Czy przyszło Ci kiedyś do głowy, by zatrudnić wirtualną asystentkę? Być może rozważasz ten temat już od jakiegoś czasu. Być może nawet się za jakąś rozglądasz. Z doświadczenia wiem jednak, że jest spora grupa przedsiębiorców, którzy nie mają pojęcia, czego mogliby od wirtualnej asystentki oczekiwać. Serio. Przez ostatnie kilka lat nie tylko działam w tej branży, ale też szkolę, przeprowadzam rozmowy, wspieram przedsiębiorców w znalezieniu tej najlepiej do nich dopasowanej prawej ręki. Dziś podpowiem Ci, o jakich 3 rzeczach warto pomyśleć, zanim zatrudnisz wirtualne wsparcie. Zapraszam serdecznie.
Wolisz słuchać niż czytać? Zapraszam!
Przez ostatnie 5 lat przeprowadziłam dziesiątki, jak nie setki rozmów z przedsiębiorcami, którzy myśleli o zatrudnieniu wirtualnej asystentki. Rozmawiałam z właścicielami i właścicielkami jednoosobowych działalności, mniejszych i większych firm, a także z osobami, które… jeszcze pracowały na etacie. Tak, tak… i już myślały o zatrudnieniu podwykonawców. Poziom ich wiedzy o wirtualnej asyście był przeróżny. Jedni słyszeli, że taki zawód istnieje, inni już wcześniej współpracowali z WA, jeszcze inni nie mieli pojęcia, ale znajomi przedsiębiorcy powiedzieli im, że warto…
To co, na pewno warto, to przygotować się do takiej wstępnej rozmowy. W końcu zanim podejmiesz z kimś współpracę, warto go nieco poznać. Niby jako przedsiębiorca jesteś na uprzywilejowanej pozycji, bo to wirtualna asystentka przedstawia Ci swoją ofertę, ale możesz być pewien, że Ciebie również nie ominą pytania. Rozmowa z wirtualną asystentką to nie jest typowa rozmowa rekrutacyjna. Rozmawiasz z przedsiębiorcą równym sobie. Kimś, kto też prowadzi firmę. I docelowo ma pomóc Tobie w prowadzeniu własnej.
Co zatem powinieneś wiedzieć? Jak przygotować się do takiej rozmowy? O co pytać? Dziś powiem Ci o trzech najważniejszych rzeczach, o których nie można zapomnieć. Jest ich oczywiście znacznie więcej – jeśli chcesz poznać cały proces rekrutacyjny, polecam Ci moją książkę „Zrobiłam biznes i co dalej”. Opisuję w nim krok po kroku, jak zatrudnić wirtualną asystentkę, której za 2 miesiące nie będziesz chciał zastąpić nową 😉
Tymczasem przechodzimy do szczegółów.
CO TAK NAPRAWDĘ CHCESZ ODDELEGOWAĆ?
Nie ma nic gorszego niż przedsiębiorca, który nie ma pojęcia, do czego mu w ogóle potrzebne wsparcie. Tak, są tacy. Przychodzą i mówią: To pani ma mi powiedzieć, do czego mogę pani potrzebować. Hmm… To tak, jakbyś poszedł do salonu samochodowego i powiedział: Chcę auto.
Jakie auto?
Duże?
Małe?
Rodzinne?
Terenowe?
Sportowe cabrio?
A może limuzynę?
Jak będziesz go używał i do czego tak naprawdę jest Ci potrzebne?
Zanim więc umówisz się na wstępną rozmowę z potencjalną prawą ręką, zadaj sobie pytanie, jakie zadania chcesz oddelegować. I nie, nie musisz znać całej oferty świata wszystkich wirtualnych asystentek. Ale na pewno wiesz, jakie zadania w Twojej własnej firmie niekoniecznie muszą być wykonywane przez Ciebie, prawda? A jeśli potrzebujesz podpowiedzi, polecam Ci artykuł o tym, jak wirtualna asystentka wspiera przedsiębiorców.
Przeczytaj go, a następnie postępuj zgodnie z tym schematem:
- Zrób listę zadań, którymi się zajmujesz.
- Wykreśl te, do których Twoja osoba jest niezbędna.
- Zobacz, jakie zostały zadania. Prawda, że spokojnie możesz powierzyć je komuś innemu?
Idąc na spotkanie z taką listą w ręku, masz już punkt zaczepienia. Teraz pozostaje tylko zweryfikować, czy osoba, z którą się umówiłeś/-aś potrafi te zadania wykonać. Warto jednak pamiętać o jeszcze jednej rzeczy:
WIRTUALNA ASYSTENTKA TO NIE MASZYNA DO WSZYSTKIEGO
W tym miejscu jednak chciałabym przestrzec Cię przed bardzo częstym błędem, jaki popełniają przedsiębiorcy. Wirtualna asystentka nie jest maszyną do wszystkiego, pisałam o tym w artykule „Jaka jest różnica między wirtualną asystentką a Thermomixem”. Owszem, ma bardzo często szerokie umiejętności (i znajomości), ale jeśli przyszło Ci do głowy, że zatrudniając ją, pominiesz zatrudnianie innych specjalistów – może się okazać, że bardzo się rozczarujesz.
Wirtualna asystentka to specjalista. Od ogarniania chaosu i robienia porządków w Twojej firmie. Dzięki niej zadania są wykonywane szybciej, masz poczucie, że ktoś czuwa nad tym, co się w Twojej firmie dzieje i koordynuje pracę innych specjalistów.
Celowo podkreślam fakt, że nawet korzystając ze wsparcia WA, będziesz potrzebować prawdopodobnie innych ekspertów. Grafików, copywriterów, osoby tworzące strony internetowe. Dlaczego? Ponieważ wirtualna asystentka nie musi znać się na wszystkim. Musi natomiast wiedzieć, gdzie znaleźć specjalistów, którzy będą wykonywać dla Ciebie dalsze zadania.
Mówię o tym, ponieważ nader często spotykam się z opinią, że WA powinna być człowiekiem do wszystkiego. Nie. Powinna wiedzieć, jak pomóc. A czy zrobi to osobiście, czy podpowie Ci, kogo zatrudnić… stawiałabym na to drugie.
JAKI MASZ BUDŻET?
Skoro już mamy podstawy, czas na konkret.
Trzecia rzecz, o której powinieneś pomyśleć, zanim przystąpisz do rozmów z wirtualną asystentką, to budżet, jakim dysponujesz. Ile pieniędzy możesz miesięcznie przeznaczyć na współpracę z wirtualną asystentką? Nawet jeśli nie wiesz, czy będzie się ona z Tobą rozliczać godzinowo czy zadaniowo oraz ile kosztuje jej godzina pracy, oszacuj, ile maksymalnie jesteś w stanie zapłacić za wsparcie. Na start.
Dzięki temu osoba, z którą będziesz rozmawiać, będzie mogła podpowiedzieć Ci, co w takim budżecie możecie zdziałać.
Pamiętaj też, że dzięki wsparciu WA zyskasz czas na działania strategiczne dla Twojej firmy. I będziesz mógł pozyskać nowego klienta lub stworzyć nowy produkt. Ta inwestycja na pewno się opłaci. Mówi się wręcz, że pierwszą osobę powinno się zatrudnić do zespołu w momencie, gdy jeszcze nie jesteś na to gotowy.
I w sekrecie podpowiem Ci, że na wsparciu wirtualnej asystentki możesz naprawdę wiele oszczędzić. Czasu, stresu, energii, rozmów z osobami, z którymi wcale nie masz ochoty rozmawiać. Dodam też na drugie ucho, że tak do końca oszczędzać się nie opłaca.
PODSUMOWANIE
Przedstawiłam Ci 3 główne rzeczy, które warto wiedzieć, przygotowując się do rozmowy z kandydatką na Twoją prawą rękę. Jest ich oczywiście więcej. Pisałam o nich nie tylko w książce „Zrobiłam biznes i co dalej”, ale też podpowiadałam w bezpłatnym e-booku „6 rzeczy, które powinieneś wiedzieć, zanim zatrudnisz wirtualną asystentkę”. Polecam Ci obie te pozycje serdecznie.
A jeśli nadal masz wątpliwości, nie wiesz, jak przeprowadzić rekrutację, potrzebujesz wsparcia w tym procesie, możemy o tym porozmawiać podczas konsultacji.
Życzę Ci dobrych wyborów!
Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię freelance, zamiana etatu na własną działalność, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:
Odwiedź moją stronę www.karolinabrzuchalska.pl.
Polub mój fanpage na FB.
Obserwuj mój profil na Instagramie.
I na LinkedIn.
Bardzo polecam Ci też moje podcasty: Co we freelansie piszczy, Jak dobrze zacząć oraz Freelance bez cenzury.
Jeśli masz jakieś pytania, zawsze możesz też do mnie napisać >> KLIKAJĄC TUTAJ
Karolina
