŁOS BRZMI ZNAJOMO

Od jakiegoś czasu obserwuję jeden bardzo niepokojący trend – nagrywania na Messengerze wiadomości, by przekazać zlecenie. Rozumiem pokusę. Nagranie wiadomości głosowej jak na dyktafonie jest wygodne. Możesz to zrobić, nawet jadąc samochodem. Jest jednak wygodne wyłącznie dla Ciebie. Druga strona nie ma już wcale tak lekko.

Po pierwsze, wiadomości na Messengerze się gubią. Serio. Można je przeoczyć. Można przypadkowo otworzyć i o nich potem zapomnieć, bo już będą „odhaczone”. Po drugie, te nagrane głosowo są totalnie niewyszukiwane! Co mam na myśli? Bywa, że w trakcie wykonywania zadania chce się wrócić do jakiejś wskazówki czy informacji. Kiedy masz zwyczaj nagrywania wiadomości głosowych, pamiętaj, że druga strona traci potem mnóstwo (!) czasu na odszukanie tej informacji. I nie zawsze masz pewność, że ją znajdzie. Serio-serio.

Jeśli więc zlecasz ważne zadanie – zrób to mailowo. I tekstem pisanym. Ułatwisz życie innym.

#5 STRATEGIA? CZY TO W OGÓLE JEST JAKAŚ STRATEGIA?

Zlecasz zadanie. Ustalasz plan działania. A druga strona przechodzi do realizacji. Po czym… zmieniasz zdanie. I tydzień później przesyłasz nowy plan. A po kilku dniach kolejny. Wycofujesz się z zadań, zasypujesz nowymi, masz pretensje, że czegoś nie ma… generujesz chaos!

Stop. Zastanów się, czy gdyby ktoś Tobie tak zlecał, umiałabyś się w tym odnaleźć? Ja wiem, że kreatywne umysły myślą wielotorowo. I to jest piękne! Ale od czasu do czasu warto poskromić tę galopadę myśli i doprowadzić coś do końca. Serio!

A przynajmniej poczekać z oddelegowaniem, aż pomysł ułoży Ci się w głowie. Nie ma nic gorszego dla powodzenia projektu, jak jego twórca, działający w totalnym chaosie. Potrzebujesz burzy mózgów? Nie deleguj! Zastanów się, zderz swój pomysł, powiedz o nim na głos, przedyskutuj. A dopiero potem wprowadź w życie.

#6 PROCEDURY NIE SĄ PO TO, BY UTRUDNIĆ CI ŻYCIE

Wiem, są nudne do bólu.

Wiem, nikomu nie chce się ich tworzyć. Lepiej działać z myślą „jakoś to będzie”.

A jednak… bardzo ułatwiają życie! Wszystkim.

Wyobraź sobie, że wprowadzasz nową osobę do zespołu. Czy nie lepiej byłoby odesłać ją do gotowego dokumentu, zamiast spędzać wiele godzin na wdrażaniu i tłumaczeniu zadań w kółko od podstaw?

A jeśli podwykonawcy w Twojej firmie się zmieniają. I ciągle trzeba wprowadzać kogoś nowego? Tracisz na tym swój cenny czas! Czas, w którym mogłabyś zdobyć nowe intratne zlecenie czy zrealizować ciekawy projekt.

Przemyśl to 🙂

#7 MOJE MYŚLI SĄ TAJNE PRZEZ POUFNE

Osoba, z którą pracujesz, ma za zadanie wspierać Cię w codziennych działaniach. Jak ma to zrobić, jeśli nie przekazujesz jej ważnych informacji? Nie podzielisz się terminem urlopu, prowadzonego webinaru czy pomysłu na nowy produkt. A potem nagle żądasz od niej 100% dostępności, ponieważ przez 2 miesiące będziesz robić launch nowego produktu. Launch, o którym wiedziałaś już od pół roku, ale… jakoś zapomniałaś wspomnieć.

