W świecie wirtualnej asysty bardzo wiele mówi się o tym, jakie wartości powinna mieć kandydatka na idealną prawą rękę. Jak się powinna zachowywać, co umieć, jak zachęcić do siebie klienta. Mało jednak wspomina się o tym, że klienci też są różni. Pisałam już raz o takich, z którymi nikt nie chce pracować. Dziś opowiem Ci o zachowaniach, które mogą sprawić, że trafisz na czarną listę wirtualnych asystentek. Tak, jest taka. I wbrew pozorom traktujemy ją w branży bardzo poważnie. Jeśli więc nie chcesz być persona non grata, koniecznie posłuchaj tego odcinka. Zapraszam serdecznie.

Wolisz słuchać niż czytać? Wybieraj 🙂

Dziś opowiem o wirtualnej asyście, ale z nieco innej perspektywy. Przez lata pracy w tej branży zdążyłam poznać wielu klientów. Z niektórymi pracuję długie miesiące. Są jednak też tacy, z którymi współpraca zakończyła się po pierwszym pakiecie. A nawet w jego trakcie. I to niekoniecznie z mojej winy.

Są klienci, którzy bywają trudni. Mają złe przyzwyczajenia. Albo zwyczajnie nie wiedzą, że ich zachowanie może sprawiać, że asystentki dostają dreszczy na widok wiadomości w skrzynce mailowej. I rwą sobie włosy z głowy przy każdym zadaniu. Niezależnie od tego, czy są to złe nawyki czy też brak wiedzy, polecam Ci posłuchać uważnie. Jeśli bowiem nadal będziesz tak działać, istnieje spore ryzyko, że nikt nie będzie chciał z Tobą pracować. Gotowa stawić czoła demonom? To zaczynamy!

CZEGO NIE ROBIĆ, BY TWOJA ASYSTENTKA BYŁA ZADOWOLONA

Kiedy przygotowywałam się do nagrania tego odcinka, wypisałam sobie wszystkie złe cechy i zachowania, które przyszły mi do głowy. Wzięłam tu pod uwagę nie tylko moje doświadczenia z pracy z klientami, ale także z rozmów z koleżankami po fachu – bez obaw, nie domyślisz się, o kim mówię. No, chyba że masz coś za uszami 😉

Pamiętałam też jednak o jeszcze jednym ważnym aspekcie – moich doświadczeniach etatowych. Wbrew pozorom też nauczyły mnie bardzo wiele i tę wiedzę wykorzystuję do dziś. Dlatego teraz powiem Ci o 13 ważniejszych – dla mnie – punktach. Z całą pewnością są też inne, dlatego od czasu do czasu warto umówić się ze swoją asystentką na rozmowę o tym, jak Wam się współpraca układa. Taki mały tip 😉

OK. Zaczynamy.

#1 NIE TRAKTUJ WIRTUALNEJ ASYSTENTKI JAK WYROBNIKA

Spotykałam się już z podobnym zachowaniem. I ogłoszeniami w sieci. Asystentka do wszystkiego za najniższą krajową. Albo nawet nie. Nie za miliony monet! To moje ulubione hasło. Pamiętaj, że jeśli chcesz zatrudnić wysoko wykwalifikowanego specjalistę, musisz docenić jego wiedzę. Również finansowo.

#2 SZANUJ OSOBY, Z KTÓRYMI PRACUJESZ

Wszystkie. A swoją prawą rękę szczególnie. To ona bardzo często stanowi podporę Twojego biznesu. Nie mówi jej, że z takim zadaniem to małpa sobie poradzi. Ani że nie zlecasz jej przecież niczego szczególnego. Każda praca jest ważna! Nawet ta, która z pozoru wydaje Ci się łatwa i rutynowa. Skoro to takie proste, czemu sama się nią nie zajmiesz?

#3 ASYSTENTKA NIE JEST CUDOTWÓRCĄ

Nie wymagaj od niej, że przyjdzie i postawi na nogi Twój ledwo co toczący się biznes. Jeśli Ty sama nie jesteś w stanie go reanimować, asystentka nie zrobi tego za Ciebie. Ba, a nawet jeśli masz świetnie prosperującą firmę, też nie możesz wymagać, by ktoś prowadził ją za Ciebie. W końcu to jakby nie patrzeć Twoja odpowiedzialność.

#4 NIE ZNIKAJ NA DŁUGIE TYGODNIE

Nie ma chyba nic gorszego (no dobra, parę rzeczy by się znalazło, ale ta wysuwa się na czoło peletonu ze złymi zachowaniami) niż klient, który wpada, zleca i znika na długie tygodnie. Nie odpowiada na maile, nie czyta wiadomości, nie daje feedbacku – w ogóle nic. Nie ma go. Jakby zlecenia nie było. A potem pojawia się na ostatnią chwilę, tuż przed deadlinem z awanturą, że coś nie zostało zrobione. Albo z nowym zleceniem na cito. Pamiętaj, asystentka to nie Twoja własność. Nie zatrudniasz jej na wyłączność, więc i ona nie siedzi i nie czeka, aż wrócisz, by móc działać. 

#5 NIE ZLECAJ NA OSTATNIĄ CHWILĘ

À propos i w nawiązaniu do poprzedniego punktu – jeśli nie zatrudniasz na wyłączność, nie masz prawa wymagać, by Twoja asystentka rzuciła wszystko i zajęła się wyłącznie Tobą. Wirtualne asystentki najczęściej mają kilku klientów, prowadzą kilka projektów, a tym samym nadają zadaniom priorytety i kolejkują je. Jeśli zlecasz na ostatnią chwilę, licz się z tym, że zadanie może zostać niezrobione. Po prostu. Bo nie starczy na nie czasu. To nie znaczy, że nie jest dla Twojej asystentki ważne. Wręcz przeciwnie. Ona stanie na rzęsach, by je zrobić. Tyle tylko, że czasem zwyczajnie się nie da.

#6 NIE ZMIENIAJ ZDANIA PO 15 RAZY

Wiem, że biznes online wymaga testów. I elastyczności. Wiem, że czasem trzeba reagować adekwatnie do sytuacji. Ale jeśli zmieniasz zdanie po tysiąc razy, wprowadzasz chaos w pracę swojej asystentki. Jaki będzie tego skutek? Z całą pewnością niezadowalający. Coś może umknąć, coś zostanie źle zrozumiane, a w dodatku za każdą taką zmianę będziesz musiała zapłacić. Tak… czas Twojej asystentki kosztuje. Jeśli poprawia ona zadania w kółko, płacisz za nie podwójnie. Albo i więcej.

#7 INFORMUJ O ISTOTNYCH ZMIANACH

Zwłaszcza w kampaniach i płatnych produktach. Jeśli tego nie zrobisz, nie miej pretensji, że zadanie zostało źle wykonane. Twoja asystentka zrobiła je tak, jak jej przekazałaś. Jeśli Ty w międzyczasie zmieniłaś termin, temat, miejsce docelowe, nie informując o tym, nie miej pretensji, że w świat poszła inna informacja. Pamiętaj – to asystentka jest pierwszą osobą, której powinnaś powiedzieć o zaplanowanych zmianach. Nikt inny. Nie Twoja społeczność w sieci, tylko osoba, z którą pracujesz najbliżej. Dopiero potem ta informacja powinna iść w świat.

#8 NIE GENERUJ CHAOSU

Wiem, łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. Pamiętaj jednak, że Twoja asystentka ma wystarczające kompetencje, by pomóc Ci zapanować nad Twoimi działaniami. Musisz tylko dać jej szansę. Siądźcie, przegadajcie, zobaczcie, co można zrobić lepiej. Zaufaj swojej prawej ręce – jest po to, by Ci pomóc.

#9 MÓW, PRZEKAZUJ, KONSULTUJ

Twoja słaba responsywność zagraża deadline’om. Jeśli Ty nie dasz feedbacku na temat zadania na czas, nikt nie zrobi tego za Ciebie. Podobnie z informacjami i materiałami do pracy – to również od Ciebie zależy, czy zadanie zostanie poprawnie wykonane. Nie da się wszystkiego zwalić na prawą rękę 😉

#10 TRZYMAJ SIĘ USTALONYCH ZASAD

Na koniec zostawiłam sobie 4 punkty, które wydawały mi się tak oczywiste, że nie trzeba w sumie o nich mówić. A jednak… wspomnę. Tak na wszelki wypadek. Na samym początku współpracy ustalałaś pewnie ze swoją asystentką określone zasady działania. Mówiłyście o dostępności, godzinach pracy, responsywności, kanałach komunikacji. A przynajmniej powinniście je ustalić. Skoro tak, to dlaczego zamiast na Asanie zasypujesz swoją asystentkę milionami wiadomości na Messengerze? Albo traktujesz maila jak czat, wysyłając po kilkadziesiąt wiadomości w ciągu godziny? Zastanów się, czy przez to nie tracicie czasu i pieniędzy 😉 Tak, pieniędzy też. W końcu odnalezienie istotnych informacji na czacie albo zebranie do kupy wszystkiego, co jest rozrzucone po kilkunastu wiadomościach, wymaga czasu. Za który Ty płacisz.

#11 PŁAĆ NA CZAS

A propos płatności. Chcesz, by Twoja asystentka traktowała Cię poważnie? Zacznij od siebie. Nie ma nic bardziej upokarzającego niż upominanie się o należne Ci pieniądze. Zapewne doskonale o tym wiesz. Dlatego nie zwlekaj z przelewami. Nie mów, że faktura zaginęła, a księgowa akurat poszła na urlop. Piąty raz w tym kwartale. To nie wygląda dobrze i lada dzień możesz obudzić się bez prawej ręki.

#12 NIE OBGADUJ, TO NIE PIASKOWNICA

A tak, z takim zachowaniem też się spotkałam. Kiedy słyszę klienta, który źle wyraża się o swoich byłych lub obecnych współpracownikach, zapala mi się wielka czerwona żarówka. Bo nie ma absolutnie żadnego powodu, dla którego nie miałby powiedzieć tego samego kiedyś o mnie. Że niby nasza współpraca szła dobrze? A skąd ja mam wiedzieć, jak wyglądała ta była i po czyjej stronie leży prawda? Złe wyrażanie się o współpracownikach, nawet – a może zwłaszcza – byłych, świadczy o kulturze osobistej. Po prostu o tym pamiętaj.

#13 NIE BĄDŹ HIPOKRYTKĄ

Pamiętaj, że wirtualna asystentka to często Twoja prawa ręka, która widzi znacznie więcej niż inni. I może ocenić, czy to, co pokazujesz w swoich mediach społecznościowych, jest spójne z tym, co dzieje się na zapleczu Twojej firmy. Oczywiście, że nie sprzeda tego dalej. Ale czy będzie chciała pracować z kimś, kto często i bez żadnych oporów mija się z prawdą? Nie sądzę…

 

Pokazałam Ci zaledwie kilkanaście z dziesiątek zachowań, które źle wpływają na współpracę pomiędzy Tobą, a Twoimi podwykonawcami. Nie twierdzę przy tym wcale, że właśnie tak działasz, zauważ. Mówię tylko o działaniach niepożądanych. Chcesz zmiany w swojej firmie? Zacznij od siebie 🙂

A jeśli potrzebujesz informacji, jak dobrze współpracować ze zdalnym zespołem, na jakie cechy zwracać uwagę i czego jeszcze unikać, polecam Ci moją książkę „Zrobiłam biznes i co dalej” – tona wskazówek dla początkujących szefów.

No bo chyba nie chcesz, by ktoś nakręcił o Tobie kolejną część komedii „Szefowie wrogowie”? 😉

 

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię freelance, zamiana etatu na własną działalność, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Odwiedź moją www.karolinabrzuchalska.pl

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Bardzo polecam Ci też moje podcasty: Co we freelansie piszczy, Jak dobrze zacząć oraz Freelance bez cenzury.

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

PS Zapraszam Cię też do subskrybowania wakacyjnej serii podcastu „O klientach bez cenzury” – zabawnych historii, które pokazują, jak wychodzić obronną ręką z trudnych współprac.