Ile razy słyszałaś o tym, że powinnaś dobrze zaplanować swój dzień, wybierać tylko trzy najważniejsze rzeczy do zrobienia i na nich się skupiać, nie brać sobie za dużo na głowę, dbać o work-life balance itd. itd.? Założę się, że całe mnóstwo. Tymczasem w praktyce okazuje się, że nawet jeśli siadasz do komputera z pięknie rozpisanym planem dnia, przed Tobą leży gruby notes w twardej oprawie z najlepszym papierem świata, w którym sumiennie odkreślasz punkty z listy zadań, to wystarczy jeden telefon i ze 2-3 wiadomości na Messengerze, by cały misterny plan poszedł w las. Ty masz swoje plany, klienci swoje i trzeba je dobrze zgrać. Jak zatem zaplanować swój dzień pracy i nie zwariować?

W pracy Wirtualnej Asystentki planowanie i dobra organizacja czasu są ważne i nie ma co się oszukiwać, że jest inaczej. Jeśli nie będziesz organizacyjnym ninją, zginiesz w chaosie. Jest jednak jeszcze jedna bardzo ważna rzecz, którą trzeba sobie wypracować – elastyczność. Bardzo długo irytował mnie fakt, że moje plany nijak mają się do tego, co robię w ciągu dnia. A raczej, że nie realizuję, jak sobie zaplanowałam, wszystkich punktów z listy. Trochę było to karkołomne założenie, że mi się uda, jeśli lista liczyła sobie kilkadziesiąt punktów. Tak, zdarzały się i takie, ponieważ zgodnie z metodą co z głowy to na papierze zapisuję każdą jedną pierdołę do realizacji danego dnia. Nawet jeśli to jest kupno bułek, czy telefon do przyjaciela. Listy zadań są moimi najlepszymi kumplami od lat 😉

Plan dnia jest ważny

Niezależnie od tego, czy będziesz w trakcie dnia odbierać telefony z dodatkowymi zleceniami, czy lista zadań do wykonania w Trello będzie rosła jak szalona, a powiadomienia zapchają Ci całą skrzynkę (nie to nie jest wcale niemożliwe, to codzienność puka do drzwi 😉 ), powinnaś mieć plan dnia. Czy go będziesz potem modyfikować w trakcie, czy też nie – to już inna kwestia, jednak szkielet musi być stały.

Codziennie rano wstaję na dźwięk budzika o 5:30. Nie przeciągam wstawania, nie przestawiam drzemki co 10 minut, by ostatecznie z rozwianym włosem zerwać się z łóżka za pięć dziewiąta. Nie. Trzymam samą siebie żelazną ręką, ponieważ te pierwsze półtorej godziny w ciągu dnia, to jest mój czas na działanie. Piszę wtedy teksty na swojego bloga, książkę, planuję posty, układam plany, modyfikuję, działam. Mam ten czas na swój rozwój wpisany w kalendarz. Dzięki temu wiem, że choćby się waliło i paliło, zrobię coś dla własnej firmy i nie zepchnę tego na ostatnie miejsce na liście. Wiesz, to przekładane z dnia na dzień do wykonania nigdy. Oczywiście Ty nie musisz się zrywać skoro świt. Znajdź po prostu swój czas, w którym jesteś efektywna, który odpowiada Twojemu trybowi życia i zarezerwuj go na działanie. Czy to będzie piąta rano, trzecia w nocy, czy czwarta po południu – nie ma znaczenia. Ważne, byś ten czas dla swojej firmy też miała.

Lista zadań – mój najlepszy przyjaciel

Pierwszą rzeczą, jaką robię, po odpaleniu laptopa, jest zmierzenie się z planem pracy. Zazwyczaj planuję go dzień wcześniej, by rano nie tracić czasu na zastanawianie się, co najpierw. Każdy punkt na liście ma swój priorytet, tzw. kolejność wykonania. Od najpilniejszego do tego, które może jeszcze chwilę zaczekać. Nie jestem zwolenniczką zjadania żaby na śniadanie (czyli wykonywania najtrudniejszego i najbardziej wymagającego zadania zaraz na początku). Często ta żaba zajmuje za wiele czasu, dlatego na rozgrzewkę wykonuję kilka tych zadań, które są automatyczne i szybkie do zrealizowania. Dopiero kiedy już mam odhaczone kilka zadań z checklisty, zabieram się za moje żabie udka 😉

W międzyczasie zazwyczaj zadzwoni telefon lub odezwą się klienci z dodatkowymi pilnymi zadaniami. To jest ten moment, kiedy weryfikuję po raz kolejny listę zadań na dany dzień. Jeśli okaże się, że od żabich udek jest coś dużo pilniejszego, zmieniam kolejność i działam dalej.

Punkt po punkcie odhaczam zadania z listy. Checklisty są w ogóle super. Nie tylko pozwalają Ci określić, co jeszcze zostało do zrobienia, ale też dzięki nim widzisz postępy, co jest bardzo motywujące. Nic nie działa lepiej na motywację do pracy, jak znikające z listy zadań punkty. Jeśli jeszcze ich nie stosujesz, koniecznie sprawdź, jak działają 😉

Metody, które pomagają w dobrej organizacji

Kiedy pracujesz dla kilku/kilkunastu klientów zapewne wiesz, jak trudno jest pogodzić wszystkie plany i zadania. Zwłaszcza, jeśli działasz jednoosobowo i nie masz wsparcia. Każdy klient jest ważny, każde zadanie jest priorytetowe. Niestety nie da się wykonać wszystkich punktów jednocześnie. Zdradzę Ci kilka trików, które stosuję, by ułatwić sobie pracę. Być może nie odkrywają one Ameryki, ale z doświadczenia wiem, że po pierwsze wiele osób ich nie stosuje, a po drugie – są po prostu bardzo pomocne 🙂

Pierwszą rzeczą, którą robię, zaraz po ustaleniu zadań do zrobienia, to pogrupowanie tych do siebie podobnych. Zadania cykliczne grupuję najczęściej w określonych dniach. Przykładowo możesz sobie ustalić, że poniedziałki są dniem planowania mediów społecznościowych, wtorki pisania tekstów, a środy tworzenia grafik na zapas. Te dni nie muszą być sztywne. Dopasuj je po prostu do swojego planu tygodnia. Pogrupowanie zadań pozwoli Ci jednak działać szybciej i sprawniej, bez konieczności przełączania się pomiędzy zadaniami – to zawsze zajmuje czas i rozprasza uwagę.

Pamiętaj też, by nie zostawiać zadań niedokończonych. Wiszą one potem nad człowiekiem jak miecz Damoklesa i albo będziesz je przekładać z dnia na dzień (przecież są prawie zrobione), albo o nich zwyczajnie zapomnisz. Dlatego, jeśli tylko masz możliwość (nie zawsze się da), doprowadzaj rozpoczęte zadania do końca.

Wyłącz wreszcie ten telefon…

Ważne jest też, by – kiedy pracujesz w skupieniu – wyłączyć powiadomienia z telefonu (i te wyskakujące na ekranie komputera też). Nie ma nic bardziej odwracającego uwagę niż pikający non stop telefon. I rozmowy. Rozmowy też są złe 😉 Rozpraszają, wybijają z rytmu, sprawiają, że trzeba się mocno skupiać, by na nowo wejść w stan flow.  Jeśli się nie wali i nie pali – nie odbieraj telefonów, gdy pracujesz nad konkretnym zadaniem. Nic się nie stanie, jeśli oddzwonisz za piętnaście minut.

Tych elementów, które wspomagają dobrą organizację, mogłabym wymienić co najmniej kilkanaście. Część z nich opisałam w e-booku „6 pułapek freelancingu”, który możesz pobrać z mojej strony. O wielu opowiadam też podczas konsultacji czy kursu. Ważne jest, by wypracować sobie pewne stałe punkty dnia. Nawyki – choć brzmią nudno – są dobre 😉 Pomagają w pracy. Zaszaleć możesz przecież równie dobrze po niej, prawda? 🙂