Jeśli chcesz wsparcia innych osób, musisz zacząć wymagać najpierw od siebie. Przyjrzyj się swojemu stylowi delegowania. Czy któryś z powyższych grzeszków nie dotyczy też Ciebie? Czy Twoja prawa ręka nie sygnalizowała Ci czasem, że coś jest nie tak? A jeśli nie, to kiedy ostatnio rozmawiałaś z nią o tym, jak Wam się razem pracuje?

Może to już czas?

PROGRAM NAPRAWCZY – NIE CZEKAJ, AŻ TWOJA ASYSTENTKA GO WDROŻY

Na początku odcinka obiecałam Ci powiedzieć o pewnym drastycznym programie naprawczym, który wdrożyłam. Przez pierwsze miesiące pracy przyzwyczaiłam niestety moich klientów do tego, że jestem dla nich dostępna zawsze i wszędzie. To był błąd, ponieważ straciłam cały czas wolny. Pracowałam z wieloma osobami. Część z nich na weekend wyłączała komputery, część niestety wręcz przeciwnie. Zasypywała mnie wiadomościami, smsami, informacjami na messengerze. I oczekiwała odpowiedzi. A nawet jeśli nie, ja czułam przymus odpowiadania. Było to dla mnie bardzo stresujące. 

Wyobraź sobie. Niedziela. Godzina 13. A ja zaczynam dostawać informacje. Jedna po drugiej. Klientka domaga się potwierdzenia i odpowiedzi, czy w poniedziałek bladym świtem dostanie zadanie. Rzucałam wszystko i siadałam do kompa. Ale poziom irytacji rósł. Aż w końcu powiedziałam: DOŚĆ! (sobie przede wszystkim). 

Najpierw wyjaśniłam, że nie pracuję w weekendy (teraz zawsze o tym informuję na początku współpracy). A gdy to nie pomogło, przestałam zaglądać do telefonu. By nie czuć pokusy zrobienia zadania. Niestety w kilku przypadkach termin nie został dotrzymany – fizycznie nie było takiej możliwości. Tak, klientka nauczyła się delegować wcześniej, a nie na ostatnią chwilę. 

Tak, musisz w takich sytuacjach liczyć się z tym, że stracisz klienta. Tylko… czy na pewno chcesz pracować z kimś, kto nie szanuje Twojego czasu?

Z tą myślą Cię zostawiam…

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię freelance, zamiana etatu na własną działalność, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Odwiedź moją stronę www.karolinabrzuchalska.pl.

Polub mój fanpage na FB.

Obserwuj mój profil na Instagramie.

I na LinkedIn.

Bardzo polecam Ci też moje podcasty: Co we freelansie piszczy, Jak dobrze zacząć oraz Freelance bez cenzury.

Jeśli masz jakieś pytania, zawsze możesz też do mnie napisać >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

W tym odcinku podcastu chciałabym zmierzyć się z tematem, który od jakiegoś czasu bardzo mnie nurtuje – oczekiwań przedsiębiorców względem ich wirtualnych prawych rąk. Z niepokojem bowiem obserwuję ogłoszenia, które coraz częściej pojawiają się w sieci. A jeszcze większą konsternacją napawa mnie las rąk pod takimi ogłoszeniami. Zacznijmy jednak od początku. Kim jest, a kim nie jest wirtualna asystentka i co może dla Ciebie zrobić.

Wolisz słuchać niż czytać? Zapraszam!

We wstępie do tego odcinka wspomniałam o biznesowym zakręcie, na którym znalazłam się kilka miesięcy temu. To był taki moment, w którym zupełnie nie wiedziałam, co mam robić dalej. Rozwijać agencję wirtualnych asystentek, zatrudniać coraz więcej osób, szukać zleceń i rosnąć, czy może postawić na rozwój marki osobistej, szkolenia, treningi, mentoring. Gdzie w tym wszystkim znaleźć czas na działania dla klientów, zarządzanie projektami itp.? Jednym zdaniem: co robić dalej, w którym kierunku iść?

Idę o zakład, że wielu przedsiębiorców ma takie rozkminy. I nie wyciągam tej pewności z kapelusza. Rozmawiam i obserwuję na co dzień wiele osób, które prowadzą własne firmy. Jednoosobowe działalności, spółki itp. Ich wątpliwości mają jeden wspólny mianownik: co dalej? Tyle tylko, że radzą sobie z tym pytaniem na różne sposoby. I tu dochodzimy do clue dzisiejszego odcinka… roli wirtualnej asystentki w firmie.

KIM JEST, A KIM NIE JEST WIRTUALNA ASYSTENTKA

Kiedy już tak sobie stałam na tym biznesowym zakręcie, rozglądając się to w prawo, to w lewo i mając nadzieję, że nie wyjedzie zza niego rozpędzona ciężarówka, pomyślałam, że idealnym sposobem na rozwianie wątpliwości byłaby rozmowa z drugim przedsiębiorcą. Pogadanie o tym, jak on prowadzi swoją firmę, czy też ma podobne wątpliwości, jak sobie z nimi radzi… 

Do głowy jednak nie przyszło mi, by w tym celu zatrudniać… wirtualną asystentkę. Tymczasem w coraz większej liczbie ogłoszeń o pracy dla wirtualnych wszechogarniaczek pojawia się enigmatyczny punkt: „możliwość przegadania swoich pomysłów i strategii”. I z jednej strony rozumiem, skąd bierze się taka potrzeba, z drugiej jednak budzą się we mnie wątpliwości. Czy aby na pewno wirtualna asystentka jest odpowiednią osobą do takiego zadania? Być może nawet ma odpowiednie kompetencje. W końcu sama jest przedsiębiorczynią, prowadzi firmę, też mierzy się z podobnymi tematami. Z drugiej… czy w takim układzie, zakładając, że podejmie się takiego zdania, powinna rozliczać się po stawce asystenckiej?

Wiem, zasiałam w Twojej głowie teraz ziarenko niepewności. Mam tego świadomość. Jeśli pracujesz jako wirtualna asystentka, możesz zastanawiać się nad kilkoma rzeczami. Po pierwsze, czy masz odpowiednie kwalifikacje do tego, by doradzać swoim klientom w zakresie strategii biznesu? Mimo wielu lat spędzonych na prowadzeniu własnej firmy staram się tego nie robić. Dlaczego? Bo nie czuję, by była to moja najmocniejsza strona. Owszem, umiem łączyć kropki, widzę wiele rzeczy, mam w końcu długie miesiące pracy za sobą i wiele lat doświadczeń, ale… nie jestem strategiem. Jeśli więc klient pyta o możliwość przegadania strategii, odpowiadam: Tak, możemy porozmawiać. Jeśli jednak potrzebujesz ułożenia klocków, polecam te strateżki… I tu zazwyczaj pada kilka nazwisk.

Moim zdaniem wirtualna asystentka nie jest osobą, która będzie za Ciebie układała strategię Twojej firmy. Kropka. 

Jest Twoim wsparciem, prawą ręką, wszechogarniaczką, łapaczką pogubionych nitek, organizatorką, strażniczką kalendarza… jeśli jednak ma być strateżką, powinna otrzymywać stosowne wynagrodzenie. I nie mówić o sobie asystentka.

WIRTUALNA ASYSTENTKA NIE POPROWADZI ZA CIEBIE FIRMY

Chociaż mogłaby. Ma ku temu wszelkie kwalifikacje. W końcu prowadzi już własną, to wie, jak to się robi. 

Bardzo często wyobrażenia klientów o pracy z wirtualną asystentką wykraczają daleko poza wsparcie w prowadzeniu firmy. Zdarzały mi się rozmowy z potencjalnymi klientami, którzy na pytanie o ich oczekiwania względem współpracy z wirtualną asystentką, odpowiadali: Ma mi pomóc rozkręcić biznes. I to jest OK, o ile chodzi tylko o POMOC. A nie poprowadzenie całej działalności. 

Zdarza się, że na rozmowę o potencjalnej współpracy przychodzi osoba, która ma kilka działalności. Albo działa w kilku branżach/obszarach. I oczekuje od prawej ręki, by jedną z tych gałęzi pielęgnowała i rozwijała jak swoją. Wymyślała nowe pomysły, aktywności, działania. Oddelegowanie pewnego zakresu działań (np. prowadzenia mediów społecznościowych) nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za nie. To w końcu on jest twarzą swojego biznesu. I to jemu najbardziej powinno zależeć na tym, by ten biznes się kręcił. Wirtualna asystentka jest wsparciem, ale mózgiem całej operacji jest klient. 

Dlatego jeśli współpracujesz z wirtualną asystentką i oczekujesz, by przejęła za Ciebie część obowiązków, nie pozostawiaj jej z tym całkowicie samej. To Ty, nikt inny, znasz swój biznes od podszewki. To Ty wiesz, co w nim działa, a co nie (a przynajmniej powinieneś). To w końcu Ty jesteś za niego odpowiedzialny. Nie wirtualna asystentka. Ona wykonuje zlecone jej zadania. Odpowiedzialność za powodzenie biznesu ponosisz jednak Ty.

A jeśli droga słuchaczko jesteś wirtualną asystentką i masz klienta o podobnych wymaganiach, zastanów się nad dwiema rzeczami: czy chcesz wykonywać zadania w taki sposób? I czy otrzymujesz za nie odpowiednie wynagrodzenie.

Wirtualna asystentka nie jest osobą, która poprowadzi firmę za klienta. Byłoby to niezwykle wygodne! Ale niestety tak nie jest. Zakładając firmę, trzeba liczyć się z odpowiedzialnością, która na nas ciąży. A jest nią między innymi prowadzenie, utrzymanie i powodzenie firmy. Zatrudnienie wirtualnej asystentki i zrzucenie na niej odpowiedzialności nie jest rozwiązaniem. Plus… ciężko mieć pretensje do kogoś o to, że Twój biznes się nie rozwija… zwłaszcza jeśli o niego nie dbasz. 

PO CO ZATRUDNIAĆ WIRTUALNĄ ASYSTENTKĘ?

Zatrudnienie wirtualnej asystentki ma zasadniczo dwa cele: odciążenie w codziennej działalności i skalowanie firmy. Nie da się rosnąć bez inwestycji we wsparcie, w ludzi, w sprzęt, w technologie, w programy, w siebie. 

Czego nie ma na celu? Porzucenia firmy. Zrzucenia odpowiedzialności za nią na drugą osobę. Spełnienia nierealnych oczekiwań, że teraz nic nie trzeba będzie robić, bo ktoś zrobi to za nas. Nie. To tak nie działa!

Dzięki wirtualnej asystentce można naprawdę wznieść swoją firmę na wyżyny. Trzeba jednak pamiętać, że to wciąż jest nasza firma. Jak nasze dziecko. To my i tylko my jesteśmy za nią odpowiedzialni.

Jestem bardzo ciekawa, jakie jest Twoje zdanie na ten temat. Czy wirtualna asystentka powinna być człowiekiem od wszystkiego? A jeśli tak, to na jakich warunkach?

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię freelance, zamiana etatu na własną działalność, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Odwiedź moją stronę www.karolinabrzuchalska.pl.

Polub mój fanpage na FB.

Obserwuj mój profil na Instagramie.

I na LinkedIn.

Bardzo polecam Ci też moje podcasty: Co we freelansie piszczy, Jak dobrze zacząć oraz Freelance bez cenzury.

Jeśli masz jakieś pytania, zawsze możesz też do mnie napisać >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

DZIEŃ ŚWISTAKA GODZINA PO GODZINIE

Każdy z nas ma jakieś wyobrażenia, dotyczące konkretnych zawodów. Kiedy myślimy o strażaku, widzimy przystojniaka na tle płonącego miasta. Słysząc o pracy pielęgniarki, przed oczami jawi nam się ciepła osoba, która z zupełnie niepasującym do sytuacji słodkim uśmiechem wbija dziesięciocentymetrową igłę w nasz pośladek. Jakie skojarzenia budzi w Tobie z kolei zawód Wirtualnego Office Managera lub Wirtualnej Asystentki? Popijanie szampana nad brzegiem basenu i leniwe stukanie w klawiaturę telefonu od czasu do czasu? Czy może raczej szaleństwo w oczach i mina Jacka Nicholsona z „Lśnienia”. Bardzo jestem ciekawa ;). Czy pozbawię Cię złudzeń? Jak wygląda praca Wirtualnej Asystentki godzina po godzinie.

Jeśli wolisz słuchać niż czytać, odcinek znajdziesz tutaj:

Gdybym miała opisać, jak wygląda praca Wirtualnej Asystentki godzina po godzinie, to biorąc pod uwagę fakt, iż dzień może być naprawdę długi, zajęłoby to dobrych kilka stron. Obawiam się też, że w połowie zasnęłabyś znudzona ;). Dlatego postanowiłam przybliżyć Ci dzień z życia WA tak, jak pracuję – w blokach czasowych. Bardzo zresztą polecam taki podział zadań. Ich grupowanie to jedno z najlepszych narzędzi do efektywnej pracy. Na czym polega? Mój dzień pracy dzielę sobie na bloki czasowe (ich długość zależna jest od liczby podobnych do wykonania zleceń), w których wykonuję tylko konkretne zadania np. pisanie tekstów, odpowiadanie na maile itp. Pozwala mi to lepiej się skoncentrować, niż gdybym skakała od zadania do zadania. Zobacz, jak to wygląda w praktyce.

ORGANIZACYJNE PORANKI

Zasadniczo zaczynam dzień pracy o godzinie szóstej. Jednak przez pierwsze półtorej godziny nie pracuję dla klientów tylko nad swoim biznesem. Piszę teksty, planuję treści, tworzę grafiki itp. Czyli dokładnie to, co robiłabym dla kogoś innego.

O godzinie ósmej, wraz z pierwszą kawą, rozpoczynam dzień pracy. Na pierwszy ogień idzie sprawdzenie, co się działo u moich klientów dnia poprzedniego. Jednym słowem oceniam stan gry. Zaglądam na profile w mediach społecznościowych, patrzę, co jeszcze jest do uzupełnienia, na jakie maile powinnam odpowiedzieć.

Te organizacyjne poranki pozwalają mi sprawdzić, co – oprócz zaplanowanych na dany dzień zadań – będę musiała wykonać dodatkowo. W pracy Wirtualnej Asystentki czy Wirtualnego Office Managera ważna jest elastyczność. Owszem, układam sobie plan dnia wcześniej, ale nie zamykam się na wykonanie zadań dodatkowych, jeśli zachodzi taka potrzeba.

W SAMO POŁUDNIE – JAK WYGLĄDA PRACA WIRTUALNEJ ASYSTENTKI GODZINA PO GODZINIE

Kiedy już uzupełnię moją wiedzę o to, co jeszcze powinnam danego dnia zrobić, przystępuję do pracy właściwej. To, co robię danego dnia, często zależy od dnia tygodnia. Przykładowo poniedziałki przeznaczam na planowanie mediów społecznościowych, przygotowywanie grafik, aktualizowanie harmonogramów i tworzenie treści. Wtorek może być dniem podcastów. Środa pisania tekstów na www czy newsletterów itd. Wszystko zależy od potrzeby. Jeśli nie uda mi się tak zaplanować tygodnia, by zgrupować dane zadania na konkretne dni, staram się utworzyć właśnie bloki w ciągu dnia.

Pierwszy blok zadaniowy trwa mniej więcej dwie godziny (od dziewiątej do jedenastej). Jest to czas na stworzenie ofert, przygotowanie grafik, zaplanowanie treści na dany tydzień, czy pisanie newsletterów. Ponieważ w tym czasie mój umysł pracuje najlepiej – właśnie te godziny poranne wykorzystuję na zadania wymagające największej kreatywności.

Czas od jedenastej do dwunastej przeznaczam najczęściej na rozmowy telefoniczne, spotkania online z klientami, czy też odpowiadanie na maile. Oraz na kolejną kawę ;).

POPOŁUDNIOWY ROLLER COASTER

Ponieważ mniej więcej w tym czasie (około godziny czternastej) do domu wracają moje dzieci, poziom hałasu przestaje sprzyjać skupieniu ;). Nie mówiąc już o tym, że ja sama mam obniżoną koncentrację i dlatego zazwyczaj wtedy planuję sobie coś łatwiejszego. To czas na zadania automatyczne i uzupełnienie tego, czego nie zdążyłam zrobić wcześniej: montaż filmów, publikacje wcześniej zaplanowanych treści, research, Instagram itp.

Pracuję mniej więcej, jeśli nie ma sytuacji awaryjnej, nadzwyczajnej, czy skumulowania zadań, do godziny siedemnastej. I w końcu przychodzi upragniona chwila dla siebie, czyli czas na ogarnięcie dzieci, domu, zakupów, psa, treningów i całego tego codziennego majdanu. W okolicach godziny dziewiętnastej padam już zazwyczaj na ryjek i aktywność mi siada (a ja razem z nią). Zdarza się jednak, że mimo to włączam właśnie wtedy komputer i tworzę treści (do książki, na bloga) czy planuję kolejne zadania dla moich kursantek. Co ciekawe, ten poziom zmęczenia sprawia, że powstają najlepsze teksty ;).

Na koniec dnia podsumowuję to, co zostało zrobione i uzupełniam listę zadań na kolejny dzień.

Jaki widzisz, praca WOM czy WA nie ma w zasadzie nic wspólnego z leżeniem i pachnieniem. Co więcej, jeśli masz wielu klientów, ciężko w ciągu tygodnia upchnąć w grafik jakąś dodatkową aktywność. Oczywiście, można pracować mniej, można jedynie przez kilka godzin w ciągu dnia, na pół etatu czy jego ćwiartkę. Wszystko jest kwestią wyborów :). Czasem trafia się dzień świstaka, na ogół jednak jest inspirująco i ciekawie.

A Ty jak planujesz swój dzień?

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

ZOBACZ, W CZYM MOŻE CI POMÓC

Na pewnym etapie prowadzenia działalności dochodzisz do wniosku, że potrzebujesz wsparcia w swoich działaniach. Wiesz też, że potrzebujesz go bardzo. Długo działałeś w pojedynkę, robiąc praktycznie wszystko. Teraz jednak przestajesz wyrabiać na zakrętach, całe dnie spędzasz przy biurku, Twoja doba rozciąga się wręcz do granic możliwości. Jak sobie pomóc? Możesz to zrobić, porzucając sen i zyskując w ten sposób cenne godziny lub… zatrudniając Wirtualną Asystentkę (a nawet Wirtualnego Office Managera).

Jeśli wolisz słuchać niż czytać, odcinek znajdziesz tutaj:

No dobrze, ale w czym może Cię wesprzeć asystent online? Co zyskujesz, zatrudniając Wirtualną Asystentkę? Wiele osób uważa – sama mam z tym niemały problem – że są niezastąpione i nikt nie wykona zadań lepiej niż oni sami. W pewnym momencie mojej działalności ja również doszłam do takiej ściany. Zaczęłam się kręcić jak chomik w kołowrotku, gonić własny ogon i zastanawiać się, w co jeszcze można ręce włożyć. Wszystkie. Na raz. Tak, ja – osoba, która na co dzień pomaga innym w ogarnianiu chaosu – sama miałam problem z własnym ogródkiem. Co mi pomogło? Pozwól, że Ci o tym opowiem.

JAK WSPIERAM KLIENTA W OKREŚLENIU ZAKRES ZADAŃ DO ODDELEGOWANIA

Kiedy klient przychodzi do mnie na konsultacje, najczęściej już wie, że powinien zatrudnić swoją prawą rękę. Ten pierwszy krok podejmowania decyzji poczynił już w domu ;). Teraz pozostaje ustalenie zakresu zadań, czyli krótko mówiąc: w czym mogę pomóc?

Na swoje własne potrzeby opracowałam listę zadań, które mogę, umiem i jestem w stanie wykonać dla innych. Część tych zadań opisanych jest na mojej stronie, jednak właściwa lista zawiera dziesiątki punktów rozpisanych na najdrobniejsze czynności. Dlaczego tak? Żeby klientowi łatwiej było podjąć decyzję i zorientować się, jakie zadania może zlecić, zatrudniając Wirtualną Asystentkę.

Bardzo często sami nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak ogromną liczbę zadań bierzemy sobie na głowę. Uwierz mi, nie uświadamiasz sobie co najmniej 40% rzeczy, które robisz. W tym miejscu chciałabym zaproponować Ci pewien eksperyment. Siadając do pracy od samego rana, weź kartkę lub otwórz notatnik w komputerze i notuj każdą pojedynczą rzecz, którą robisz. Jak myślisz, ile punktów znajdzie się na Twojej liście? 😉

I dokładnie tak samo jest z moimi klientami. Oni również wiedzą, że robią bardzo dużo, ale często nie uświadamiają sobie, że mogą oddać część zadań, nie tracąc przy tym kontroli nad firmą. Przykładowo: klient nie musi zlecić mi odpowiadania na wszystkie maile, a na przykład jedynie na te, które dotyczą tworzenia ofert i pierwszego kontaktu. Przygotowanie oferty zajmuje zazwyczaj sporo czasu, a opiera się na generalnych wewnętrznych ustaleniach w firmie.

JAK – ZATRUDNIAJĄC WIRTUALNĄ ASYSTENTKĘ – POMÓC SOBIE

A zatem już wiesz, że pomoc jest potrzebna. Wiesz też, jakie zadania są możliwe do oddelegowania. Kolejny krok to ustalenie, który z punktów z listy mógłbyś i chciałbyś oddać komuś innemu pod opiekę, a które zadania wymagają jeszcze Twojego osobistego nadzoru. To jest czas na konsultację, podczas której analizujesz, rozmawiasz, robisz burzę mózgów. Z tej ostatniej najczęściej bardzo szybko wyłania się tzw. zakres obowiązków.

W czym mi pomogła analiza listy zadań? W momencie, w którym zdałam sobie sprawę z tego, że również potrzebuję wsparcia, postawiłam się na miejscu moich klientów. A potem wyciągnęłam listę i punkt po punkcie przeanalizowałam ją, uwzględniając najdrobniejsze działania – zarówno te czynności, które wykonuję dla innych, jak i te, które robię dla siebie. Potraktowałam siebie jako najbardziej niezdecydowanego klienta, który wie, że powinien sobie pomóc, zatrudniając Wirtualną Asystentkę, ale jeszcze nie do końca wie po co. 😉

Taka analiza (niezależnie od tego, czy przeprowadzasz ją dla siebie czy wspólnie z kimś) daje bardzo dobry obraz tego, w czym potrzebujesz wsparcia. A nawet jeśli jeszcze nie jesteś gotów i nie zdecydujesz się zatrudnić wirtualnego wsparcia, zrób sobie listę zadań na własny użytek. Jestem pewna, że przyda Ci się w przyszłości.Jeśli chciałabyś zainspirować się moją, możesz ją pobrać tutaj, zapisując się na mój newsletter => LISTA 50 ZADAŃ, KTÓRE MOŻNA ZLECIĆ WA.

Jeśli natomiast czujesz, że to jest ten właściwy moment i potrzebujesz wskazówek, jak zatrudnić Wirtualną Asystentkę krok po kroku, napisałam na ten temat książkę „Zrobiłam biznes i co dalej?” :). Znajdziesz w niej konkretne wskazówki i zadania do wykonania. Omawiam też listę wątpliwości, które najczęściej dręczą przedsiębiorców przy pierwszej pracy „na odległość”.

Potrzebujesz wsparcia na już? Porozmawiajmy!

Zapraszam Cię serdecznie do kontaktu.

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina