wirtualna asystentka czy office manager prettywelldone

JAK ZACZĄĆ PRACĘ Z WIRTUALNĄ ASYSTENTKĄ – CZĘŚĆ I

Postanowiłam podzielić ten wpis o tym, jak zacząć pracę z wirtualną asystentką na przynajmniej 2 części. Podjęcie współpracy z osobą, która wspiera działania firmy zdalnie, wymaga szeregu decyzji. To bardzo ważny etap w rozwoju firmy. Gdybym jednak nie odpowiedziała na wszystkie Twoje pytania, napisz do mnie 🙂

Nareszcie nadszedł ten dzień. Po tygodniach bicia się z myślami, walczenia z zadaniami, klientami, zasypaną skrzynką mailową stwierdziłeś, że wsparcie jest Ci absolutnie niezbędne. Brawo! Właśnie zrobiłeś pierwszy krok ku rozwojowi Twojej firmy. Zastanawiasz się, jaki powinien być kolejny? Czy zatrudnić pracownika na etat? A może chciałbyś wiedzieć, jak zacząć pracę z wirtualną asystentką?

Zatrudnienie pierwszego pracownika to krok milowy w rozwoju firmy. Jeśli wybierzesz dobrze, firma zacznie rozwijać się błyskawicznie. Jeśli trafisz na nie dość dobrego pracownika, może się okazać, że nie tylko Twoje dochody nie wzrosną, ale wręcz będziesz stać w miejscu.

PRACOWNIK ETATOWY CZY WIRTUALNA ASYSTA?

Pierwszą decyzją, jaką powinieneś podjąć, to wybór pomiędzy formą współpracy. Czy zdecydować się na pracownika stacjonarnego, czy też może zacząć współpracę z wirtualną asystentką?

Wszystko zależy od tego, jakie masz potrzeby, warunki, budżet i wymagania odnośnie pracownika. W wielu wypadkach zatrudnienie wirtualnego wsparcia jest lepszym rozwiązaniem.

Po pierwsze nie potrzebujesz dodatkowego miejsca w biurze. Wirtualna asystentka świadczy usługi zdalnie. W dzisiejszych czasach dostęp do wszelkiego rodzaju narzędzi online pozwala nam swobodnie wykonywać tę pracę z każdego miejsca na świecie.

Po drugie – wirtualne wsparcie kosztuje Cię mniej. I nie chodzi tylko o samo wynagrodzenie. Wirtualne asystentki to najczęściej osoby prowadzące własne działalności. Za usługę otrzymujesz fakturę, którą wrzucasz w koszty i tyle. Nie musisz myśleć o dodatkowym zusie, formalnościach związanych z zatrudnieniem pracownika, przepisach prawa pracy itp.

Usługa wirtualnej asysty jest dla Ciebie idealnym rozwiązaniem, jeśli nie masz stacjonarnego biura. Nie musisz martwić się o to, gdzie ulokować pracownika. Nie musisz zapewniać mu dodatkowego sprzętu, martwić się o umowy, odprowadzanie składek, rozliczenia z urzędem skarbowym. Taka forma współpracy ma naprawdę wiele zalet.

KOGO ZATRUDNIĆ – WIRTUALNĄ ASYSTENTKĘ CZY OFFICE MANAGERA?jak zacząć pracę z wirtualną asystentką

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że pomiędzy wirtualną asystentką, a wirtualnym office managerem różnica jest tylko w nazwie. Ba, często osoby świadczące usługi same mają problem z określeniem swojej funkcji w firmie. Nie zdają sobie sprawy z tego, że zadania, które są im delegowane, wykraczają dalece poza obowiązki wirtualnej asystentki. Tak było między innymi ze mną. 

Kim jest wirtualna asystentka?

To osoba, której możesz zlecić każde zadanie. Twoja prawa ręka w biznesie. Ktoś, kto odpowie na Twoją pocztę, będzie miał pieczę nad Twoim kalendarzem, napisze tekst na stronę www, czy zarezerwuje lot na samolot. Wirtualna asystentka co prawda nie zaparzy Ci kawy, ale jeśli zajdzie taka potrzeba, zadba o to, byś miał w domu/firmie jej odpowiedni zapas.

Podstawowa różnica pomiędzy wirtualną asystentką a wirtualnym office managerem leży w samodzielności i odpowiedzialności za zadania. Wirtualnej asystentce zlecasz pracę. To Ty decydujesz krok po kroku, co ma ona robić i rozliczasz ją z rezultatów. Wirtualny office manager ma znacznie większy zakres i swobodę działania. Jemu delegujesz zadania i nie martwisz się o to, w jakiej kolejności, ani w jaki sposób zostaną one wykonane. Zakres obowiązków wirtualnego office managera jest najczęściej bardzo szeroki. Często odpowiada on za pracę zespołów i sam zleca zadania asystentce. Inne powinny być też jego zarobki, ponieważ i odpowiedzialność za powierzone zadania jest większa.

Pozwól, że posłużę się przykładem…

By naocznie uzmysłowić Ci różnice pomiędzy wirtualną asystentką a wirtualnym office managerem posłużę się przykładem. Załóżmy, że potrzebujesz osoby, która poprowadzi Twój profil w social mediach. Zatrudniając asystentkę zlecasz jej napisanie tekstu, przygotowanie grafiki i zaplanowanie postów zgodnie z wytycznymi. Na każdym etapie sprawdzasz, czy zadanie zostało wykonane tak, jak sobie tego życzysz.

Wirtualny office manager, któremu oddelegujesz prowadzenie social mediów, sam zadba o to, by ułożyć harmonogram treści odpowiedni do Twoich założeń biznesowych na dany miesiąc, kwartał czy rok. Następnie przygotuje wszystkie materiały tak, by były one ze sobą spójne. Zadba o to, by treści na fanpage korespondowały z treściami publikowanymi np. na Instagramie oraz na Twoim blogu/stronie www oraz dopilnuje ich realizacji. Jeśli trzeba, zleci wykonanie grafik, napisanie contentu copywiterowi i dopilnuje, by całość była zaplanowana zgodnie z harmonogramem. W tym przypadku Twoja ingerencja praktycznie nie jest potrzebna. Prawda, że wygodnie? 😉

W kolejnej części odpowiadam na pytania, gdzie szukać wirtualnego wsparcia, ile to tak naprawdę kosztuje, o co pytać przy podejmowaniu decyzji o współpracy oraz jak rozliczać asystentki z wykonanych zadań. Jeśli natomiast chciałbyś wiedzieć więcej – napisz 🙂