ZANIM ZACZNIESZ PRACĘ Z WIRTUALNĄ ASYSTENTKĄ

Decyzja o zatrudnieniu kolejnej osoby w firmie lub podjęcia współpracy z osobą, mającą wspierać działalność firmy, jest zazwyczaj krokiem milowym. To znak, że Twoja działalność się rozwija, a Ty idziesz do przodu – gratulacje! Jeśli wybrałeś współpracę z asystentką wirtualną, zobacz, jakie pytania warto zadać podczas pierwszej rozmowy.

Przedsiębiorcy, którzy nigdy dotąd nie zatrudniali pracownika zdalnego, często mają obawy przed taką współpracą. W ich głowie rodzi się wiele pytań, a nawet wątpliwości. Nie tylko o to, jak taka współpraca z Wirtualną Asystentką wygląda, ale też jak się rozliczać, jak nie utracić kontroli, jak sprawdzić, czy zadanie zostało wykonane właściwie.

Podejmując współpracę z klientem, na początek zapraszam go na rozmowę telefoniczną lub via Skype / Zoom. Ustalamy wówczas, jaki będzie zakres współpracy i jej zasady. Jest to jednocześnie okazja do zadania pytań. Kim jest Wirtualna Asystentka, co robi, czym się zajmuje. Bardzo często osoby zainteresowane zatrudnieniem Wirtualnej Asystentki lub Wirtualnego Office Managera umawiają się ze mną na darmową półgodzinną konsultację, by poznać tę formę współpracy. Zobacz, jakie pytania warto zadać, by wykorzystać ten czas jak najlepiej.

Co musisz wiedzieć, zanim zaczniesz pracę z Wirtualną Asystentką

Pierwszą rzeczą jest określenie, kogo tak naprawdę potrzebujesz. Czy wystarczy Ci zatrudnienie Wirtualnej Asystentki, czy może raczej potrzebujesz Wirtualnego Office Managera lub nawet… Wirtualnego Project Managera. Nie martw się, jeśli sam jeszcze tego nie wiesz. Doświadczona Wirtualna Asystentka wytłumaczy Ci, na czym polegają różnice oraz pomoże wybrać. Co więcej – przynajmniej u mnie – jest możliwość zmiany formy współpracy w późniejszym terminie.

Teraz kiedy już wiesz, kogo szukasz, powiem Ci, jakie pytania warto zadać :).

1. Czy pracujesz w konkretnych godzinach i czy jesteś w stanie dopasować się do moich godzin pracy?

To istotny punkt, zwłaszcza jeśli chodzi o zlecanie zadań. Przykładowo ja pracuję najczęściej w godzinach 8-17, ale moi klienci różnie. Nie ma problemu, by klient napisał do mnie maila, SMS-a, czy wiadomość w innym ustalonym kanale komunikacji, jednak zastrzegam, że odpowiedź może otrzymać dopiero następnego dnia. Z Twojego punktu widzenia może być też ważne, czy Twoja przyszła asystentka pracuje w weekendy. Takie ustalenie godzin znacznie ułatwia komunikację podczas współpracy.

W większości przypadków, kiedy zlecasz Wirtualnej Asystentce zadanie, nie ma znaczenia, czy zajmie się w nim w dzień, czy w nocy. Są jednak przedsiębiorcy, którzy świadczą takie usługi, przy których czas pracy asystentki, jej dostępność i elastyczność ma znaczenie – dlatego ta kwestia powinna być ustalona na samym początku.

Dodatkowo warto też uzgodnić, czy asystentka jest gotowa wesprzeć Cię w tzw. sytuacjach awaryjnych, które jak wiadomo, mogą zdarzyć się w każdej działalności.

2. Jak będziemy się komunikować? Jesteś moją osobistą asystentką. Czy mogę do Ciebie zadzwonić o każdej porze dnia i nocy?

Kolejny krok to ustalenie kanałów komunikacji. Dzwonienie o każdej porze dnia i nocy raczej nie wchodzi w grę. Sam pewnie również nie chciałbyś, by Twoi klienci tak robili ;). Dlatego już na samym początku ustal, w jakich godzinach może przebiegać komunikacja oraz jakimi kanałami. Dlaczego? By uniknąć zamieszania związanego z przepływem informacji. Wyobraź sobie, że zlecasz zadanie w Messengerze (gdzie wszystko ginie!), potem dzwonisz coś uzupełnić, na koniec wysyłasz SMS… tak rodzi się chaos!

Ja ze swoimi klientami ustalam najczęściej 2-3 kanały komunikacji. Główne zadania wpisywane są do Trello (programu ułatwiającego zarządzanie) lub przesyłane mailem. Ewentualne uzgodnienia / uzupełnienia robimy poprzez komunikator, a jeśli zachodzi taka potrzeba, dzwonimy do siebie. Staram się też przynajmniej raz na jakiś czas spotkać z klientem na rozmowie przez Skype, jednak w przypadku długich współprac nie zawsze jest to konieczne.

3. Jak będziemy się rozliczać? Czy wystawiasz faktury VAT?

Jako przedsiębiorca zapewne wiesz, że rozliczenia to bardzo istotna kwestia. Większość Wirtualnych Asystentek ma własną działalność i może Ci wystawić fakturę. Jeśli ma to dla Ciebie znaczenie (a najczęściej ma) zapytaj kandydatkę od razu, czy jest ona vatowcem, czy też nie. Może się okazać, że do podanych stawek będziesz musiał doliczyć 23% – warto to wiedzieć przed podjęciem współpracy, prawda? 🙂

Jeśli Twoja potencjalna asystentka nie ma jeszcze działalności, dobrze jest wiedzieć, czy ma takową w planach i jak będziecie się rozliczać za wykonaną pracę. Czy będzie to umowa zlecenie, o dzieło, czy może będzie mogła wystawić Ci fakturę przez portale zewnętrzne takie jak np. Useme.

4. Co jest potrzebne, by rozpocząć współpracę?

To jedno z najczęściej zadawanych przez przedsiębiorcę pytań. Powiem Ci, jak to wygląda, kiedy ja podejmuję współpracę z klientem. Po rozmowie wstępnej wysyłam klientowi podsumowanie najważniejszych ustaleń oraz dodatkowo wzór umowy, zasady współpracy ze mną, arkusz rozliczenia roboczogodzin i listę zadań, które mogę dla niego wykonać. Być może nie wszystkie będzie chciał zlecić od razu, ale warto, by na przyszłość wiedział, że jest taka możliwość.

Gdy zapada decyzja o współpracy, podpisujemy umowę i kontrakt z najważniejszymi puntami oraz ustaleniami (w tym godzinami kontaktu, kanałami komunikacji itp.). Kolejny krok to faktura – z moimi klientami rozliczam się „z góry”. Klient wykupuje ode mnie pakiet godzin do wykorzystania, w ramach którego wykonywane są zadania. Po zaksięgowaniu wpłaty jestem gotowa na podjęcie współpracy, ustalamy pierwsze zadania i działamy. Każdorazowo udostępniam też moim klientom arkusz rozliczenia godzin w Excelu online, by na bieżąco mieli wgląd w to, ile minut zostało im do wykorzystania oraz ile czasu zajmują mi poszczególne zadania.

5. Jakie są Twoje umiejętności i jakie zadania mogę Ci zlecić?

Nie muszę chyba mówić, że to jest wiedza absolutnie podstawowa. Chyba nawet ważniejsza od wszystkich pozostałych kwestii i od niej należałoby zacząć. Szukając Wirtualnej Asystentki, oczekujesz od niej konkretnego wsparcia i takich też umiejętności, prawda? Dlatego tę kwestię trzeba wyjaśnić na samym początku.

Jak sprawdzić, czy te umiejętności są wystarczające do Twoich potrzeb? Ja zazwyczaj w takiej sytuacji oferuję moim potencjalnym klientom współpracę na podstawie tzw. pakietu próbnego, czyli minimalnej liczby godzin, podczas których klient ma szansę ocenić, czy współpraca idzie tak, jak on tego oczekuje.

Podczas pierwszej rozmowy z klientem ustalam też programy, w których będziemy pracować. Jeśli klient nie ma preferencji, proponuję mu rozwiązania sprawdzone przeze mnie.

Właśnie poznałeś listę 5 pytań, które warto zadać Wirtualnej Asystentce przed podjęciem współpracy. Jeśli jednak ta lista nie wyczerpuje Twoich wątpliwości, zawsze możesz skorzystać z opcji, o której wspominałam na samym początku tego wpisu – półgodzinnej darmowej konsultacji, podczas której postaram się rozwiać Twoje wątpliwości.

Czy Twoim zdaniem powinnam ten wpis uzupełnić o jeszcze jakieś pytania?

---

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina