Co zyskuję zatrudniając wirtualną asystentkę

W CZYM MOŻE MI POMÓC WIRTUALNA ASYSTENTKA

Na pewnym etapie prowadzenia działalności dochodzisz do wniosku, że potrzebujesz wsparcia w swoich działaniach. Wiesz też, że potrzebujesz go bardzo. Długo działałeś w pojedynkę, robiąc praktycznie wszystko. Teraz jednak przestajesz wyrabiać na zakrętach, całe dnie spędzasz przy biurku, Twoja doba rozciąga się wręcz do granic możliwości. Jak sobie pomóc? Możesz to zrobić, porzucając sen i zyskując w ten sposób cenne godziny lub… zatrudniając Wirtualną Asystentkę (a nawet Wirtualnego Office Managera).

No dobrze, ale w czym może Ci pomóc asystent online? Co zyskujesz, zatrudniając Wirtualną Asystentkę? Wiele osób uważa – sama mam z tym niemały problem – że są niezastąpione i nikt nie wykona zadań lepiej niż oni sami. W pewnym momencie mojej działalności ja również doszłam do takiej ściany. Zaczęłam się kręcić jak chomik w kołowrotku, gonić własny ogon i zastanawiać się, w co jeszcze można ręce włożyć. Wszystkie. Na raz. Tak, ja – osoba, która na co dzień pomaga innym w ogarnianiu chaosu – sama miałam problem z własnym ogródkiem. Co mi pomogło? Pozwól, że Ci o tym opowiem.

JAK POMAGAM KLIENTOWI OKREŚLIĆ ZAKRES ZADAŃ DO ODDELEGOWANIA

lista zadań wirtualnej asystentki

Kiedy klient przychodzi do mnie na konsultacje, najczęściej już wie, że powinien zatrudnić swoją prawą rękę. Ten pierwszy krok podejmowania decyzji poczynił już w domu ;). Teraz pozostaje ustalenie zakresu zadań, czyli krótko mówiąc: w czym mogę pomóc?

Na swoje własne potrzeby opracowałam listę zadań, które mogę, umiem i jestem w stanie wykonać dla innych. Część tych zadań opisanych jest na mojej stronie, jednak właściwa lista zawiera dziesiątki punktów rozpisanych na najdrobniejsze czynności. Dlaczego tak? Żeby klientowi łatwiej było podjąć decyzję i zorientować się, jakie zadania może zlecić, zatrudniając Wirtualną Asystentkę.

Bardzo często sami nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak ogromną liczbę zadań bierzemy sobie na głowę. Uwierz mi, nie uświadamiasz sobie co najmniej 40% rzeczy, które robisz. W tym miejscu chciałabym zaproponować Ci pewien eksperyment. Siadając do pracy od samego rana, weź kartkę lub otwórz notatnik w komputerze i notuj każdą pojedynczą rzecz, którą robisz. Jak myślisz, ile punktów znajdzie się na Twojej liście? 😉

I dokładnie tak samo jest z moimi klientami. Oni również wiedzą, że robią bardzo dużo, ale często nie uświadamiają sobie, że mogą oddać część zadań, nie tracąc przy tym kontroli nad firmą. Przykładowo: klient nie musi zlecić mi odpowiadania na wszystkie maile, a na przykład jedynie na te, które dotyczą tworzenia ofert i pierwszego kontaktu. Przygotowanie oferty zajmuje zazwyczaj sporo czasu, a opiera się na generalnych wewnętrznych ustaleniach w firmie.

JAK – ZATRUDNIAJĄC WIRTUALNĄ ASYSTENTKĘ – POMÓC SOBIE

w czym może mi pomóc wirtualna asystentka

A zatem już wiesz, że pomoc jest potrzebna. Wiesz też, jakie zadania są możliwe do oddelegowania. Kolejny krok to ustalenie, który z punktów z listy mógłbyś i chciałbyś oddać komuś innemu pod opiekę, a które zadania wymagają jeszcze Twojego osobistego nadzoru. To jest czas na konsultację, podczas której analizujesz, rozmawiasz, robisz burzę mózgów. Z tej ostatniej najczęściej bardzo szybko wyłania się tzw. zakres obowiązków.

W czym mi pomogła analiza listy zadań? W momencie, w którym zdałam sobie sprawę z tego, że również potrzebuję wsparcia, postawiłam się na miejscu moich klientów. A potem wyciągnęłam listę i punkt po punkcie przeanalizowałam ją, uwzględniając najdrobniejsze działania – zarówno te czynności, które wykonuję dla innych, jak i te, które robię dla siebie. Potraktowałam siebie jako najbardziej niezdecydowanego klienta, który wie, że powinien sobie pomóc zatrudniając Wirtualną Asystentkę, ale jeszcze nie do końca wie po co 😉

Taka analiza (niezależnie od tego, czy przeprowadzasz ją dla siebie czy wspólnie z kimś) daje bardzo dobry obraz tego, w czym potrzebujesz wsparcia. A nawet jeśli jeszcze nie jesteś gotów i nie zdecydujesz się zatrudnić wirtualnego wsparcia, zrób sobie listę zadań na własny użytek. Jestem pewna, że przyda Ci się w przyszłości.Jeśli chciałabyś zainspirować się moją, możesz ją pobrać tutaj => LISTA 50 ZADAŃ, KTÓRE MOŻNA ZLECIĆ WA.