idealna wirtualna asystentka

WIRTUALNA ASYSTENTKA, Z KTÓRĄ CHCĄ PRACOWAĆ WSZYSCY – 5 CECH MUST HAVE

Czy istnieje w ogóle ktoś taki, jak idealna wirtualna asystentka? Mówi się, że nie ma ideałów. Że każdemu można coś zarzucić, każdy ma swoje słabe strony, każdemu może się zdarzyć potknięcie. Tak jest zarówno w życiu, jak i w biznesie. Jednak dopóki pracujesz nad sobą, dążysz do tego, by być coraz lepszą, uczysz się nowych rzeczy, żyjesz i pracujesz w zgodzie ze swoimi wartościami – wygrywasz.

No dobrze, nie będę zaczynać od słabych punktów, każdy wie, że takie ma. A jak nie wie, to to też o czymś świadczy 😉 Większość kobiet ma do perfekcji (sic!) wręcz dopracowane samobiczowanie i nie trzeba im dokładać nowych kamyczków do ogródka, żeby poczuły się gorzej. Zachowanie przy tym radosnego uśmiechu i pozytywnego nastawienia, kiedy dusza wręcz krzyczy i wyrywa się w drugą stronę, nie jest proste. Dlatego skupię się dziś na konkretach. Niech każdy sam oceni, nad czym powinien popracować 😉 (albo nie, bo może jednak gdzieś ten ideał istnieje? ;))

Wirtualna asystentka, z którą chcą pracować wszyscy

Co sobie pomyślałaś, kiedy przeczytałaś ten tytuł? Chciałabyś być taką osobą? Myślę, że wiele z nas do tego dąży. Chce pokazać, że jakość pracy, cechy osobowościowe, kompetencje i umiejętności ma na tak wysokim poziomie, że klienci ustawiają się w kolejce. Każda chce być mityczną Donną.

I nawet jeśli czasem zdarza Ci się pomyśleć: to się nie uda – zatrzymaj tę myśl w połowie drogi. Pomyśl, jakimi cechami możesz się wyróżnić, co możesz klientom dać od siebie. Nie mówię tutaj o umiejętnościach, wiedzy, doświadczeniu – nad tym można i trzeba pracować stale. Mówię o wartościach, którymi powinno się kierować w życiu i w biznesie.

Dla mnie takim absolutnym pakietem must have jest pięć cech.

Terminowość

pretty well done terminowość

Wyobraź sobie, że umawiasz się z kimś na zaprojektowanie ogrodu. Ma być gotowy w ciągu tygodnia. Planujesz więc uroczystego grilla dla przyjaciół, by zainaugurować sezon. Zapraszasz gości, robisz zakupy, cieszysz się na wspólnie spędzony czas. I nagle okazuje się, że na wykonanie usługi musisz czekać długie tygodnie, impreza odbywa się pod znakiem przekopywania ogródka i przenoszenia gruzu, by było gdzie leżak postawić. W międzyczasie słyszysz tysiące wymówek, z powodu których ten ktoś nie mógł dokończyć swojej pracy. Umarła babcia, dziecko jest w szpitalu, samochód nawalił, a nieuczciwy podwykonawca nie dostarczył zamówionych krzaczków na czas. Czy czujesz do projektanta zaufanie? Zatrudnisz go jeszcze raz? Szczerze wątpię.

Sama nie lubisz być postawiona w takiej sytuacji, prawda? Nie stawiaj więc w niej swojego klienta. Kiedy umawiam się na wykonanie zadania, staram się dotrzymać tego terminu choćby się waliło i paliło. Dzięki doskonałej organizacji czasu nie jest to wcale takie trudne. Czy zdarzają mi się obsuwy? Staram się, by ich nie było. A jeśli zdarzy się, że jest drobny poślizg, to nigdy nie jest on tak długi, że klient zaczyna obdzwaniać rodzinę i sprawdzać, czy ja aby na pewno jeszcze żyję. Bo wszelki słuch po mnie zaginął.

Naturalną rzeczą jest, że w życiu zdarzają się różne sytuacje. Nie wszystko jesteśmy w stanie przewidzieć i zaplanować. Wtedy jednak do gry wchodzi druga cecha:

Uczciwość

pretty well done uczciwość

Zawsze kiedy myślę o uczciwości, przypomina mi się zdanie z jednego z polskich filmów On jest głupi, on jest uczciwy. Moim zdaniem uczciwość to podstawa zdrowych relacji biznesowych. A w zasadzie wszelkich relacji. Nie wyobrażam sobie sytuacji, w której miałabym kogoś celowo wprowadzać w błąd, oszukiwać, kręcić. Takie rzeczy prędzej czy później zawsze wychodzą na jaw. A wtedy nie jest już tak wesoło.

Kiedy więc zdarza się ta wspomniana obsuwa, nie wymyślam tysiąca powodów, tylko uprzedzam klienta, że nie mogę dotrzymać terminu. Jednocześnie podaję mu kolejny, w którym jego zadanie zostanie wykonane. I tutaj mała uwaga – choćby się waliło i paliło, ten kolejny termin musi być dotrzymany! Dlatego oceniając swoje możliwości czasowe warto doliczyć 15% na nieprzewidziane sytuacje.

I pamiętaj, kłamstwo ma niestety bardzo krótkie nogi. Kariery jako modelka na wybiegu nie zrobiłoby nigdy…

Lojalność

idealna wirtualna asystentka

Muszę Ci się tutaj do czegoś przyznać. Napisałam to słowo i zapatrzyłam się na nie, niezdolna do napisania czegokolwiek więcej. Ponieważ jest to pojęcie tak głęboko zakorzenione w moim systemie wartości, a jednocześnie tak szerokie, że nie potrafiłam przez dłuższą chwilę zebrać myśli.

Jeśli pracujesz z jakimś klientem, darzy Cię on zaufaniem, przekazuje do prowadzenia sporą część swojej firmy – nie wyobrażam sobie sytuacji, bym mogła współpracować z osobą, która nie jest lojalna wobec mnie. Z osobą, która woli pójść do kogoś innego (np. do konkurencji) i obgadać temat, dotyczący mojego biznesu, niż uczciwie porozmawiać ze mną.

Lojalność jest jednym z elementów etyki biznesowej. Nie opowiadam innym, co robią moi klienci, jakie mają plany, jakie będą ich działania strategiczne na najbliższy czas, jakie zapisy wprowadzają w swoich umowach itp.

Po prostu nie. Tu w zasadzie nie ma o czym dyskutować 😉

Zaufanie

wirtualna asystentka zaufanie

Kolejna cecha – nieodłączna siostra trzech powyższych. Nie muszę lubić mojego współpracownika, nie muszę z nim rozmawiać na tematy prywatne (nawet nie wypada, chyba że relacja jest głębsza niż czysto biznesowa), nie muszę z nim chodzić na piwo. Ale muszę mu ufać. Być pewną, że nie będzie działał przeciwko mnie, że będziemy grać do tej samej bramki. Oczywista oczywistość? No niestety nie zawsze.

I tak samo w drugą stronę, pracuję na zaufanie moich klientów miesiącami. Dbam o ich interesy  jak o własne.  Powierzają mi w końcu w opiece swoje dziecko, wypieszczoną, zadbaną firmę – nie mogę im oddać małego brudasa, który pogubił wszystkie zabawki 🙂

 Pokora

pokora

To jest niestety cecha lekko zapomniana, przykurzona, schowana w cieniu. W Słowniku Języka Polskiego opisana jako świadomość własnej niedoskonałości, ale też uniżona postawa wobec kogoś. I szczerze mówiąc – skupiłabym się na tej pierwszej definicji 😉

Dobra wirtualna asystentka (a w zasadzie każdy dobry pracownik) jest świadomy swoich ograniczeń, umiejętności, dokonań. Nie mówi klientowi, że napisze za niego książkę, jeśli składanie zdań idzie mu jak po grudzie, jest nieuważny i co trzecie zdanie robi błąd. Nie będzie wmawiał innym, jak świetnie radzi sobie w WordPressie, skoro nie odróżnia motywu od szablonu.

Uczciwie (ha!) przyzna, że czegoś nie wie, nie umie, ale (!) na następny raz odrobi lekcje i dokształci się w wymaganym zakresie.

Naprawdę warto z pokorą podejść do swoich umiejętności i rzetelnie je zweryfikować. Można dzięki temu zaoszczędzić sobie sporo nerwów. A często również pieniędzy. Twoich i klienta.

Czy dopisałabyś do tej listy jeszcze kilka punktów? Ja pewnie tak 😉 Te jednak wybijają mi się na pierwszy plan zawsze i wszędzie. Życzę Tobie i sobie samych takich pracowników, którzy kierują się podobnymi wartościami.