Dziś odcinek z cyklu: szefowie-wrogowie, czyli jak zatruć życie, a przynajmniej utrudnić pracę swojej asystentce. Z przymrużeniem oka, oczywiście. Jak już wspomniałam, przez lata stałam po tej asystenckiej stronie barykady. Miałam wielu szefów, jeszcze więcej klientów i dziesiątki, jak nie setki osób, które mniej lub bardziej rościły sobie prawo do dysponowania moim czasem. Każdym. Także tym wolnym. Czasem również tym w nocy. SMS-y o dziwnej porze, domaganie się odpowiedzi w weekendy, foch, że nie chcę się spotkać w niedzielę, by obgadać biznes, maile o czwartej nad ranem… to była całkowita norma. Mea culpa. Trochę ich do tego przyzwyczaiłam, o czym za chwilę. 

Jakiś czas później sama zaczęłam zatrudniać podwykonawców. I pomna tego, co przeszkadza mi najbardziej w byciu bierną stroną delegowania, starałam się nie popełnić tych błędów. Nie zawsze mi to wychodziło, przyznaję z ręką na sercu. Dlatego tym bardziej wiem, że warto się postarać, by druga strona miło wspominała współpracę z Tobą. Ale do brzegu…

Wolisz słuchać niż czytać? Zapraszam!

akiś czas temu nagrałam podcast dla przedsiębiorców. Opowiedziałam w nim o 13 grzechach głównych, które mogą sprawić, że żadna asystentka (i podwykonawca też), nie będą chcieli z klientem rozmawiać. Od tego czasu minęło kilka miesięcy, a ja wciąż słucham o tym, że niektóre przyzwyczajenia klientów ciężko zmienić. Wiem o tym niestety doskonale. Tym trudniej, jeśli a) nie jesteś świadom błędów, które popełniasz; b) nie zależy Ci na ich zmianie. A tak po prawdzie powinno zależeć, bo dzięki temu możesz ułatwić życie innym i sprawić, że chętniej będą chcieli realizować projekty wspólnie z Tobą.

Dziś zatem opowiem o 7 błędach w delegowaniu zadań, które popełniają przedsiębiorcy. Na koniec tego odcinka wspomnę natomiast o drastycznym środku zaradczym, który musiałam wprowadzić, by zyskać trochę oddechu i spokoju ducha. Gotowa? To zaczynamy.

#1 KLIENT-HELIKOPTER JEST GORSZY NIŻ RODZIC-HELIKOPTER

Nie wiem, czy słyszałaś o pojęciu rodzica-helikoptera. To taki rodzaj rodzicielstwa, który nie pozwala nam spuścić dziecka na moment z oka. Nawet jeśli ma ono już czterdzieści lat i potrafi całkiem sprawnie samo podciągać spodenki. Niestety niektórzy klienci przenoszą ten rodzaj troski na zatrudnianych przez siebie podwykonawców. Jednym zdaniem: zlecają, a potem wiszą nad delikwentem, co chwilę wrzucając dobre rady, sprawdzając, co zostało zrobione, dopytując i nie dając przestrzeni na wykonanie zadania.

Na Thora! Zatrudniasz specjalistę! Serio. Przekazałaś zadanie, ustaliłaś procedurę (bo ustaliłaś, prawda?) i sposób raportowania, daj drugiej stronie w spokoju wywiązać się ze zobowiązania. Inaczej to, że ucieknie od Ciebie z krzykiem, jest więcej niż pewne. Klientom-helikopterom poświęciłam zresztą cały rozdział mojej książki „Zrobiłam biznes i co dalej”. Polecam ku przestrodze.

#2 DELEGOWANIE ZADAŃ TO NIE ZABAWA W CZAT NA GADU-GADU

Nic chyba nie irytuje bardziej niż zwyczaj traktowania maila jak czatu. Chcesz oddelegować zadanie? Skup się! Spisz w JEDNYM mailu wszystkie wytyczne, informacje, niezbędne linki, hasła, wskazówki, grafiki i wyślij to do swojego podwykonawcy. Dosyłanie co chwilę nowych informacji „bo coś Ci się jeszcze przypomniało”, a już nie daj Thor pięcioma kanałami, sprawi, że zadanie będzie rozpoczynane 1000 razy, a Zleceniobiorca w końcu zwariuje ze szczęścia i nadmiaru informacji. A dodatkowo nie będzie miał w ogóle pewności, która wersja zlecenia jest właściwa i czy może już zaczynać pracę, czy może jeszcze coś Ci się przypomni.

Jeden mail. Może być długi jak tasiemiec, ciężki jak hipopotam, ale niech będzie jeden. Potrzebujesz coś uzupełnić? Zrób to tym samym kanałem (chyba że wcześniej ustalicie to inaczej).

#3 ZASADY SĄ PO TO, ŻEBY JE ŁAMAĆ

Być może, ale reguła ta nie dotyczy zlecania zadań. Jeśli poczynisz ze swoją asystentką, z podwykonawcą jakieś ustalenia, trzymaj się ich. Zlecasz mailem? Nie wysyłaj informacji za każdym razem innym kanałem. Nie wiadomo, który potem traktować serio. 

Twoja asystentka nie pracuje w weekendy? Poinformowała Cię o tym wcześniej? Uszanuj to! Nie zasypuj jej skrzynki mailowej, nie bombarduj na Messengerze, What’s Appie czy sms-em. Jestem w 100% przekonana, że zobaczy Twoją wiadomość, siadając do pracy i na nią odpowie. Przypominając jej w kółko, że wysłałaś maila, a potem jeszcze wiadomość, a w ogóle to jest to już kolejny SMS i zero odpowiedzi, zniechęcisz ją do siebie. I wzorem pań urzędniczek wciśnie teczkę z Twoją sprawą pod cały stosik zaległych wiadomości 😉

Na początku współpracy ustalcie zasady. I niech każdy z Was się ich trzyma. Możesz mi wierzyć, będzie się przyjemniej pracowało.

#4 TWÓJ GŁOS BRZMI ZNAJOMO

Od jakiegoś czasu obserwuję jeden bardzo niepokojący trend – nagrywania na Messengerze wiadomości, by przekazać zlecenie. Rozumiem pokusę. Nagranie wiadomości głosowej jak na dyktafonie jest wygodne. Możesz to zrobić, nawet jadąc samochodem. Jest jednak wygodne wyłącznie dla Ciebie. Druga strona nie ma już wcale tak lekko.

Po pierwsze, wiadomości na Messengerze się gubią. Serio. Można je przeoczyć. Można przypadkowo otworzyć i o nich potem zapomnieć, bo już będą „odhaczone”. Po drugie, te nagrane głosowo są totalnie niewyszukiwane! Co mam na myśli? Bywa, że w trakcie wykonywania zadania chce się wrócić do jakiejś wskazówki czy informacji. Kiedy masz zwyczaj nagrywania wiadomości głosowych, pamiętaj, że druga strona traci potem mnóstwo (!) czasu na odszukanie tej informacji. I nie zawsze masz pewność, że ją znajdzie. Serio-serio.

Jeśli więc zlecasz ważne zadanie – zrób to mailowo. I tekstem pisanym. Ułatwisz życie innym.

#5 STRATEGIA? CZY TO W OGÓLE JEST JAKAŚ STRATEGIA?

Zlecasz zadanie. Ustalasz plan działania. A druga strona przechodzi do realizacji. Po czym… zmieniasz zdanie. I tydzień później przesyłasz nowy plan. A po kilku dniach kolejny. Wycofujesz się z zadań, zasypujesz nowymi, masz pretensje, że czegoś nie ma… generujesz chaos!

Stop. Zastanów się, czy gdyby ktoś Tobie tak zlecał, umiałabyś się w tym odnaleźć? Ja wiem, że kreatywne umysły myślą wielotorowo. I to jest piękne! Ale od czasu do czasu warto poskromić tę galopadę myśli i doprowadzić coś do końca. Serio!

A przynajmniej poczekać z oddelegowaniem, aż pomysł ułoży Ci się w głowie. Nie ma nic gorszego dla powodzenia projektu, jak jego twórca, działający w totalnym chaosie. Potrzebujesz burzy mózgów? Nie deleguj! Zastanów się, zderz swój pomysł, powiedz o nim na głos, przedyskutuj. A dopiero potem wprowadź w życie.

#6 PROCEDURY NIE SĄ PO TO, BY UTRUDNIĆ CI ŻYCIE

Wiem, są nudne do bólu.

Wiem, nikomu nie chce się ich tworzyć. Lepiej działać z myślą „jakoś to będzie”.

A jednak… bardzo ułatwiają życie! Wszystkim.

Wyobraź sobie, że wprowadzasz nową osobę do zespołu. Czy nie lepiej byłoby odesłać ją do gotowego dokumentu, zamiast spędzać wiele godzin na wdrażaniu i tłumaczeniu zadań w kółko od podstaw?

A jeśli podwykonawcy w Twojej firmie się zmieniają. I ciągle trzeba wprowadzać kogoś nowego? Tracisz na tym swój cenny czas! Czas, w którym mogłabyś zdobyć nowe intratne zlecenie czy zrealizować ciekawy projekt.

Przemyśl to 🙂

#7 MOJE MYŚLI SĄ TAJNE PRZEZ POUFNE

Osoba, z którą pracujesz, ma za zadanie wspierać Cię w codziennych działaniach. Jak ma to zrobić, jeśli nie przekazujesz jej ważnych informacji? Nie podzielisz się terminem urlopu, prowadzonego webinaru czy pomysłu na nowy produkt. A potem nagle żądasz od niej 100% dostępności, ponieważ przez 2 miesiące będziesz robić launch nowego produktu. Launch, o którym wiedziałaś już od pół roku, ale… jakoś zapomniałaś wspomnieć.

Jeśli chcesz wsparcia innych osób, musisz zacząć wymagać najpierw od siebie. Przyjrzyj się swojemu stylowi delegowania. Czy któryś z powyższych grzeszków nie dotyczy też Ciebie? Czy Twoja prawa ręka nie sygnalizowała Ci czasem, że coś jest nie tak? A jeśli nie, to kiedy ostatnio rozmawiałaś z nią o tym, jak Wam się razem pracuje?

Może to już czas?

PROGRAM NAPRAWCZY – NIE CZEKAJ, AŻ TWOJA ASYSTENTKA GO WDROŻY

Na początku odcinka obiecałam Ci powiedzieć o pewnym drastycznym programie naprawczym, który wdrożyłam. Przez pierwsze miesiące pracy przyzwyczaiłam niestety moich klientów do tego, że jestem dla nich dostępna zawsze i wszędzie. To był błąd, ponieważ straciłam cały czas wolny. Pracowałam z wieloma osobami. Część z nich na weekend wyłączała komputery, część niestety wręcz przeciwnie. Zasypywała mnie wiadomościami, smsami, informacjami na messengerze. I oczekiwała odpowiedzi. A nawet jeśli nie, ja czułam przymus odpowiadania. Było to dla mnie bardzo stresujące. 

Wyobraź sobie. Niedziela. Godzina 13. A ja zaczynam dostawać informacje. Jedna po drugiej. Klientka domaga się potwierdzenia i odpowiedzi, czy w poniedziałek bladym świtem dostanie zadanie. Rzucałam wszystko i siadałam do kompa. Ale poziom irytacji rósł. Aż w końcu powiedziałam: DOŚĆ! (sobie przede wszystkim). 

Najpierw wyjaśniłam, że nie pracuję w weekendy (teraz zawsze o tym informuję na początku współpracy). A gdy to nie pomogło, przestałam zaglądać do telefonu. By nie czuć pokusy zrobienia zadania. Niestety w kilku przypadkach termin nie został dotrzymany – fizycznie nie było takiej możliwości. Tak, klientka nauczyła się delegować wcześniej, a nie na ostatnią chwilę. 

Tak, musisz w takich sytuacjach liczyć się z tym, że stracisz klienta. Tylko… czy na pewno chcesz pracować z kimś, kto nie szanuje Twojego czasu?

Z tą myślą Cię zostawiam…

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię freelance, zamiana etatu na własną działalność, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Odwiedź moją stronę www.karolinabrzuchalska.pl.

Polub mój fanpage na FB.

Obserwuj mój profil na Instagramie.

I na LinkedIn.

Bardzo polecam Ci też moje podcasty: Co we freelansie piszczy, Jak dobrze zacząć oraz Freelance bez cenzury.

Jeśli masz jakieś pytania, zawsze możesz też do mnie napisać >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

W tym odcinku podcastu chciałabym zmierzyć się z tematem, który od jakiegoś czasu bardzo mnie nurtuje – oczekiwań przedsiębiorców względem ich wirtualnych prawych rąk. Z niepokojem bowiem obserwuję ogłoszenia, które coraz częściej pojawiają się w sieci. A jeszcze większą konsternacją napawa mnie las rąk pod takimi ogłoszeniami. Zacznijmy jednak od początku. Kim jest, a kim nie jest wirtualna asystentka i co może dla Ciebie zrobić.

Wolisz słuchać niż czytać? Zapraszam!

We wstępie do tego odcinka wspomniałam o biznesowym zakręcie, na którym znalazłam się kilka miesięcy temu. To był taki moment, w którym zupełnie nie wiedziałam, co mam robić dalej. Rozwijać agencję wirtualnych asystentek, zatrudniać coraz więcej osób, szukać zleceń i rosnąć, czy może postawić na rozwój marki osobistej, szkolenia, treningi, mentoring. Gdzie w tym wszystkim znaleźć czas na działania dla klientów, zarządzanie projektami itp.? Jednym zdaniem: co robić dalej, w którym kierunku iść?

Idę o zakład, że wielu przedsiębiorców ma takie rozkminy. I nie wyciągam tej pewności z kapelusza. Rozmawiam i obserwuję na co dzień wiele osób, które prowadzą własne firmy. Jednoosobowe działalności, spółki itp. Ich wątpliwości mają jeden wspólny mianownik: co dalej? Tyle tylko, że radzą sobie z tym pytaniem na różne sposoby. I tu dochodzimy do clue dzisiejszego odcinka… roli wirtualnej asystentki w firmie.

KIM JEST, A KIM NIE JEST WIRTUALNA ASYSTENTKA

Kiedy już tak sobie stałam na tym biznesowym zakręcie, rozglądając się to w prawo, to w lewo i mając nadzieję, że nie wyjedzie zza niego rozpędzona ciężarówka, pomyślałam, że idealnym sposobem na rozwianie wątpliwości byłaby rozmowa z drugim przedsiębiorcą. Pogadanie o tym, jak on prowadzi swoją firmę, czy też ma podobne wątpliwości, jak sobie z nimi radzi… 

Do głowy jednak nie przyszło mi, by w tym celu zatrudniać… wirtualną asystentkę. Tymczasem w coraz większej liczbie ogłoszeń o pracy dla wirtualnych wszechogarniaczek pojawia się enigmatyczny punkt: „możliwość przegadania swoich pomysłów i strategii”. I z jednej strony rozumiem, skąd bierze się taka potrzeba, z drugiej jednak budzą się we mnie wątpliwości. Czy aby na pewno wirtualna asystentka jest odpowiednią osobą do takiego zadania? Być może nawet ma odpowiednie kompetencje. W końcu sama jest przedsiębiorczynią, prowadzi firmę, też mierzy się z podobnymi tematami. Z drugiej… czy w takim układzie, zakładając, że podejmie się takiego zdania, powinna rozliczać się po stawce asystenckiej?

Wiem, zasiałam w Twojej głowie teraz ziarenko niepewności. Mam tego świadomość. Jeśli pracujesz jako wirtualna asystentka, możesz zastanawiać się nad kilkoma rzeczami. Po pierwsze, czy masz odpowiednie kwalifikacje do tego, by doradzać swoim klientom w zakresie strategii biznesu? Mimo wielu lat spędzonych na prowadzeniu własnej firmy staram się tego nie robić. Dlaczego? Bo nie czuję, by była to moja najmocniejsza strona. Owszem, umiem łączyć kropki, widzę wiele rzeczy, mam w końcu długie miesiące pracy za sobą i wiele lat doświadczeń, ale… nie jestem strategiem. Jeśli więc klient pyta o możliwość przegadania strategii, odpowiadam: Tak, możemy porozmawiać. Jeśli jednak potrzebujesz ułożenia klocków, polecam te strateżki… I tu zazwyczaj pada kilka nazwisk.

Moim zdaniem wirtualna asystentka nie jest osobą, która będzie za Ciebie układała strategię Twojej firmy. Kropka. 

Jest Twoim wsparciem, prawą ręką, wszechogarniaczką, łapaczką pogubionych nitek, organizatorką, strażniczką kalendarza… jeśli jednak ma być strateżką, powinna otrzymywać stosowne wynagrodzenie. I nie mówić o sobie asystentka.

WIRTUALNA ASYSTENTKA NIE POPROWADZI ZA CIEBIE FIRMY

Chociaż mogłaby. Ma ku temu wszelkie kwalifikacje. W końcu prowadzi już własną, to wie, jak to się robi. 

Bardzo często wyobrażenia klientów o pracy z wirtualną asystentką wykraczają daleko poza wsparcie w prowadzeniu firmy. Zdarzały mi się rozmowy z potencjalnymi klientami, którzy na pytanie o ich oczekiwania względem współpracy z wirtualną asystentką, odpowiadali: Ma mi pomóc rozkręcić biznes. I to jest OK, o ile chodzi tylko o POMOC. A nie poprowadzenie całej działalności. 

Zdarza się, że na rozmowę o potencjalnej współpracy przychodzi osoba, która ma kilka działalności. Albo działa w kilku branżach/obszarach. I oczekuje od prawej ręki, by jedną z tych gałęzi pielęgnowała i rozwijała jak swoją. Wymyślała nowe pomysły, aktywności, działania. Oddelegowanie pewnego zakresu działań (np. prowadzenia mediów społecznościowych) nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za nie. To w końcu on jest twarzą swojego biznesu. I to jemu najbardziej powinno zależeć na tym, by ten biznes się kręcił. Wirtualna asystentka jest wsparciem, ale mózgiem całej operacji jest klient. 

Dlatego jeśli współpracujesz z wirtualną asystentką i oczekujesz, by przejęła za Ciebie część obowiązków, nie pozostawiaj jej z tym całkowicie samej. To Ty, nikt inny, znasz swój biznes od podszewki. To Ty wiesz, co w nim działa, a co nie (a przynajmniej powinieneś). To w końcu Ty jesteś za niego odpowiedzialny. Nie wirtualna asystentka. Ona wykonuje zlecone jej zadania. Odpowiedzialność za powodzenie biznesu ponosisz jednak Ty.

A jeśli droga słuchaczko jesteś wirtualną asystentką i masz klienta o podobnych wymaganiach, zastanów się nad dwiema rzeczami: czy chcesz wykonywać zadania w taki sposób? I czy otrzymujesz za nie odpowiednie wynagrodzenie.

Wirtualna asystentka nie jest osobą, która poprowadzi firmę za klienta. Byłoby to niezwykle wygodne! Ale niestety tak nie jest. Zakładając firmę, trzeba liczyć się z odpowiedzialnością, która na nas ciąży. A jest nią między innymi prowadzenie, utrzymanie i powodzenie firmy. Zatrudnienie wirtualnej asystentki i zrzucenie na niej odpowiedzialności nie jest rozwiązaniem. Plus… ciężko mieć pretensje do kogoś o to, że Twój biznes się nie rozwija… zwłaszcza jeśli o niego nie dbasz. 

PO CO ZATRUDNIAĆ WIRTUALNĄ ASYSTENTKĘ?

Zatrudnienie wirtualnej asystentki ma zasadniczo dwa cele: odciążenie w codziennej działalności i skalowanie firmy. Nie da się rosnąć bez inwestycji we wsparcie, w ludzi, w sprzęt, w technologie, w programy, w siebie. 

Czego nie ma na celu? Porzucenia firmy. Zrzucenia odpowiedzialności za nią na drugą osobę. Spełnienia nierealnych oczekiwań, że teraz nic nie trzeba będzie robić, bo ktoś zrobi to za nas. Nie. To tak nie działa!

Dzięki wirtualnej asystentce można naprawdę wznieść swoją firmę na wyżyny. Trzeba jednak pamiętać, że to wciąż jest nasza firma. Jak nasze dziecko. To my i tylko my jesteśmy za nią odpowiedzialni.

Jestem bardzo ciekawa, jakie jest Twoje zdanie na ten temat. Czy wirtualna asystentka powinna być człowiekiem od wszystkiego? A jeśli tak, to na jakich warunkach?

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię freelance, zamiana etatu na własną działalność, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Odwiedź moją stronę www.karolinabrzuchalska.pl.

Polub mój fanpage na FB.

Obserwuj mój profil na Instagramie.

I na LinkedIn.

Bardzo polecam Ci też moje podcasty: Co we freelansie piszczy, Jak dobrze zacząć oraz Freelance bez cenzury.

Jeśli masz jakieś pytania, zawsze możesz też do mnie napisać >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

Jeśli wolisz wersję słuchaną, znajdziesz ją tutaj:

Problemy z delegowaniem zadań

Rozróżniam dwa rodzaje klientów. Pierwsi to tacy, którzy są urodzeni do delegowania i nie mają absolutnie żadnego problemu, żeby zlecić jakieś zadanie komuś innemu. Robią to z przyjemnością, patrzą na efekty i na to, jak ich firma rośnie. Bo potrzeba delegowania zadań pojawia się wtedy, kiedy Twój biznes zaczyna się rozwijać do tego stopnia, że nie masz już czasu na samodzielne działanie. Wtedy właśnie zaczynasz szukać swojej prawej ręki, możliwości oddelegowania zadań, gałęzi, którą możesz przekazać komuś innemu.

Drugi rodzaj klientów to osoby, które jeszcze nie wiedzą, że się do tego delegowania urodziły. Doskonale zdają sobie sprawę z tego, że ich biznes jest na takim etapie, że wsparcie jest potrzebne. A mimo to i tak mają obawy, czy rzeczywiście powinni jakąś część swojej działalności oddelegować. I to jest właśnie mój case.

Kilka miesięcy temu sama znalazłam się w miejscu, w którym zdałam sobie sprawę, że już nie powinnam działać samodzielnie. Bo nie dawałam rady i zadania były realizowane kosztem mojej rodziny i odpoczynku.  A jednak wciąż coś hamowało mnie przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu nowej osoby do mojej firmy.

Z rozmów z moimi klientami i z własnego doświadczenia wiem, że te obawy niekoniecznie wynikają z tego, że osoba, którą chcielibyśmy zatrudnić czegoś nie umie czy nie posiada jakiejś kompetencji. Nie, one wynikają z czegoś zupełnie innego.

Obawa o jakość

Jeżeli ktoś do tej pory działał samodzielnie, to zawsze będzie się obawiał, że druga osoba nie wykona swoich obowiązków na takim samym poziomie. Że tempo i jakość pracy będą odbiegać od założonej normy. W moim przypadku było podobnie. Bardzo długo wychodziłam z założenia, że szybciej będzie mi zrobić coś samodzielnie, niż tłumaczyć komuś innemu, jak chciałabym, żeby zadanie było wykonane. Potem trzeba przecież skontrolować, czy zostało ono wykonane dobrze i sprawdzić, czy faktycznie efekt jest taki, jakiego oczekiwałem.

Taki sposób myślenia ma kilka pułapek. Może się okazać na przykład, że ktoś inny wykona zadanie zdecydowanie lepiej niż my! Być może ma większe kompetencje w tych dziedzinach, działa sprawniej w jakimś narzędziu lub zwyczajnie dane czynności są dla niego łatwiejsze.

I oddelegowanie takiego zadania ma o wiele większy sens, niż gdyby siedziało się godzinami i robiło coś samodzielnie. Kolejna rzecz, to szybkość wykonywania zadań. Pojawia się obawa, że pracując zbyt szybko, inna osoba wykona zadanie niedokładnie lub przeoczy istotne rzeczy. Ale musisz pamiętać, że jeśli oddelegowujesz komuś zadanie, to nie jest tak, że stracisz nad nim kontrolę. Nie, możesz je potem sprawdzić, poprosić o poprawienie lub przeredagować i dodać swój charakterystyczny styl.

Dlatego warto pamiętać, że to, że ktoś coś zrobił inaczej, wcale nie oznacza, że zrobił to źle.

Strach przed utratą kontroli

Poczucie braku kontroli to największy hamulec przed tym, żeby zacząć delegować zadania. Tak przynajmniej było w moim przypadku. Oddając coś drugiej osobie do wykonania, miałam poczucie, że tracę kontrolę nad procesem wykonywania zadania, że nie wiem, kiedy i jak zostanie ono zrobione. Że nie mam pewności, czy dostanę je na czas i tak, jak je sobie wyobrażam. Dlatego warto ustalać krótszy deadline na zadanie, ponieważ w ten sposób dajesz sobie czas i możliwość na weryfikację i ewentualne poprawki. I dlatego też tak ważne są w każdym projekcie tzw. kamienie milowe, czyli punkty kontrolne, w których będziesz mogła sprawdzić, czy projekt rozwija się tak, jak sobie tego życzysz, czy ma nadane takie tempo, jakie powinno być mu nadane i czy zespół faktycznie jest dobrze do tego zadania dobrany. Czy dogadujesz się daną osobą na tyle, że chcesz zatrzymać ją w swoim zespole na dłużej.

Jak zbudować taki zespół, opisuję w mojej najnowszej książce „Don’t stop me now, czyli zrobiłam biznes i co dalej”. Znajdziesz w niej krok po kroku wszystkie elementy, które pozwolą Ci stworzyć zespół marzeń. Taki, z którym będziesz działać z przyjemnością, który będzie Cię uskrzydlał i dla którego Ty będziesz inspiracją.

Relacje w zespole

Trzeci element, o którym nie wspomniałam Ci we wstępie to coś, co jest zupełnie nieuchwytne, jeśli chodzi o twarde kompetencje biznesowe. Jest to tak zwana chemia, czyli znalezienie wspólnego języka, porozumienie, które sprawi, że będziesz w stanie tej drugiej osobie zaufać. Jeżeli między Tobą a Twoją asystentką czy klientem nie będzie chemii, to coś będzie zgrzytać. Zadania będą wykonywane poprawnie, ale praca nie będzie przyjemnością.

Kompetencji można się nauczyć, ale jeśli w biznesowym związku brakuje zaufania, to może oznaczać dwie rzeczy. Po pierwsze, że Ty jako przedsiębiorca, lub Twój klient nie jesteście jeszcze gotowi na delegowanie zadań. Albo że Ty i Twoja asystentka (lub Ty i Twój klient) po prostu nie jesteście dla siebie stworzeni.

I w takiej chwili warto rozważyć zakończenie współpracy. Dlaczego? Ponieważ praca to nie jest tylko zarabianie pieniędzy. To powinna być także frajda, spędzanie czasu z zespołem, z którym dobrze się czujesz także po godzinach.

Delegowania zadań można się nauczyć. Trzeba tylko poznać jego schemat, oswoić się z nim i przepracować sobie w głowie kilka tematów. I dobrze wybrać osobę, z którą działasz. Jak znaleźć taką prawą rękę dowiesz się nie tylko z mojej książki, ale też z wpisów, które znajdziesz na moim blogu.

Twoja współpraca z Wirtualną Asystentką jest jak wspólnie rozgrywany mecz. Nie gracie przeciwko sobie, nie gracie nawet obok siebie, ale jesteście drużyną. Tworzycie team, między którym musi być nić porozumienia. Gracie do jednej bramki. Dlatego wybierz w swoim biznesie taką kadrę, z którą zdobędziesz Mistrzostwo Świata.

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

Nie ma chyba takiej branży usługowej, która nie miałaby swojego Sheldona. Jeśli oglądasz serial, doskonale wiesz, o czym mówię. O klientach, których czasem chciałoby się posłać na Księżyc, ale bez których de facto nie da się żyć. Żeby nie było — wszystkich moich obecnych klientów uwielbiam. Są barwni, różnorodni, pracują w ciekawych branżach i całkiem nieźle się dogadujemy. Wszelkie podejrzenia, że piszę o nich, są więc wyssane z palca ;). Ale… nie przyszłam na świat wczoraj. W życiu widziałam niejedno i z niejednym klientem (również pracując na etacie) miałam do czynienia. Z doświadczenia więc wiem, że nie każdy klient jest fajny. Sama bywam również upiorna, a raczej bywam upiorem, klientem-widmo. Już wyjaśniam, o co chodzi.

Jeśli wolisz wersję douszną, możesz posłuchać tego wpisu w formie podcastu:

Kategorie klientów

Na potrzeby tego wpisu oraz odcinka podcastu stworzyłam cztery kategorie klientów. A raczej je nazwałam, skatalogowałam i przypisałam im konkretne cechy. Od razu zaznaczam, że podział ten jest żartobliwy. Ma co prawda dużo wspólnego z rzeczywistością, więc jeśli identyfikujesz się z którąś kategorią to… prawdopodobnie masz rację ;).

Gotowa na podbój klienckiego światka? No to zaczynamy.

Pierwszy typ klienta, to KLIENT DO RANY PRZYŁÓŻ

Moja ulubiona kategoria i z czystym sumieniem mogę powiedzieć, że zdecydowana większość osób, z którymi współpracuję obecnie, do tej kategorii właśnie należy. Klient do rany przyłóż to klient, z którym nie tylko dobrze Ci się pracuje, ale też dobrze się rozumiesz prywatnie. Jest chemia. Fajnie się rozmawia. Nadajecie na tych samych falach. Macie te same priorytety i wymagania. To oczywiście jest klient wymagający, ale jest też przedsiębiorcą i rozumie, że czasem w biznesie następuje coś takiego jak siła wyższa.

Jakie jest ryzyko obsługi takiego klienta? Ano takie, że jeśli rozmawia Wam się zbyt dobrze, na plotach i pogaduchach możecie spędzić długie godziny, a robota będzie leżała.

Klient do rany przyłóż jest kompletnym przeciwieństwem drugiej kategorii:

Klient-żołnierz

Klient-żołnierz wbrew pozorom też jest całkiem sympatyczną personą. To osoba, której nie interesuje sposób wykonania zadania. Osoba, która nie wtrąca się w proces realizacji. Nie zastanawia, czy Ty zadanie wykonasz, czy też nie. Klient-żołnierz wydaje rozkaz i wie, że zostanie on spełniony. Ordnung muss sein! Jego przekaz jest jasny, klarowny, bez ozdobników i zawahań.

Ryzyko? Brak elastyczności. Zlecone zdanie ma być wykonane i już. Według wizji klienta.

Nie wiem jak Ty, ale ja po każdym telefonie takiego klienta mam ochotę stanąć na baczność i zasalutować.

Klient-eksperymentator

O no to jest dopiero barwna postać. To klient, którego fascynują procesy, droga dojścia do jakiegoś rezultatu. Często zleca Ci zadania i wykonuje je sam. Albo grzebie w nich tak długo, aż… coś zepsuje. Zdarza się, że zabiera się za temat, o którym ma niewielkie pojęcie i próbuje działać. Do skutku. A raczej z mizernym skutkiem. Wtedy biegnie po ratunek do Ciebie.

Ryzyko: będziesz dostawać zlecenia na ostatnią chwilę, kiedy klient już nie będzie miał czasu, by rozwikłać swoją zagadkę. Albo dostaniesz zadanie nie do rozwiązania… też może się zdarzyć. Trzeba będzie wtedy pozamiatać i… zrobić wszytko na nowo.

Ostatnią kategorią klienta jest:

Klient-zebra, zwany też klientem-widmo

Pojawia się i znika. Zarzuci Cię tematami, narobi zamieszania, poprzestawia harmonogramy do góry nogami i… nie zobaczysz go przez kolejne 3 tygodnie. Pracuje zrywami, czasem zleca dużo, a czasem wcale. Potrafi pojawić się po pół roku i pytać, czy zadanie zostało zrealizowane…

Ryzyko pracy z nim? Jak się możesz domyślić, niezrealizowane zadania, niedowiezione projekty, brak możliwości zaplanowania sobie czegokolwiek.

Praca w usługach, jak widzisz, jest wyzwaniem… nie jest nudna, wiele się w niej dzieje. Ciekawa jestem też bardzo, który rodzaj klienta spotykasz na swojej drodze najczęściej?

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

O WIRTUALNYCH ASYSTENTKACH

Wirtualna asysta to najłatwiejszy zawód świata — nie trzeba nic umieć, można przesiedzieć cały dzień na fejsie i jeszcze Ci za to zapłacą. Bajka! Ale czy na pewno? W świecie mediów społecznościowych krąży kilka mitów na temat pracy Wirtualnej Asystentki, które postaram się w dzisiejszym odcinku obalić. Nieważne, czy jesteś WA, WOM, WPM, a może przedsiębiorcą — posłuchaj, kim NAPRAWDĘ jest i co robi Wirtualna Asystentka.

Jeśli zamiast słuchania, wolisz czytać — zerknij na streszczenie poniżej. 🙂

W przeciągu kilku ostatnich tygodni miałam niezwykłą przyjemność wystąpić gościnnie w kilku podcastach. Byłam u Krystiana Zycha, u Wojtka Struzika, a także u Agnieszki Gaczkowskiej.

Rozmawialiśmy przede wszystkim o freelansie, ale jedno pytanie powtarzało się niezmiennie: Kim tak naprawdę jest Wirtualna Asystentka i czym się zajmuje? Domyślam się, że to zagadnienie frapuje także niejedną osobę z Twojego otoczenia, a może i Ciebie samego. Zgadłam? 😉

Bo wiadomo — asystentki zatrudnione na etat przy zarządzie potrafią ładnie się uśmiechnąć, zaparzyć dobrą kawę i odbić idealne kserówki. Nic poza tym. Ale w jaki sposób można to zrobić… wirtualnie?

Z tego podcastu dowiesz się:

• Czy Wirtualna Asystentka istnieje naprawdę, czy to tylko dobrze napisana apka?
• Jak wiele Wirtualna Asystentka ma wspólnego z kawą i dlaczego nie parzy jej na odległość?
• W co należy się zaopatrzyć, jeśli chcesz zostać WA i dlaczego komputer i łącze internetowe to nie wszystko?
• Kiedy Wirtualnej Asystentce otwiera się wirtualny nóż w kieszeni?
• Czy WA to tani i skuteczny sposób na pchnięcie Twojego biznesu do przodu?
• Po co asystentce asystentka?
• Jak pracuje się z piaskownicy, autobusu i biblioteki?

Raz na zawsze, mam nadzieję, obalam mity, które funkcjonują gdzieś obok naszego zawodu i często są dla Wirtualnych Asystentek bardzo krzywdzące. Wysłuchaj tego podcastu, a zrozumiesz, że WA to coś więcej niż ładny uśmiech. To również otwarty umysł, szerokie horyzonty i wiele fachów w jednej ręce. No i przede wszystkim kawa… która napędza nas do działania ;).

Porozmawiajmy :). Jeśli masz jakieś pytania lub spostrzeżenia — zadaj je pod tym tekstem lub na grupie Blaski i cienie Wirtualnej Asysty.

Zachęcam Cię również do wysłuchania dwóch odcinków podcastu:

“Co może robić WA, jeśli nie leży i nie pachnie?” oraz “W czym może mi pomóc Wirtualna Asystentka”.

A jeśli wciąż nie masz dość — zapisz się na listę oczekujących na moją najnowszą książkę “Don’t stop me now!” 🙂

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

DLACZEGO PRZEDSIĘBIORCY DECYDUJĄ SIĘ DELEGOWAĆ ZADANIA ?

GOŚĆ: AGNIESZKA GACZKOWSKA

Są takie biznesy, które na pierwszy rzut oka kompletnie nie nadają się do online’u. Bardzo ciężko jest na nich zarabiać, a co dopiero mówić o ich skalowaniu. No bo w jaki sposób zbudować silną markę w sieci, jeśli zajmujesz się… rękodziełem? Okazuje się, że można! Jak przenieść biznes stacjonarny do sieci? Jak określić swój cel i wizję? Jak stworzyć zdalny zespół i zarabiać na swojej działalności? I kiedy zacząć delegować zadania? O tym wszystkim rozmawiałam z gościem mojego podcastu, Agnieszką Gaczkowską.

Agnieszka Gaczkowska – właścicielka marki Oplotki. Architekt z wielką słabością do rękodzieła, która na co dzień zajmuje się szkoleniem rękodzielników. Organizuje kursy online, podczas których, w atmosferze kameralnego networkingu, prowadzi inspirujące rozmowy o wyjątkowych wnętrzach.

Poniżej znajdziesz streszczenie mojej rozmowy z Agnieszką. Całego odcinka możesz posłuchać tutaj:

KB: Agnieszko, opowiedz nam o sobie! Skąd się wzięły Oplotki?

Agnieszka: Oplotki to ekosystem wzrostu dla rękodzielników. Powstały z połączenia moich dwóch pasji – zamiłowania do rękodzieła i architektury wnętrz. To taka przestrzeń dla rękodzielników, którzy nie traktują swojej pracy tylko jako hobby, ale chcą na niej zarabiać.

KB: A jak to się wszystko zaczęło?

Agnieszka: Już w moim dzieciństwie rękodzieło grało bardzo dużą rolę. Malarstwo, rzeźba, wycinanie zwierząt, szycie domków dla lalek, dzierganie – te wszystkie prace manualne zaprowadziły mnie na architekturę. Od początku wiedziałam, że będę urządzać przestrzeń wokół siebie. Przez długi czas pracowałam w zawodzie, pięłam się po szczeblach kariery w dużej firmie. Już w 2012 roku założyłam własną działalność i musiałam zacząć myśleć jak przedsiębiorca. Był to początek długiej, ekscytującej drogi. Ale w międzyczasie zapragnęłam założyć rodzinę, pojawiły się dzieci i stwierdziłam, że nie da się tak dalej. Zaczęłam sobie dziergać na szydełku, urządzałam wnętrza pokojów moich dzieci, dzieci koleżanek. I to pokazało mi, że można tę architekturę jakoś w moje życie wpleść. Tak powstały Oplotki. W trakcie projektowania firmy bardzo wciągnął mnie online. Zaczęło się od warsztatów szydełkowania dla osób, które mieszkały daleko. Potem zaczęłam szukać kolejnych rękodzielników do mojego zespołu i w ten sposób powoli cały biznes przenieśliśmy do sieci. Przygotowywanie rękodzielników do biznesu, do kontaktu z klientem stało się naszą wielką pasją.

KB: Rękodzieło kojarzy nam się głównie z szydełkowaniem, siedzeniem z drutami w fotelu. A tu okazuje się, że to jest całkiem nieźle prosperujący biznes, który udało Ci się wciągnąć do online’u. Warsztaty, szkolenia, Akademia Rękodzielnika – jak dajesz sobie z tym wszystkim radę?

Agnieszka: Bardzo dużo inwestuję w mój rozwój. Nie ukrywam, że bardzo pomogła mi współpraca z moją obecną mentorką biznesową, Islandką Sigrun. Przez dwa lata byłam w jej programie Business MBA SOMBA. Teraz jestem afiliantką drugiego programu, Momentum. Dzięki Sigrun czuję, że naprawdę prowadzę biznes, a nie bawię się w biznes. Bo tak naprawdę frajda z rękodzieła to tylko mały procent działalności. Oprócz tego jest całe mnóstwo innej pracy, w której, nomen omen, Ty mnie wspierasz. Moją osobistą misją jest pokazanie klientom, że tę pracę trzeba zaplanować, spisać, stworzyć wizję i przekaz. I tutaj online jest odpowiedzią, bo pozwala na skalowanie biznesu i kreowanie oryginalnej marki w sieci. Podczas kursu moje klientki doznają olśnienia. Dochodzą do wniosku, że nie da się wyżyć z samego dziergania i musi to być obudowane naprawdę solidną, mocno przemyślaną strategią.

KB: Powiedziałaś, że w momencie, kiedy mówimy o skalowaniu marki, wówczas trzeba przestawić swoje myślenie. Kiedy zdałaś sobie sprawę, że to myślenie faktycznie trzeba przestawić? Ze trzeba oddelegować część zadań, żeby właśnie… zacząć skalować?

Agnieszka: Dla mnie to były dwa olśnienia. Pierwsze, to filozofia „dziel się, a pomnożysz”. Ten cytat zawsze był mi bliski. Lubię przebywać z ludźmi, lubię gadać. Dlatego zaczęłam dzielić się moją wiedzą. Obecność w social mediach, pisanie postów, wrzucanie zdjęć – te działania nie są tak ważne, jak to, żeby mieć w sobie przestrzeń na analizowanie danych, takich jak chociażby informacje zwrotne, maile od klientów. Każdy komentarz pod postem, polubienia pod Insta Stories – to są bardzo cenne informacje. Ale musisz mieć czas na ich analizowanie. Moja mentorka też bardzo popychała mnie w tym kierunku: „Oddajesz, delegujesz zanim jeszcze jesteś na to gotowa!”. I wtedy skorzystałam z Twoich usług, z usług Wirtualnej Asystentki. I zobaczyłam, ile ściągasz ze mnie pracy… Pracy, która sprawia mi trudność. Dzięki Tobie zyskałam czystą głowę, która była mi potrzebna właśnie do analizowania danych i skalowania biznesu.

KB: Skoro nie byłaś na to gotowa, to czy delegowanie zadań przyszło Ci z trudnością?

Agnieszka: Tak, ponieważ jak wiele kobiet jestem typem Zosi-Samosi. Zatrudnienie Ciebie było dla mnie przełomem. Zanim się jeszcze spotkałyśmy, wypisywałam sobie na karteczce, co na dzień dobry mogę oddać, bo zajmuje mi za dużo czasu. I w momencie, kiedy Ci to oddałam, poczułam wielką ulgę. I ostrzegam, że to delegowanie bardzo uzależnia, bo w pierwszej chwili nie wiadomo, co z tym wolnym czasem zrobić, żeby go nie zmarnować. Trzeba zagospodarować go w mądry sposób, wskoczyć na wyższy poziom, popracować nad biznesem i strategią.

KB: Kiedy już podjęłaś decyzję, że chcesz kogoś zatrudnić do pomocy, jakie były Twoje największe obawy?

Agnieszka: To, że trafię na nieodpowiednią osobę. Czy mi się to opłaci, czy podołam, czy dorosłam do tego, żeby wytłumaczyć komuś, o co mi chodzi i czego oczekuję. I tu przemiłym zaskoczeniem było to, jak Ty pracujesz. Nie od parady jesteś mentorką innych Wirtualnych Asystentek. Bo Ty przejmujesz te zadania, masz przemyślany system, jak podsumowujesz i rozliczasz tę pracę, dajesz mi narzędzia kontroli. Tak naprawdę to Ty mnie uczyłaś, jak się komunikować, żeby ta praca była wydajna. Nie warto oszczędzać na takim wsparciu. Mam też poczucie, że obie robimy coś zupełnie nowego na rynku, współtworzymy to i dzięki temu możemy się razem rozwijać.

KB: Rzeczywiście, ja bardzo lubię takie projekty, z których mogę czerpać wiedzę, i które też mnie rozwijają. Czuję wtedy, że dokładam taką swoją cegiełkę do skalowania Twojego biznesu. No właśnie, jeśli chodzi o skalowanie, jakie byś wybrała dwie najistotniejsze rzeczy, które pomagają w nim pomagają?

Agnieszka: Przede wszystkim posiadanie otwartej głowy. Żeby nie osiadać na laurach, żeby ciągle wzrastać. Kręci mnie uczenie się nowych rzeczy, mastermindy, twórcze dyskusje. Pilnowanie siebie, żeby nie ugrzęznąć w tym ciepełku. To jest właśnie mój patent na skalowanie. Rynek jest dynamiczny, dlatego często trzeba tę strategię zmieniać i dopasowywać do tego, co się dzieje dookoła. Poza tym, nie wszystkie metody online działają na rękodzielników. Dlatego jest to dla mnie duże wyzwanie, żeby klienci mogli wplatać te programy w swoją codzienność. Oczywiście, skalowanie można też dopasowywać do swoich potrzeb. Część kursantów zostaje u nas, w Oplotkach. Taka osoba powiela to, co robię, wykorzystuje w pracy moje procedury. I to właśnie ona skaluje mój biznes.

KB: Powiedziałaś taką fają rzecz, że z jednej strony korzystasz z pomocy mentora, ale też sama jesteś mentorem dla innych osób. Więc ten mentoring przejawia się w Twoim życiu w dwóch kierunkach.

Agnieszka: Tak. Pierwszy raz spotkałam się z takim mentoringiem w przypadku Sigrun. To jest naprawdę jej życiowa misja, dawanie kobietom narzędzi biznesowych, żeby po ludzku mogły zarabiać dobre pieniądze, jak mężczyźni. Dopiero dzięki niej zobaczyłam, że jako mentor można być otwartym na różne sposoby osiągania celu. Ja mogę być jednocześnie mamą i skalować biznes na swój sposób. Pokazuję swoim przykładem, swoimi codziennymi wyborami, co jest dla mnie ważne, gdzie są moje priorytety. Oduczyłam się też oceniać innych przez pryzmat moich potrzeb i priorytetów. I to jest dla mnie prawdziwy mentoring.

KB: Czy Twoim zdaniem dałabyś radę prowadzić biznes rękodzielniczy bez online’u?

Agnieszka: Myślę, że nie. Pewnie byłby to rodzaj biznesu, ale pocztą pantoflową, w gronie znajomych. Online bardzo otworzył mi głowę. Bez niego nie byłoby tych wszystkich produktów cyfrowych, które stanowią 80% moich zarobków. Bo wydziergany dywan mogę sprzedać raz na rok, a instrukcja, jak go dziergać sprzeda się w tym czasie w setkach czy tysiącach. Tak samo kursy. Dzięki sieci mogę też promować tych rękodzielników, te perełki, o których świat nigdy nie słyszał. I pewnie nie usłyszałby, gdyby nie online. Jeżeli ktoś myśli o rękodziele w kategoriach zarobku nie tylko na chleb, ale i na masełko, to nie da się tego osiągnąć bez online’u. Ale pocieszające jest to, że większość zadań można wydelegować właśnie takim Wirtualnym Asystentkom, jak Ty.

KB: Jaką jedną radę dałabyś naszym słuchaczom, jak dobrze prowadzić biznes online? W jaki sposób z takiej niszy jak rękodzieło stworzyć stabilną markę?

Agnieszka: Jedna rada, którą dałabym sobie sprzed 3-4 lat: „Nie bój się inwestować!”. Kiedy kupowałam SOMBĘ, kompletnie nie było mnie na to stać. Ale po raz pierwszy na sto procent zaufałam swojej intuicji jako przedsiębiorca, jako kobieta. I to była inwestycja we mnie. Zainwestowałam w swoją przyszłość. Od tego czasu robię to nałogowo :). To jest taka rada, którą dałabym wszystkim, ale przede wszystkim kobietom. Ponieważ one mają poczucie, że im się to nie należy. A inwestycja w siebie zwraca się, nawet jeśli w danym momencie wydaje Ci się, że to strata pieniędzy.

KB: Ostatnie pytanie. Jakie masz plany na swoją najbliższą przyszłość? Twoją, Oplotków?

Agnieszka: Och, planów jest cała masa, zwłaszcza jak patrzę na moją tablicę celów na 2020 i 2021 rok. Międzynarodowy sklep, wyjście na rynek zagraniczny, kolejna edycja kursu Handmade – hobby czy biznes. Jednak głównym, niezmiennym celem Oplotków jest nasza misja. Pokazanie rękodzielnikom, że zasługują na to, żeby budować biznes i zarabiać na swoich umiejętnościach.

KB: Agnieszko, gdzie Cię można znaleźć?

Agnieszka: Jak tak się zastanowię, to naprawdę wszędzie. Oplotki są na Facebooku, na Instagramie, na Pintereście. Jest też strona Oplotki.pl i podcast o mikroprzedsiębiorczości kobiecej, czyli połączenie opowieści rękodzielników, inspiracji i biznesu. Bardzo serdecznie zapraszam! Zwłaszcza, że jest tam sklep. Możecie w nim wesprzeć polskich rękodzielników 🙂

KB: Ja również serdecznie polecam, bo nie ukrywam, że bardzo podobają mi się Wasze produkty! Bardzo Ci Agnieszko dziękuję za tę pouczającą rozmowę. Do usłyszenia!

Agnieszka: Dziękuję również!

Strona Agnieszki: https://oplotki.pl

Podcast: https://link.chtbl.com/podcast-oplotki

Grupa Sigrun: https://yw361.isrefer.com/go/fbgroup/a62

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

SŁOWA, KTÓRYCH NIE CHCESZ USŁYSZEĆ

Był późny sobotni wieczór, a ja wciąż tkwiłam przed komputerem. Tyłek już mi lekko zdrętwiał od siedzenia przy biurku. Spędzałam przy nim kilkunastą już godzinę. Dzieci już dawno poszły spać, mąż drzemał na kanapie, nie doczekawszy się mojego towarzystwa, a po mojej twarzy płynęły łzy bezsilności. Przede mną na ekranie świecił jak pochodnia otwarty e-mail, a w nim oskarżycielskie słowa: Nie nadajesz się…

Zaczęło się zupełnie zwyczajnie. Również od maila. Tym razem jednak z zapytaniem o współpracę. Potencjalny klient na dwie strony opisywał swoje wymagania, sytuację swojej firmy i słał rozpaczliwe pytanie, czy mogę mu pomóc. Standardowo zaproponowałam rozmowę telefoniczną. Tak zawsze łatwiej jest wyjaśnić wzajemne oczekiwania, omówić potencjalne warunki współpracy, czy też odpowiedzieć na wszystkie pytania i wątpliwości dotyczące przyszłych zadań. Wielu osób nigdy nie pracowało z Wirtualną Asystentką, czy Office Managerem. Przez telefon najłatwiej jest wszystko wyjaśnić.

Wspieraj klienta już na etapie rozmowy

Rozmowa przebiegała bardzo standardowo. Umówiliśmy się na telefon w południe. Przygotowałam moją listę najważniejszych 20 punktów, według której zawsze prowadzę takie konsultacje, aby niczego nie zapomnieć. Rozmawiało nam się naprawdę bardzo sympatycznie i wszystko wskazywało na to, że tym razem współpraca będzie strzałem w dziesiątkę. Ewidentnie nadawaliśmy na wspólnych falach. Wszystko się kleiło i – mimo iż był to nasz pierwszy kontakt telefoniczny, a w zasadzie nie licząc początkowej wymiany maili, pierwszy kontakt w ogóle – rozumieliśmy się w pół słowa.

Podekscytowana pisałam podsumowanie, wszelkie ustalenia zostały poczynione, zapowiadał się naprawdę świetny projekt. Podczas rozmowy opowiedziałam o zasadach współpracy, do maila podsumowującego dołączyłam kontrakt, który zawsze spisuję z klientami, listę zadań, by klient miał z czego wybierać i by było mu łatwiej zadecydować, jakie zadania chce oddelegować. Załączyłam umowę, arkusz rozliczenia roboczogodzin oraz wszystkie inne załączniki, które standardowo wysyłam moim klientom i kliknęłam „wyślij”. Zadowolona odchyliłam się na krześle. To będzie naprawdę fascynująca współpraca.

Miłe złego początki, a może pozory mylą…

Mijał właśnie miesiąc od współpracy i pojawiła się pierwsza rysa na ideale. Dogadany i w 100% realizowany zgodnie z życzeniem klienta projekt kompletnie nie trafił w jego gust. Zdziwiona przeczytałam maila, którego dostałam w odpowiedzi na przesłane propozycje (i fakturę). Klient odrzucił całość i zażądał poprawek. Powód odrzucenia: nie tak to miało wyglądać!

Dobrze, pomyślałam, w umowie gwarantuję poprawki w ramach projektu. Tyle tylko, że zarzuty były bardzo… niekonkretne. Zadzwoniłam z prośbą o wyjaśnienia. Usłyszałam zarzuty wypowiedziane bardzo nieprzyjemnym tonem. Podobno nie przyłożyłam się do projektu, nie przeczytałam dokładnie briefu (Helołłł, ja sama go tworzyłam!) i wszystko jest do bani.

Przełknęłam gorycz porażki i siadłam do poprawek. Tym razem wróciłam do treści podsumowania, przesłanego do klienta, mimo iż byłam w 100% pewna, że wcześniej też zadanie było wykonane zgodnie z tą rozpiską. Kolejne długie godziny pisałam, kreśliłam, robiłam grafiki, tworzyłam… Opędzałam się jak od natrętnych much od dzieci, które chodziły coraz smutniejsze, aż w końcu zamknęły się w swoim pokoju, dając mi spokój.

Tuż po północy sprawdziłam wszystko jeszcze raz – 100% zgodności z założeniami – i kliknęłam „wyślij”. Z poczuciem dobrze spełnionego obowiązku poszłam spać.

Ten projekt do niczego się nie nadaje!

Ze zdumieniem po raz kolejny przeczytałam rano maila, który dotarł na moją skrzynkę trzy minuty po wysłaniu projektu. Potarłam zmęczone oczy i kark. Jest w nim pełno błędów. Może powinnaś zająć się jakąś inną pracą, bo odwalasz fuszerki. Nie dość, że nikomu tego nie mogę pokazać, to zapomnij, że zapłacę za to zlecenie. Praca nie została wykonana zgodnie z zamówieniem.

Ręce drżały mi jak u alkoholika w ostatnim stadium choroby. Palcami nie byłam w stanie trafić w klawiaturę, a po policzkach płynęły łzy porażki. Zażenowana zawołałam męża i poprosiłam o obiektywną ocenę wykonanego zadania. Na szczęście nie miałam z klientem podpisanej umowy o poufności i mogłam spokojnie przedstawić tę pracę komuś innemu. Wiedziałam też, że na co jak na co, ale na obiektywizm mojego męża mogę liczyć. Nieraz zarzucałam mu, że nie staje po mojej stronie, uczciwie mówiąc, co myśli. Nawet jeśli te słowa bolały. Z czasem przyznawałam mu równie często jak niechętnie rację.

Fantastyczna robota! – zawołał po dokładnym przejrzeniu zarówno założeń projektu, jak i samego wykonania. – Klient powinien cię na rękach nosić. Nie sądzę, by ktoś zrobił to lepiej.

On uważa inaczej – odpowiedziałam ponuro.

Mąż popatrzył na mnie zaskoczony, a potem wymownie postukał się palcem w czoło. Nic więcej nie musiał dodawać. Od lat rozumieliśmy się bez słów.

Daj sobie czas!

Postanowiłam nie odpisywać od razu i dać sobie czas. Gdybym siadła w tym momencie do pisania maila, mogłoby w nim paść klika słów za dużo, a tego nie chciałam. Wciąż nie traciłam nadziei, że uda mi się uratować zarówno projekt, jak i sprawić, by klient był zadowolony. Musiałam nieco uspokoić emocje.

Zabrałam dzieci na basen i do parku linowego. Spędziliśmy fantastyczny dzień z dala od wszelkich problemów, klientów, zadań i niespełnionych życzeń. Po powrocie zrobiliśmy domową pizzę i pachnące cynamonem i brązowym cukrem ciasteczka. Najedzone jak bąki Potwory, wykąpały się i poszły spać, a ja siadłam z powrotem do pracy.

Moja skrzynka mailowa zapełniona była kilkunastoma mailami z pytaniem o postępy, o poprawki, o to kiedy do diabła dostarczę projekt. Z każdym kolejnym mailem na nowo traciłam grunt pod nogami. Przy piątym, czy szóstym – kto by to liczył – łzy same zaczęły mi płynąć po policzkach.

Do cholery! – powiedziałam na głos. – Nigdy nie byłam taką beksą.

Jednak najgorsze miało dopiero nadejść. Z kolejnego maila dowiedziałam się, że nie nadaję się do niczego, poziom jaki prezentuje moja praca jest beznadziejny, a moje podejście do obowiązków i klientów żenujące.

Wzięłam głęboki oddech. Przełknęłam ostatnie łzy. Wyprostowałam się i powiedziałam z mocą na głos: Dość! Nie po to walczyłam o fajną pracę na swoim, by czuć się jak mobbingowany pracownik w podrzędnym korpo.

W jednej sekundzie wysłałam maila z rozwiązaniem współpracy w trybie natychmiastowym z informacją, że jeśli kiedykolwiek moja praca zostanie wykorzystana bez uprzedniej zapłaty za nią, skieruję sprawę do sądu.

Żaden klient nie jest wart łez, stresu i relacji z rodziną

Powyższa historia jest oczywiście całkowicie wyssana z palca (a nawet dziesięciu palców), żadne podobne zlecenie, ani żaden klient – choć bywali trudni – nie potraktował mnie w ten sposób.

Jest również celowo przerysowana. Jestem pewna, że czytając ją, odczuwałaś różne emocje: złość, wściekłość, niedowierzanie. Mam rację? Ile razy pomyślałaś: Nigdy nie pozwoliłabym się tak traktować!

A jednak pozwalamy na to w mniejszym lub większym stopniu. Pozwalamy sobie czasem wejść na głowę. I to nie tylko pracując jako freelancerzy, ale również jako pracownicy etatowi. Bo jesteśmy grzecznymi dziewczynkami.

Jednak wiesz co? Pracując na swoim masz większe prawo, by nie godzić się na takie traktowanie! Masz zapewne nie jednego, a kilku klientów. Możesz powiedzieć: nie ten to inny. Nawet jeśli potem przez miesiąc będziesz musiała jeść chleb z masłem (lub margaryną, jest tańsza).

Szanuj siebie, dziewczyno! Nie pozwól, by ktoś grał wbrew Twoim regułom. To Ty jesteś panią w swojej firmie :).

Ps. Jeśli spodobał Ci się ten wpis – podziel się nim z innymi. A jeśli szukasz więcej podobnej narracji, znajdziesz ją w książce „Rzuciłam pracę i co dalej”, a także w kolejnej pod roboczym tytułem „Don’t stop me now!”, która pojawi się już na jesieni.

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

DWIE ŚCIEŻKI ROZWOJU

Są dwie drogi dojścia do punktu, w którym klienci sami pukają do Twoich drzwi. Pierwsza, długa, żmudna, wymagająca wysiłku i inwestycji ogromnej ilości czasu – praca własna. Druga trochę na skróty, często szybsza, ale też niepozbawiona elementów ryzyka – uczenie się od tych, którzy już tę drogę przeszli. Która z nich jest lepsza? Jedna i druga ma zarówno swoich zwolenników, jak i wady i zalety.

To trochę tak, jakbyś z Poznania wybrała się do Chorwacji, kompletnie nie znając drogi. Możesz zjechać pół Europy, zahaczając o najmniejsze wsie, trochę błądząc, poruszając się po omacku, ale wytrwale do celu. Zajmie Ci to niestety nawet kilkadziesiąt godzin, a w skrajnych wypadkach kilka dni. Dotrzesz, oczywiście. Jest jedna zasada – trzeba jechać w dół. A możesz też wybrać trasę z nawigacją – szybką (o ile oczywiście nie trafisz na korki i nie zgubisz zasięgu), wygodną, bo autostradami, nieco nudną (na autostradzie mało co się dzieje zazwyczaj). Ryzyko zabłądzenia, zboczenia z trasy, niewielkie, o ile będziesz trzymać się wskazówek. Kilkanaście godzin jesteś na miejscu i cieszysz się wymarzonym dwutygodniowym urlopem.

Zwiedzam świat, zwiedzam cały świat…

Osoby początkujące, które dopiero zaczynają działać, poszukują klientów, zazwyczaj wybierają trasy malownicze. Samodzielne poszukiwanie wiedzy, zgłębianie meandrów zawodu, dokształcanie się na własną rękę ma swój niezaprzeczalny urok. Na początku człowiek jest tak podekscytowany tym, co robi i jakie są możliwości, że zwiedzanie każdej najmniejszej wsi, zrywanie polnych kwiatków, podziwianie pomników przyrody sprawia mu niesamowitą radość. Tyle tylko, że pod koniec trasy zaczyna się ściemniać, a on jest w… polu.

Na ile wyceniasz swój czas?

Szukanie wiedzy na własną rękę jest fascynujące, ale zajmuje czas. Czas, który można poświęcić na aktywne zdobywanie klientów i pierwsze zlecenia. Tymczasem zamiast zleceń spędzasz długie godziny w sieci, co często samo w sobie staje się wymówką. Nie raz i nie dwa spotkałam się z sytuacją, w której potencjalna przyszła asystentka zdobywała kolejne puzzle tej układanki, odsuwając od siebie w ten sposób konieczność podjęcia decyzji o starcie w zawodzie. Jeszcze tylko ten jeden kurs i zaczynam. Jeszcze tylko nauczę się tego czy tamtego. Bez tych umiejętności nie mam co przecież startować.

Nie! W ten sposób można spędzić całe życie na nauce i nic z tego nie mieć (poza oczywiście niemałą satysfakcją, że tyle wiesz). Oczywiście, nie wydasz na te poszukiwania majątku – w końcu w sieci jest tyle darmowej wiedzy! Tyle tylko, że zanim wyłapiesz tę wartościową, zanim znajdziesz właściwą drogę… urlop Ci się skończy i w życiu nigdy się w tym morzu nie wykąpiesz.

Klątwa darmowej wiedzy

Nie zliczę, ile razy słyszałam zdanie, że na naukę nie trzeba wydawać ani złotówki. Starczy, że odpalisz Gugla, czy wejdziesz do księgarni, a cały świat stoi przed Tobą otworem. Inna sprawa, który to jest otwór…

Tak, jest to prawda! W sieci jest mnóstwo darmowej wiedzy. Jednak jest tam też mnóstwo śmieci. Bardzo często osoby początkujące nie są w stanie ocenić, czyje kursy, szkolenia, warsztaty są wartościowe. Ba, wszystkie one wydają się świetne, ponieważ każdy prowadzący ma zazwyczaj większą wiedzę niż osoba początkująca!

Uwierz mi jednak na słowo, nie każdy kurs, nie każdy program, nie każdy warsztat, którego autor obiecuje Ci, że będziesz po nim zarabiać miliony, jest wart Twoich pieniędzy.

Są trzy aspekty, które musisz wziąć pod uwagę.

Po pierwsze – poszukiwanie informacji to też jest Twój koszt. To czas, który możesz spożytkować inaczej. To długie godziny błądzenia, zbaczania z trasy, zawracania i trafiania w ślepe uliczki. Czasem bezsilność, czasem natrafianie na ścianę.

Po drugie – darmowa wiedza jest ograniczona. Owszem, jest jej mnóstwo, ale powierzchownej. Możesz dowiedzieć się wszystkiego, ale „po łebkach”. Jeśli chcesz być specjalistą, zgłębić tajniki, dotrzeć do sedna, dotknąć jądra tematu, czy zanurzyć wreszcie rękę w tej błękitno-zielonej toni, będziesz musiała zapłacić.

Po trzecie – jeśli wybierzesz właściwie, znajdziesz swojego mentora, świetnie przygotowany kurs, czy praktyczny warsztat zawodu, będą to prawdopodobnie najlepiej wydane pieniądze w Twoim życiu. Pod warunkiem jednak, że rzeczywiście wybierzesz dobrze.

Dlaczego warto zapłacić?

Na początku mojej drogi również postawiłam na podróżowanie. Zaliczyłam nie tylko niemal wszystkie Państwa europejskie, ale i połowę dóbr tego świata. Poświęciłam na to mnóstwo czasu, wiele wieczorów, nocy i poranków. A po pół roku okazało się, że w zasadzie nie zaszłam wcale tak daleko, jak mi się wydawało.

Zrewidowałam więc swój sposób zdobywania umiejętności (warto to zrobić od czasu do czasu, sprawdziłam, co nie działa i doszłam do wniosku, że to jest ten moment, kiedy ja sama już dalej nie chcę jechać. Chcę poszukać kogoś, kto będzie moim przewodnikiem. Powie mi, na co warto zwrócić uwagę, a co kompletnie się nie sprawdzi. Kogoś, kto buty na tej trasie starł nie raz i nie dwa, i będzie umiał pokazać mi to, co najcenniejsze i najpiękniejsze.

Pierwszy krok to była inwestycja w szkolenia – konsultacje, szkolenia specjalistyczne, warsztaty, kursy. Już to samo popchnęło mnie mocno do przodu. Po długim czasie zdobywania wiedzy bezpłatnie doskonale wiedziałam, w którym kierunku chcę się szkolić i które tematy zgłębiać. Co więcej, wiedziałam, że warto zapłacić i uczyć się od najlepszych. Wybierałam starannie. Nie rzucałam się na pierwsze lepsze warsztaty dlatego, że były tanie. Szukałam osób, które nie tylko mówiły o sobie, że są specjalistami, ale które odniosły realny sukces w dziedzinie, która mnie interesowała.

Odkładałam pieniądze, szukałam możliwości inwestycji i chłonęłam tę wiedzę jak gąbka. Przełomowy moment nadszedł jednak dopiero w chwili, gdy postawiłam na mentoring 1:1. To, co ja osiągnęłam z trudem przez ponad pół roku, moja mentorka przedstawiła mi w 2 godziny. Dlaczego? Ponieważ miała doświadczenie!

Jak wybrać swojego mentora?

Od razu uprzedzę Cię, że wybór najprawdopodobniej nie będzie prosty. Zastanów się, czego potrzebujesz. Co już wiesz, w jakim kierunku chcesz się rozwijać. Zrób research osób, które działają w podobnej branży (ale nie tylko) i zobacz, która z nich najprawdopodobniej jest w tym punkcie, do którego chciałabyś dojść. Kto osiągnął ten level, o którym Ty marzysz.

Szukaj osoby doświadczonej, ale też zobacz, czy odpowiada Ci jej sposób bycia, komunikacji, czy jest między Wami chemia. Pamiętaj, że wybierasz swojego mentora, nauczyciela, który będzie prowadził Cię przez meandry zawodu, ale też często będzie miał wpływ na decyzje, które podejmiesz. To nie może być przypadkowa osoba. Musi między Wami iskrzyć (w tym pozytywnym znaczeniu). Nie może być tak, że nie będziecie się zgadzać w sprawach najistotniejszych – życiowych wartości.

Jak widzisz możliwości jest naprawdę wiele. Którą z nich wybierzesz, zależy tylko od Ciebie. Bardzo prawdopodobne, że każda z dróg doprowadzi Cię w to samo miejsce – na piękną nadmorską plażę, na której czekać będzie na Ciebie radość, zadowolenie i satysfakcja z dokonanych wyborów. To jednak czy dotrzesz tam w miesiąc, rok, czy będziesz w podróży przez całe życie, zależy tylko od Ciebie.

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina