3 KROKI DO SKUTECZNEGO DELEGOWANIA ZADAŃ

Delegowanie zadań to często jedna z trudniejszych czynności, której trzeba się nauczyć, jeśli chcesz pracować z Wirtualną Asystentką. Tak naprawdę ta umiejętność przyda się w pracy z każdym podwykonawcą. Skuteczne delegowanie zadań to jedna z gałęzi sukcesu we współpracy. Jak to zrobić, by się nie narobić, a mieć oczekiwane efekty? 😉 Musisz pamiętać o trzech bardzo ważnych rzeczach.

Jeżeli wolisz słuchać niż czytać, odcinek znajdziesz tutaj:

Wyobraź sobie, że zatrudniasz grafika, by stworzył logo Twojej firmy. Nie masz jednak czasu na wypełnienie przesłanego Ci briefu i kwitujesz zlecenie krótkim Zrób tak, by było dobrze. Ale czy wytłumaczyłeś, co to znaczy dobrze? Ok, być może widziałeś wcześniejsze prace tej osoby, znasz jej styl i wiesz, czego mniej więcej możesz się spodziewać. Nie dając jej jednak żadnych wytycznych, tak naprawdę jesteś z góry skazany na porażkę. A już na pewno na to, że tak czy inaczej będziesz musiał odpowiedzieć na szereg pytań. W efekcie stracisz czas, nerwy i być może wcale nie dostaniesz tego, czego się spodziewałeś. Jak uniknąć takiej sytuacji?

Delegowanie zadań czy zlecanie?

delegowanie zadań

W jednym z moich wcześniejszych tekstów na blogu napisałam, że skutecznego delegowania można się nauczyć. I jest to w 100% prawda, choć czasem wymaga to większego nakładu pracy 😉 Przede wszystkim musimy odróżnić delegowanie zadań od jego zlecania.

Zlecając zadanie wirtualnej asystentce nie przekazujesz jej praktycznie żadnej odpowiedzialności. Otrzymuje ona od Ciebie proste zadania typu przepisanie wizytówek, wypełnienie tabeli w Excelu, czy napisanie maila. Nie wymaga to również przekazania jej żadnych haseł, uprawnień, czy dostępów. Czysta robota 😉 Określasz, co ma być napisane w mailu, dostajesz gotowy tekst i Ty decydujesz, co z nim zrobisz dalej.

Delegowanie zadań wiąże się z przekazaniem nie tylko konkretnego obszaru Twoich działań, ale też nadania uprawnień, a co za tym idzie przekazania odpowiedzialności za wykonane zadanie drugiej osobie. Twoja asystentka nie ma już do napisania tylko maila. Ona obsługuje całą pocztę Twojej firmy. Odpowiada na maile, decyduje, co ma napisać, bierze odpowiedzialność za każde napisane słowo. Ma również dostęp do Twojej skrzynki mailowej, a bardzo często do wielu innych miejsc, które pozwalają jej szybko i efektywnie sprawdzić, czy faktura została zapłacona, towar wysłany, zlecenie zrealizowane. W tym wypadku Twoje zaangażowanie w jej pracę ogranicza się do przekazania danego zakresu oraz sprawdzenia efektów raz na jakiś czas.

I tu dochodzimy do punktu najważniejszego: jak przekazać zakres zadań skutecznie, by nie musieć angażować się non stop w zadania wykonywanie przez Twoich współpracowników.

Wirtualna asystentka/zleceniobiorca nie wie, co siedzi Ci w głowie

skuteczne delegowanie zadań wirtualnej asystentce

Pierwszą i najważniejszą rzeczą jest jasne określenie swoich oczekiwań. Im więcej szczegółów podasz, im dokładniejszy będzie opis i wskazówki, tym większa szansa na powodzenie. Na tym etapie polecam bardzo rozmowę z osobą, której delegujesz zadania. Bardzo ciężko jest przekazać wszystkie szczegóły drogą mailową, czy poprzez suche komunikaty w programie takim jak np. Trello.

Podczas rozmowy masz okazję nie tylko opowiedzieć szczegółowo, co siedzi Ci w głowie, jakie są Twoje wizje, jak wyobrażasz sobie, że zadanie zostanie wykonane, ale również odpowiedzieć na szereg – być może – pojawiających się pytań.

Jeśli nie masz możliwości przeprowadzenia takiej rozmowy przez telefon, Skype czy w dowolnym innym programie do komunikacji online (jak np. Hangout, Messenger, Zoom itp.), przekaż jak najbardziej szczegółową instrukcję. Czego potrzebujesz, czego oczekujesz, jak to wykonać. Bardzo dobrze sprawdzą się tutaj krótkie tutoriale, nagrania ekranu, czy chociażby przedstawienie przykładów prac, które Ci się podobają (lub nawet tych, które absolutnie nie przypadły Ci do gustu). To, w jaki sposób będziesz przekazywać te informacje, zależy od ich rodzaju i zakresu. Grafikowi lepiej jest podesłać przykłady prac, podczas gdy przekazanie zakresu zadań Wirtualnej Asystentce może wymagać nagrania krótkiego tutorialu.

Czy dobrze się zrozumieliśmy?

Kiedy już przekazałeś Twoim zdaniem wszystkie niezbędne informacje i jesteś pewien, że nie masz nic więcej do dodania, musisz upewnić się, że zostałeś dobrze zrozumiany. W tym wypadku nie wystarczy zapytać zleceniobiorcy, czy zrozumiał Twoje zlecenie. Dobrą praktyką jest poproszenie go o przedstawienie podsumowania zadania. W ten sposób otrzymujesz jasną informację, co zostało zrozumiane i o jakie dane powinieneś jeszcze uzupełnić swoje zlecenie.

Większość Wirtualnych Asystentek po każdej rozmowie sporządza notatkę, w której jeszcze raz spisuje ustalenia z klientem, kluczowe punkty, a także określa czas na wykonanie zadania oraz sposób raportowania. Ten ostatni punkt jest również bardzo ważny, ponieważ pozwala sprawdzić, co rzeczywiście zostało wykonane, co nie i dlaczego.

Mów do mnie jeszcze…

komunikacja z wirtualną asystentką

Niezależnie od tego, jaki sposób będziesz się kontaktować z osobą, której oddelegowujesz zadanie, pamiętaj o tym, że podstawą dobrego zrozumienia zawsze jest komunikacja. Nie złość się na asystentkę, gdy zadaje pytania (czasem dużo pytań) – robi to po to, by wykonać dla Ciebie zadanie jak najlepiej. Jeśli sam nie podałeś jej wystarczającej ilości szczegółów, musi o nie dopytać.

Skuteczna komunikacja jest w stanie wyeliminować większość problemów związanych z delegowaniem zadań. Zadawanie pytań, określanie swoich oczekiwań, sprawdzanie w trakcie wykonywania zadania, czy wszystko idzie jak należy i czy nie trzeba czegoś doprecyzować – jeśli wszystkie te elementy zostaną spełnione, szansa na realizację zadania zgodnie z Twoimi oczekiwaniami jest bardzo duża.

Jeśli natomiast nie chcesz, by Twoja asystentka zawracała Ci głowę non stop, zadbaj o określenie z góry kanałów i rodzaju komunikacji. Określ też, w jakim terminie odpowiadasz na zadawane pytania – dzięki temu unikniesz bombardowania we wszystkich możliwych kanałach. Możecie np. ustalić, że wszelkie zadania przekazujecie sobie w Trello, tam też raportujecie, a gdyby sytuacja była pilna, wystarczy zadzwonić. Ważne: odpowiedzi od Ciebie można się spodziewać np. w przeciągu 2 dni.

Podsumowując, podstawą skutecznego delegowania zadań jest zawsze komunikacja. Trzy kroki, które musisz wykonać, delegując zadanie, to precyzyjnie określić jego zakres, sprawdzić, czy zostałeś dobrze zrozumiany, dać przestrzeń na zadawanie pytań i doprecyzowanie. O kolejnych elementach (kontraktowaniu, krokach milowych i rozliczaniu) opowiem Ci już niebawem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *