praca z klientem

JAK ZATRUDNIĆ WIRTUALNĄ ASYSTENTKĘ KROK PO KROKU?

Prowadzenie własnej działalności to nie jest bułka z masłem. Zapewne o tym wiesz i nie muszę Cię przekonywać, że mam rację. Jest cała masa fantastycznych momentów, które sprawiają, że rosną skrzydła, ale są też momenty żmudnej pracy, kiedy ma się ochotę rzucić wszystko. Trafiają się też chwile, w których zastanawiasz się, czy na pewno chcesz być własną sekretarką i dlaczego czynności, których nie lubisz, musisz wykonywać samodzielnie. Każdy przedsiębiorca, którego działalność się rozwija, dochodzi w pewnym momencie do wniosku, że czas zatrudnić wsparcie. Tylko jak to zrobić? Dziś opowiem Ci, jak zatrudnić Wirtualną Asystentkę krok po kroku.

Pod koniec zeszłego roku i do mnie dotarło, że czas najwyższy poszukać wsparcia, ponieważ zadań, które mam do wykonania na co dzień jest tak dużo, że spokojnie mogę się nimi z kimś podzielić. I odzyskać dzięki temu kawałek doby. Na wielu stronach Wirtualnych Asystentek przeczytasz o tym, że dzięki ich pomocy zyskasz czas dla siebie. Na swoje hobby, dla rodziny, dla przyjaciół. Mhm… Najczęściej jednak, przyznaj sam, szukasz tego wsparcia, by mieć czas na jeszcze więcej pracy. Na działania strategiczne, rozmowy i spotkania, które rozwijają Twój biznes, prawda? Tak też było ze mną.

Jak zabrać się za poszukiwanie Wirtualnej Asystentki?

rzuciłam pracę i co dalej?

Kilka miesięcy temu pisałam o tym, jak zacząć pracę z Wirtualną Asystentką. Czy lepiej zatrudnić pracownika etatowego, czy zdalne wsparcie. Czy Twojej firmie potrzebna jest asystentka, czy raczej office manager. I wreszcie gdzie szukać i jak sprawdzić potencjalną kandydatkę. Samo podjęcie decyzji o tym, że potrzebuję wsparcia, zajęło mi jakiś czas. Zazwyczaj działam po drugiej stronie „barykady”, więc zastanawiałam się, jak się zabrać za poszukiwania. Postawiłam na metodą tradycyjną – ogłoszenie na własnej stronie www oraz na fanpage’u. To ogłoszenie zostało podlinkowane w kilku miejscach i tak oto na moją skrzynkę mailową zaczęły spływać aplikacje. Dziesiątki aplikacji.

Takie samodzielne poszukiwanie poprzez media społecznościowe to jednak tylko jedna metoda. Możesz też pójść dalej i zarzucić wici wśród znajomych przedsiębiorców. Zapytać, z kim pracują, kogo polecają. Zazwyczaj polecenia – jak w każdej branży – sprawdzają się najlepiej.

Podczas mojej kariery w tej branży spotkałam się też z sytuacją, kiedy przedsiębiorca zlecił firmie zewnętrznej rekrutację pracownika zdalnego do swojego zespołu. Tak jak na normalne stanowisko w firmie. Jak widzisz więc, sposobów jest kilka – wystarczy wybrać ten, który Tobie odpowiada najbardziej. Z doświadczenia powiem tylko, że poszukiwania i rekrutacja na własną rękę zajmują zazwyczaj najwięcej czasu.

Wybór nigdy nie jest prosty

Wyobraź sobie, że dałeś już ogłoszenie. Otrzymałeś na nie mnóstwo odpowiedzi – jak wybrać tę właściwą osobę, tę jedyną, która będzie Twoim wsparciem na co dzień. Od razu zaznaczam, że może to nie być proste. Wirtualna asysta stała się bardzo popularna (a będzie prawdopodobnie jeszcze bardziej) i jest wiele naprawdę bardzo dobrych specjalistów w tej dziedzinie.

Ja zdecydowałam się na rekrutację kilkuetapową, ale jeśli nie masz na to czasu, spokojnie możesz pominąć krok drugi (zaraz o nim opowiem) i przejść do trzeciego. Po weryfikacji kilkudziesięciu maili, zdecydowałam się dodać właśnie ten kolejny etap do moich poszukiwań – poprosiłam wybrane kandydatki o wypełnienie ankiety, w której zadałam im kluczowe pytania. Możesz to oczywiście zrobić na samym początku rekrutacji, wtedy jednak analiza zgłoszeń zajmuje niestety jeszcze więcej czasu.

Po ankiecie przyszedł czas na rozmowy rekrutacyjne.

O co pytać kandydatkę na Twoją prawą rękę?

jak zatrudnić wirtualną asystentkę

W zależności od tego ile osób wybierzesz do rozmowy osobistej (ja zdecydowałam się na rozmowy via Skype i Zoom), musisz zarezerwować sobie odpowiednią ilość czasu. Rozmowa trwa zazwyczaj od 20 do 40 minut. Przy dłuższych zaczynasz się męczyć i Ty, i kandydatka. Moim zdaniem, jeśli w przeciągu pół godziny nie dowiedziałeś się wszystkiego, co powinieneś, to coś jest nie tak ;).

O co pytać?

Zabrzmi to banalnie, ale o wszystko to, co jest dla Ciebie niejasne. Zazwyczaj już po mailach i ewentualnych ankietach jesteś w stanie zorientować się, jakie doświadczenie ma dana osoba. Zdarza się jednak, że trzeba coś doprecyzować. No bo co znaczy określenie „umiem w social media” lub robię „fajne grafiki”? Pytaj o wszystko, co jest dla Ciebie zbyt ogólne. Nie możesz znaleźć kandydatki w mediach społecznościowych? Nie wiesz, jak do Ciebie trafiła? Zapytaj o to! Jest dyspozycyjna tylko po 17? Dlaczego tak się dzieje?

Tak naprawdę do każdego napisanego zdania możesz zadać pytanie pomocnicze. I warto to zrobić, by potem się nie rozczarować. Zwłaszcza, że papier przyjmie wiele, ale też w krótkim mailu motywacyjnym nie da się wszystkiego przekazać.

Taka rozmowa ma jeszcze jedno – moim zdaniem kluczowe – zadanie.

Dzięki niej poznajesz swoją potencjalną asystentkę i jesteś w stanie poczuć tę chemię, która rodzi się między dwiema osobami. A uwierz mi, ma znaczenie, czy jest między Tobą a Twoją przyszłą prawą ręką nić porozumienia. W niektórych przypadkach może ona nawet być grubości liny okrętowej, czego bardzo Ci życzę ;).

Po rozmowie zadaj sobie pytanie, czy nadajecie na tych samych falach. Czy kompetencje tej osoby są dla Ciebie wystarczające. Czy będzie musiała się jeszcze czegoś douczyć i czy masz czas na to, by przekazywać jej tę wiedzę. Zastanów się, czy chcesz gotowego współpracownika, któremu tylko oddelegujesz zadania, czy może jednak możesz poświęcić czas na wprowadzanie kandydatki w arkana współpracy z Tobą.

Pamiętaj też, że każda osoba potrzebuje czasu, by wgryźć się w Twoją branżę, w zadania, które jej zlecisz. Musicie się wzajemnie dotrzeć, zrozumieć, wypracować sposób komunikacji – to zupełnie naturalne. Ten proces może potrwać tydzień, dwa, a może trwać i dwa-trzy miesiące. Może się okazać, że komunikacja w ogóle Wam nie wychodzi i lepiej się rozstać niż męczyć. To też jest element ryzyka. Jak to w życiu.

Życzę Ci z całego serca, byś wybrał dobrze i znalazł swoją perfekcyjną i jedyną Wirtualną Asystentkę :). Gdybyś natomiast chciał zdać mi pytanie pomocnicze, pisz śmiało ;). Postaram się znaleźć dla Ciebie rozwiązanie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *