NARZĘDZIA PRACY WIRTUALNEJ ASYSTENTKI

Każdy zawód ma swoją specyfikę: język, cechy charakterystyczne oraz narzędzia, których używa. W pracy zdalnej większość czynności wykonywanych jest przy pomocy komputera, programów i aplikacji niezbędnych do właściwej realizacji zadania. Jest ich naprawdę mnóstwo! Tak wiele, że może aż rozboleć głowa, kiedy ktoś rzuca przy nas nazwami. Ja w swojej codziennej pracy wykorzystuję kilka / kilkanaście różnych – w zależności od zlecenia. Mam jednak niezmienną bazę, której używam codziennie. To 5 narzędzi i aplikacji, bez których absolutnie nie wyobrażam sobie funkcjonowania.

Każda osoba pracująca zdalnie, samodzielnie wybiera sobie programy, aplikacje, narzędzia, przy pomocy których realizuje zadania. Zazwyczaj nie ma ich narzuconych z góry, chyba że klient używa na przykład jakiegoś oprogramowania od lat i zadaniem Wirtualnej Asystentki jest wdrożyć się i wykorzystywać ten właśnie program. Osobiście, jeśli tylko mam taką możliwość, rekomenduję narzędzia, które znam i które moim zdaniem sprawdzają się najlepiej (lub są najłatwiejsze do nauczenia się).

Narzędzia pracy Wirtualnej Asystentki – bez czego nie potrafię się obejść w mojej codziennej pracy?

Na pewno bez kubka kawy lub mocnej yerby – ale choć pomagają mi one w wykonywaniu zadań, nie będę rekomendować ich nikomu jako absolutny must have 😉 Każdy zazwyczaj sam wie najlepiej, co mu służy, prawda?

Pierwszym narzędziem, bez którego absolutnie nie wyobrażam sobie przystąpienia do wykonywania zadań, jest planner (i notes jednocześnie). To trochę śmieszne, że osoba pracująca w 100% online używa tak archaicznego narzędzia, ale ma ono jedną wielką zaletę – jest całkowicie dopasowane do moich potrzeb.

Na co dzień korzystam z trzech notesów/plannerów

Jeden jest moją bazą, w której planuję zadania na następny dzień i zapisuję ważne informacje czy terminy. Wykorzystuję w tym celu najzwyklejszy zeszyt w kropki, ponieważ mogę go dopasować do swojego sposobu notowania. Nie tworzę wymyślnych rubryczek czy tabelek. Jestem absolutną fanką checklist i głównie te znajdują się w moim plannerze. Wszystkie zadania są oznaczone odpowiednim kolorem w zależności od priorytetu i statusu ich realizacji.

Oprócz plannera w ruch idzie najczęściej zwykły papierowy kalendarz (używany równolegle z kalendarzem elektronicznym) oraz notes, w którym zapisuję bieżące ustalenia z klientami, pomysły czy myśli, które nagle wpadają mi do głowy. Chociaż te ostatnie najczęściej lądują na elektrostatycznych karteczkach, którymi oklejone jest potem całe moje biurko i jego okolice.

Na plannerze świat się nie kończy!

I w tym miejscu kończy się moja analogowość (no może z wyjątkiem aparatu fotograficznego – mam również taki na zwykłą rolkę filmu 😉 ). Kolejne narzędzia, programy czy aplikacje, które wykorzystuję w codziennej pracy, są już w 100% cyfrowe.

Za absolutną podstawę, bez której zwyczajnie nie da się pracować zdalnie, uważam laptop i dobre łącze internetowe. Niby oczywiste, prawda? Jednak swój sprzęt wybierałam, uwzględniając kilka niezbędnych parametrów.

Przede wszystkim używam 13” laptopa, a nie komputera stacjonarnego. Celowo wybrałam tak mały sprzęt, by był lekki i bym mogła zabrać go ze sobą absolutnie wszędzie. Jak bardzo się uprę, zmieszczę go nawet do torebki. Do laptopa mam na co dzień podpięty duży monitor – wygoda użytkowania bardzo wzrasta.

Jakie cechy były dla mnie istotne przy wyborze tego narzędzia?

Przede wszystkim jego wydajność, prędkość i długość pracy na baterii. Bardzo często pracuję w różnych warunkach i nie zawsze mam możliwość podpięcia się do prądu, dlatego kilka godzin pracy bez konieczności wożenia ze sobą wszędzie ładowarki zdecydowanie poprawia mój komfort. Dodatkowymi funkcjami, które w zasadzie są zbędne, ale przy których się uparłam (jak to ja), był dotykowy ekran i tzw. flip, czyli możliwość zmiany laptopa w tablet. Absolutny bajer, ale wbrew pozorom często z niego korzystam ;).

Nie samym sprzętem człowiek żyje

Czas na programy i aplikacje, wykorzystywane w codziennej pracy. Po odpaleniu komputera mam w przeglądarce włączone 3 programy, których używam stale. Są to arkusze Googla – mimo iż korzystam z pakietu Office, wykorzystuję je w codziennej pracy równie często, aplikacja do mierzenia i raportowania czasu pracy (korzystam z Toggla) oraz program do zarządzania projektami (u mnie Trello).

Jest to moja podstawa, bez której nie wyobrażam sobie codziennej pracy. Dodatkowo wszystkie te programy mam zainstalowane również w postaci aplikacji w telefonie, by móc skorzystać z nich w każdej chwili niezależnie od tego, czy siedzę przy komputerze, czy też nie. Przy okazji, czy wspominałam o tym, że przy wyborze telefonu również kierowałam się podobnymi kryteriami, co przy wyborze laptopa? Jest to mój „zastępczy laptop” 😉 Pomijając fakt, że akurat ten model wybrałam spośród trzech innych ze względu na obiektywy Leici, w które jest wyposażony.

Ile narzędzi powinna znać Wirtualna Asystentka?

pretty well done jak zbudować markę osobistą

Pokazałam Ci 5 narzędzi, którymi posługuję się w swojej pracy na co dzień. Oczywiście można wybrać ich „zamienniki” – zamiast Trello skorzystać z Asany czy Bitrix24, zamiast Toggla używać Timeneye czy Hubstafa. Chodzi o funkcje, które pełnią te programy. Do tej listy dodałabym jeszcze program do tworzenia prostych grafik. Ja korzystam z Canvy i Photoshopa jednocześnie, jednak również tutaj masz pełną swobodę wyboru, ponieważ programów do przygotowywania grafik jest całe mnóstwo.

Jako Wirtualny Office czy Project Manager wykorzystuję w swojej pracy również wiele innych aplikacji, a każdego miesiąca staram się poznać przynajmniej jeden program, by poszerzyć swoją wiedzę i umiejętności. Są to programy do mailingu, zarządzania projektami, wspomagające prace copywriterskie, czy działania na Instagramie. Ciągle szukam idealnego narzędzia do programowania treści w mediach społecznościowych – przetestowałam już kilka i niestety w każdym mi czegoś brakuje.

Czy musisz znać te wszystkie programy?

Osobie, która dopiero zaczyna wdrażać się w pracę zdalną, może się wydawać, że nigdy nie ogarnie obsługi tych wszystkich programów. Jednak prawda jest taka, że spora część z nich działa na podobnych zasadach. Przykładowo aplikacje do wysyłki mailingu różnią się od siebie wyglądem, rozszerzonymi funkcjami, jednak podstawa tworzenia kampanii czy budowania list jest bardzo podobna. Jeśli poznasz jeden, istnieje duże prawdopodobieństwo, że szybko nauczysz się kolejnego. A potem następnego. Dlatego jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z takimi aplikacjami, poznaj dobrze jedno z nich, a potem weź się za następne.

Jeśli chciałabyś wiedzieć, z jakich narzędzi warto korzystać, listę tych najpopularniejszych możesz otrzymać, zapisując się do mojego newslettera. Polecam jednak stale ją rozbudowywać, ponieważ technika idzie naprzód i z dużym prawdopodobieństwem będziesz trafiać na coraz lepsze i coraz ciekawsze rozwiązania.

—

NARZĘDZIA PRACY WIRTUALNEJ ASYSTENTKI