KIM JEST WIRTUALNA ASYSTENTKA I JAK WSPIERA PRZEDSIĘBIORCÓW

Zamknij oczy i wyobraź sobie wirtualne wsparcie. Kim jest wirtualna asystentka w Twojej wizji? Czy jest trochę głosem jak Alexa czy Siri? A może bardziej przypomina asystenta Googla? Jak ją widzisz? Co robi wirtualna asystentka w Twoim biznesie? Segreguje pocztę? Odpowiada na maile? A może dba o utrzymanie kontaktu z klientami lub wspiera Cię w prowadzeniu profili w mediach społecznościowych? Wirtualna asystentka… taka trochę jak realna, ale nie do końca. Dziś opowiem Ci o tym zawodzie i przekonam Cię, że wirtualna asysta może mieć wiele oblicz.

Kilka lat temu postanowiłam zamienić etat na własną firmę (i zostać wirtualną asystentką). Nie było w tym nic dziwnego. Całą moją „karierą zawodową” kierowałam do tej pory tak tak, żeby co kilka lat pójść o krok dalej, by się rozwijać, by nie stać w miejscu. Ten rozwój zawsze był dla mnie bardzo ważny i nie mogłam się nadziwić, dlaczego niektórzy z moich kolegów nie chcą korzystać z oferowanych im możliwości szkoleń, wszelkie warsztaty czy wyjazdy uważają za dopust boży i najchętniej poza podstawowymi obowiązkami nie robiliby nic. Dla mnie możliwość nauki zawsze znajdowała się bardzo wysoko na liście priorytetów.

Dlatego kiedy po kilku latach pracy w jednej firmie czułam, że muszę pójść swoją drogą, zaczynałam szukać rozwiązania. W 2017 roku bardzo długo zastanawiałam się nad tym, czy powinnam po raz kolejny zmienić firmę, czy może… pójść w zupełnie innym kierunku. Marzyła mi się praca na swoim. Jednak już raz to marzenie okazało się pułapką, a ja musiałam zamknąć firmę. Podjęcie decyzji i ponownego ryzyka nie było proste, ale czułam się na nie gotowa. Zwłaszcza, kiedy po raz pierwszy przeczytałam o zawodzie wirtualnej asystentki.

Kim jest wirtualna asystentka?

Większość przedsiębiorców wciąż jeszcze nie do końca wie, o kim mówię, kiedy zadaję im to pytanie… Szukają odpowiednich słów, ale bardzo często nie mają pojęcia, czym wirtualna asystentka może się zajmować. Nie wyobrażają sobie, nie mieć jej w biurze, nie móc poprosić o skserowanie dokumentu czy sporządzenie notatki do umowy.

Tymczasem wirtualna asystentka nie jest sekretarką. To nie jest osoba, która będzie parzyć kawę, czy obsługiwać spotkania biznesowe. Może ewentualnie zlecić zakupy online i dopilnować, by ta kawa (wraz z ekspresem) została dostarczona do biura klienta.

Możesz zapytać w takim razie: Co robi wirtualna asystentka?

Wirtualne asystentki to osoby, które wspierają przedsiębiorców w prowadzeniu firmy. Może to być firma stacjonarna, lecz znacznie częściej wirtualna asystentka wspomaga klientów w działaniach w sieci.

Zadania wirtualnych asystentek możemy podzielić na kilka kategorii.

Po pierwsze, wirtualne asystentki mogą wspierać działania administracyjne firmy. Obsługiwać skrzynki mailowe, tworzyć oferty, dbać o obsługę klientów, zarządzać kalendarzem klienta, czy jego wyjazdami służbowymi. Jak widzisz, są to zadania, które z powodzeniem powierzyłbyś asystentce stacjonarnej. Jednak zatrudnienie osoby pracującej zdalnie, wiąże się z dodatkowymi korzyściami dla Twojego biznesu. Dlaczego warto zatrudnić wirtualną asystentkę? O tym pisałam w artykule „Jak oszczędzić, zatrudniając wirtualną asystentkę”. W innym wpisie znajdziesz też informację, dlaczego nie warto oszczędzać na zatrudnieniu wirtualnej asystentki ;). Polecam Ci serdecznie oba – nie wykluczają się!

Po drugie, możesz zatrudnić wirtualną asystentkę, która jest specjalistką w określonej dziedzinie. Może to być wirtualna asystentka – social media ninja, czyli osoba, która ma w małym palcu obsługę mediów społecznościowych i wesprze Cię w prowadzeniu profili na Facebooku, Instagramie, LinkedInie, czy Twitterze. Usługi wirtualnej asystentki w tym zakresie są bardzo szerokie. Od prostego tworzenia grafik, czy wpisów do mediów społecznościowych, poprzez tworzenie harmonogramów treści zgodnych z Twoimi planami marketingowymi, aż po odpowiadanie na komentarze, zarządzanie grupą, tworzenie i ustawianie reklam. Jeśli chcesz wiedzieć, jakie usługi jeszcze oferuje wirtualna asystentka w tym zakresie, pobierz Listę 50 zadań, które może dla Ciebie wykonać wirtualna asystentka.

Po trzecie, jeśli szukasz osoby, która świetnie pisze, a niekoniecznie chcesz zlecić pisanie treści copywriterowi, możesz pomyśleć o zatrudnieniu wirtualnej asystentki o specjalizacji copywriting. Taka osoba nie tylko świetnie operuje słowem, ale też jest w stanie wesprzeć Cię przy innych zadaniach, jeśli tego potrzebujesz.

Praca wirtualnej asystentki bardzo często wymaga wielu kompetencji, dlatego nie zdziw się, jeśli na stronie z ofertą znajdziesz całkiem spory zakres usług. Najczęściej jednak 1-2 dziedziny są tzw. specjalizacją. Dlatego warto dobrze zastanowić się, kogo najbardziej aktualnie potrzebujesz lub zatrudnić kilka wirtualnych asystentek (albo agencję).

Praca wirtualnej asystentki przypomina też czasem pracę wielofunkcyjnego robota. W najlepszym tego słowa znaczeniu. Przyznaj, że lepiej jest mieć w domu urządzenie typu Termomix, za pomocą którego w dwadzieścia minut wyczarujesz kulinarne arcydzieło, niż dziesiątki kuchennych narzędzi, jedno bardziej toporne od drugiego.

Kiedy warto zatrudnić wirtualną asystentkę?

Część przedsiębiorców zastanawia się, kiedy przychodzi ten moment, że warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Zastanawiają się, czy stać ich na takie usługi, jak wygląda współpraca z wirtualną asystentką itp.

Klientom, którzy przychodzą na konsultacje biznesowe Pretty Well Done, zastanawiając się, czy już nadszedł czas na zatrudnienie wirtualnego wsparcia, zazwyczaj mogę dać jedną radę. Nie czekaj, aż już nie będziesz mieć żadnych mocy przerobowych i będziesz zbyt zajęty, by załadować te taczki, które pchasz przed sobą.

O zatrudnieniu wirtualnej asystentki warto pomyśleć znacznie wcześniej. W momencie, kiedy Twoja firma zaczyna przynosić dochody, a Ty czujesz, że jeszcze mógłbyś trochę podziałać sam, ale w sumie chętnie zająłbyś się tą bardziej atrakcyjną stroną biznesu – to jest czas na zatrudnienie wirtualnej asystentki.

Wirtualna asystentka nie tylko wesprze Cię w codziennych działaniach, odciążając Cię w tym, co robisz. Jej praca da Ci przestrzeń na działania kreatywne, działania pozwalające rozwinąć i skalować Twoją firmę, wznieść ją na wyższy level i zautomatyzować pewne czynności. Jestem pewna, że po miesiącu pracy z dobrą wirtualną asystentką zrobisz wszystko, by zatrzymać ją przy sobie jak najdłużej.

Gdzie szukać i jak zatrudnić wirtualną asystentkę?

W tym miejscu mogłabym odesłać Cię na różnego rodzaju grupy, zrzeszające wirtualne asystentki. Myślę jednak, że jeśli na poważnie zastanawiasz się nad zatrudnieniem wirtualnego wsparcia, warto skorzystać z bardziej dopasowanej usługi. Zapraszam Cię na bezpłatną, niezobowiązującą 15-minutową konsultację, podczas której porozmawiamy o możliwościach i korzyściach, jakie może przynieść Twojej firmie zatrudnienie wirtualnej asystentki. Jestem pewna, że skorzystasz na tym bardziej, niż na wielogodzinnym wertowaniu Internetu.

Jak zacząć współpracę z wirtualną asystentką?

Pierwszym krokiem, jaki powinieneś uczynić, to określenie tego, dlaczego potrzebne Ci jest wirtualne wsparcie. Zastanów się, jakie zadania masz do zlecenia. Co możesz oddelegować swojej wirtualnej asystentce. Proces rekrutacji swojej prawej ręki opisałam bardzo dokładnie w mojej drugiej książce „Don’t stop me now, czyli zrobiłam biznes i co dalej?”.

Dowiesz się z niej po pierwsze, jak określić swoje potrzeby i jakiego rodzaju wsparcia potrzebujesz. Książka przeprowadzi Cię przez proces rekrutacji wirtualnej asystentki, rozmów kwalifikacyjnych, zadań próbnych oraz wymagań, jakie możesz stawiać przed swoją prawą ręką. Dowiesz się, jak powinna wyglądać umowa o współpracy, jak kontrolować czas pracy wirtualnej asystentki oraz jak się z nią rozliczać.

Zanim jednak przejdziesz do książki polecam Ci dwa wpisy blogowe:

1. Jak zatrudnić wirtualną asystentkę krok po kroku.
2. Oraz Jak nauczyć się delegować zadania.

Ile zarabia wirtualna asystentka?

W poprzednim akapicie poruszyłam temat zarobków wirtualnych asystentek. Wielu przedsiębiorców nie wie, z jakim wydatkiem powinni się liczyć. I choć spora grupa wirtualnych asystentek ma na swojej stronie oficjalne cenniki, temat ten budzi wiele kontrowersji. Rozliczać się zadaniowo czy godzinowo? Jak kontrolować pracę wirtualnej asystentki? Skąd mam wiedzieć, że moja asystentka nie naciąga mnie na minuty? Jest to tak naprawdę temat rzeka, który poruszyłam już kilka razy w moim podcaście „Co we freelansie piszczy?”.

Możesz dowiedzieć się z niego między innymi:

1. Ile zarabia wirtualna asystentka?
2. Ile zarabia wirtualna asystentka jako podwykonawca innej asystentki?
3. Jak oszczędzić na usługach wirtualnej asystentki?
4. Oraz Dlaczego nie warto oszczędzać na usługach wirtualnej asystentki?

Kiedy jest mowa o pieniądzach, serca (i konta) rozgrzewają się do czerwoności. A ponieważ wiem, że ten artykuł może też czytać wiele osób zainteresowanych nie tylko współpracą z wirtualną asystentką, ale też chcących rozpocząć pracę w tym zawodzie, podpowiem jeszcze:

Jak zacząć pracę jako wirtualna asystentka?

Aby wystartować w zawodzie wirtualnej asystentki, zacząć zdobywać zlecenia i mieć firmę, która przynosi stabilne dochody, musisz pomyśleć o fundamentach. Pomyśl o swojej działalności, jak o budowie domu. Nie postawisz go przecież na byle jakim piasku, nie zaczniesz od razu stawiać ścian i nie przykryjesz go na chybcika jakimśtam dachem, byle tylko mieć gdzie mieszkać. Taki dom rozleci się przy pierwszym podmuchu wiatru. No dobra, przy drugim. Jak zostać wirtualną asystentką?

Zarówno budowę domu, jak i pracę jako Wirtualna Asystentka trzeba zacząć od… zbudowania fundamentów. Fundamentami Twojej działalności jako wirtualna asystentka będą:

1. Solidny research.
2. Zbudowanie puchatej i mięciutkiej poduszki finansowej.
3. Oraz przeprowadznie analizy kosztów.

To początek. Musisz poznać swoje zasoby. Wiedzieć, gdzie szukać klientów oraz jak ich zdobywać. Dopiero jak zbudujesz tę bazę, możesz pójść o krok dalej, o czym opowiem w jednym z kolejnych wpisów.

Jeśli natomiast chcesz wiedzieć więcej już, polecam Ci książkę „Rzuciłam pracę i co dalej”. Jej fragmentu możesz posłuchać tutaj.

Podsumowując ten artykuł, dowiedziałeś się z niego:

1. Kim jest wirtualna asystentka?
2. Czym się zajmuje wirtualna asystentka?
3. Gdzie szukać wirtualnej asystentki?
4. Na jaki rodzaj wsparcia możesz liczyć?
5. Oraz ile zarabia wirtualna asystentka.

Śledząc media społecznościowe, czytając artykuły blogowe, czy słuchając podcastów mogłeś natrafić również na takie pojęcia jak:

– Wirtualny Office Manager

– Wirtualny Business Online Manager

– Wirtualny Project Manager.

Czym praca tych osób różni się od pracy wirtualnej asystentki? W dużej mierze rodzajem zlecanych zadań, ale przede wszystkim poziomem kompetencji i odpowiedzialności.

Wirtualnej asystentce zlecasz zdania, które ona wykonuje. To Ty decydujesz o tym, czy są one wykonane dobrze. To Ty je sprawdzasz i to na Tobie spoczywa końcowa odpowiedzialność za jakość wykonanych zadań. Oczywiście możesz wymagać poprawek, prosić o ponowne stworzenie grafik, czy udoskonalenie tekstu, ale to jednak ciągle Ty ponosisz końcową odpowiedzialność.

Jeśli natomiast chcesz oddelegować zadania wraz z odpowiedzialnością za jakość ich wykonania, szukasz osoby, która nie tylko będzie wykonywać Twoje polecenia, ale będzie samodzielnym trybikiem w maszynie Twojej firmy, zastanów się nad zatrudnieniem Wirtualnego Office Managera, Wirtualnego Business Managera czy Wirtualnego Project Managera. Czym kompetencje tych osób różnią się od siebie, jakie zadania wykonują i czego możesz od nich wymagać, opiszę w kolejnych artykułach.

---

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na InstagraZawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina