Uff… umowa podpisana, zacierasz ręce, kolejny klient na pokładzie. Teraz już pójdzie z górki. Ale czy na pewno?

Wolisz wersje audio? To posłuchaj…

Świeżaki na start

Kilka tygodni temu napisała do mnie jedna z początkujących przedsiębiorczyń z prośbą o wsparcie. Zdobyła dużego klienta i lekko spanikowała. Umówiłyśmy się na konsultacje, bo to najprostszy sposób omawiania różnego rodzaju casów — ja na bieżąco dopytuję, co i jak, a potem wspólnie wypracowujemy rozwiązanie.

Podczas rozmowy okazało się, że nie tylko moja klientka jest świeżakiem, ale też jej klient jest na początku drogi. Była pierwszą osobą, którą zatrudniał i żadne z nich tak do końca nie miało pewności, jak podejść do tematu delegowania zadań, żeby przejść ten proces bezboleśnie.

Całości dopełniał fakt, iż w działaniach tego klienta panował niewyobrażalny chaos. Dziesiątki tematów czekało rozgrzebanych na realizację, a klient nie wiedział, co pierwsze chce zlecić. Najlepiej, by realizować wszystko. Na tydzień temu. W ramach 10 godzin współpracy na start, które zdecydował się wykupić, okazało się to prawie nierealne. Trzeba było określić priorytety.

Podczas naszej konsultacji omówiłyśmy zatem najważniejsze punkty, ustaliłyśmy plan działania i moja klientka bogatsza o wiedzę i tonę notatek ruszyła na podbój serca swojego nowego klienta.

Od czego zacząć pracę z nowym klientem

Nawet jeśli działasz już na rynku od jakiegoś czasu, możesz nie mieć wypracowanych procesów i poukładanych procedur w swojej firmie. Zastanawiasz się, po co Ci one? Ano po to, byś nie wymyślała za każdym razem na nowo, od czego zacząć współpracę, o co prosić klienta i jak podejść do tematu nowych zadań.

Poza tym procesy i procedury naprawdę ułatwiają życie, choć mogą wydawać się śmiertelnie nudne. Pamiętaj jednak, że uporządkowane działania pomagają prowadzić Ci własną działalność bezawaryjnie oraz z lekkością wchodzić w nowe wyzwania.

Od czego zacząć zatem współpracę, kiedy klient już podjął decyzję?

Po pierwsze, podpisz umowę. Może się to wydawać punktem oczywistym, ale uwierz mi, jest spora grupa klientów, która zwleka z podpisaniem tego dokumentu. Powody mogą być różne (mnie na przykład ostatnio popsuł się skaner, a wysyłanie zdjęć podpisanej umowy uznałam za mało profesjonalne), ale lepiej tę umowę mieć, niż jej nie mieć.

Od biedy możesz wszelkie ustalenia oczywiście spisać w formie maila i jak dowiesz się z mojej rozmowy z Wojtkiem Wawrzakiem, prawnikiem kreatywnych, taka umowa też będzie wiążąca. Pamiętaj jednak, że umowę spisujemy na gorsze czasy, dlatego w Twoim interesie leży, by ją mieć.

Kolejny krok to faktura. Jeśli rozliczasz się z klientem z góry, zadbaj, by otrzymał na czas fakturę, a jej płatność nie wpływała na rozpoczęcie współpracy. Jeśli klient nie chce zapłacić całości od razu, do dobrych praktyk należy wpłata zaliczki lub zadatku.

Umowa podpisana? Faktura zapłacona? No to zaczynamy współpracę!

Jak ułatwić sobie życie zaczynając współpracę z nowym klientem

Zanim przejdziesz do realizacji zadań określonych w umowie, warto zdobyć od klienta kilka informacji. Oto czego możesz potrzebować na start:

• Logo firmy we wszystkich możliwych formatach i wariantach,
• Identyfikacji wizualnej (kolorów, fontów, wzorów dokumentów, prezentacji itp.),
• Zdjęć wykorzystywanych przez klienta lub dostępu do banku zdjęć,
• Szablonów grafik, które klient wykorzystuje (np. do publikacji w mediach społecznościowych),
• Dostępów do miejsc, z których będziesz korzystać (strona www, fanpage na Facebooku, konto na Instagramie czy LinkedIn),
• Dostępów do harmonogramów treści, ważnych dokumentów, dysku Google itp.

To tylko przykłady. Tych miejsc|rzeczy może być naturalnie więcej. Wszystko zależy od tego, jaki jest zakres Twoich zadań i czym będziesz się zajmować w firmie klienta.

Pamiętaj też, że jeśli klient nie chce Ci bezpośrednio udostępniać haseł, możecie skorzystać z aplikacji takich jak LastPass, która pomaga szybko i bezpiecznie dawać dostępy.

Jakie narzędzia ułatwią Ci pracę?

Oprócz wspomnianych wyżej dokumentów, miejsc i dostępów, przydałoby się miejsce, w którym będziecie gromadzić te wszystkie dane. Może to być specjalnie wydzielony folder na dysku Google, iClaud, czy Dropboxie. Możesz też zaproponować swojemu klientowi założenie wspólnej tablicy w programach do zarządzania projektami takich jak Trello czy Asana.

Niezależnie od tego, jakie miejsce wybierzecie, uporządkuj je tak. by każdy wiedział, gdzie znajdują się poszczególne dokumenty i pliki, a w miarę współpracy możecie je uzupełniać o wszelkie braki.

Teraz jesteście już gotowi do podjęcia współpracy 🙂

Trzymam kciuki!

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Bardzo polecam Ci też moje podcasty: Co we freelansie piszczy, Jak dobrze zacząć oraz Freelance bez cenzury.

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

Jeśli wolisz wersję słuchaną, zapraszam tutaj:

Połowa sierpnia za nami. Powoli zaczynam wchodzić w tryb „zaraz będzie szkoła” (oby była) i zastanawiania się, jak dzieciaki przyzwyczają się do nowej szkolnej rzeczywistości. Pół roku siedzenia w domu zrobiło jednak swoje i nie podejrzewam, by łatwo im się było przestawić.

W tym wpisie też chciałabym poruszyć temat związany z nauką, rozwojem, zdobywaniem wiedzy. Opowiem Ci o tym, jak ważny jest własny rozwój, kiedy prowadzisz własną działalność. Oczywiście jak zawsze bazuję na własnych doświadczeniach, jeśli masz inne zdanie, chętnie posłucham :). Zanim jednak przejdę do wniosków, chciałabym opowiedzieć Ci pewną historię.

Kiedy po raz pierwszy pomyślałam o tym, by założyć własną działalność (tę drugą, przy pierwszej miałam jakieś zaćmienie i nie mam pojęcia, jakim trybem poszły moje myśli, ale na pewno nie tym właściwym — efektem czego musiałam zamknąć firmę), wiedziałam, że będę musiała nauczyć się mnóstwa rzeczy. Nie tylko z braku umiejętności praktycznych, ale tych przedsiębiorczych. Prowadzenie własnej działalności wymaga bowiem od nas wielu kompetencji, o których — na fali entuzjazmu Nareszcie będę robić to, co kocham — często zapominamy.

Zabrałam się zatem do pracy. Zrobiłam zatem research, plan działania, który stopniowo, krok po kroku zaczęłam wdrażać. Było to dla mnie względnie proste, ponieważ pracowałam jeszcze na etacie i nie musiałam martwić się o finanse. Proste oczywiście pod kątem zarządzania finansami. Na moje konto wciąż przecież wpływała regularnie etatowa pensja. Dałam sobie więc czas, który poświęciłam na naukę. Sprawdzałam, jakich programów muszę się nauczyć, czego poszukują na rynku przedsiębiorcy, jakie umiejętności są dla nich najcenniejsze i w ogóle jak zacząć pracę jako Wirtualna Asystentka. A potem działałam.

Osiągasz cel i co dalej?

Kilka miesięcy później przeszłam całkowicie na swoje i niestety zaczęły się schody. Moje skupienie poszło maksymalnie w stronę zdobywania klientów, tego ile mogę zarobić jako Wirtualna Asystentka oraz osiągnięcia takich odpowiednich zarobków, które pozwalałyby mi się utrzymać bez przeszkód. To niestety nie było tak, że kompletnie nie martwiłam się, czy na koniec miesiąca wszystko na koncie będzie się zgadzało. Niby miałam policzone, niby była poduszka finansowa, ale niepokój pozostał. Ta niepewność jakoś bardziej doskwierała mi momentami niż świadomość, że na etacie też mogą mnie w każdej chwili wyrzucić. No dobra, może nie tak od razu, ale teoretycznie taka możliwość istniała.

Z drugiej strony miałam świadomość tego, że muszę się rozwijać, dokształcać, poznawać nowe programy, strategie marketingowe itp. Jeśli tego zaprzestanę, będę zwykłym rzemieślnikiem, którego bardzo szybko wyprzedzą inni. Znacznie bardziej sprytni.

Tylko jak tu znaleźć czas na naukę, kiedy Twoim priorytetem jest utrzymanie status quo?

Nie mówiąc już o tym, że jako jednostka dość ambitna, marzyłam nie tylko o byciu pracownikiem we własnej firmie, pracy na szychcie od 8-18 i łapaniu chwil na dokształcanie czy rozwój firmy.

Jak się rozwijać, kiedy martwisz się o finanse

Wielu przedsiębiorców ma podobny problem. Skupiają się na realizacji projektów, a na własny rozwój nie starcza im czasu. Efekt jest taki, że pracują nocami, albo w weekendy… Wyrywają dodatkowe minuty pomiędzy zadaniami dla klientów, by na szybko wrzucić post, czy opublikować coś na Instagramie.

Nawet jeśli mają strategię komunikacji, często rozbija się ona o brzeg zwany Nie mam kiedy jej zrealizować. Popadają we frustrację i ciągły wyścig z czasem. Działają najczęściej kosztem bliskich, hobby czy snu. Albo odpuszczają rozwój na chwilę. Niestety. jeśli w porę nie zareagują, ta chwila często zmienia się w miesiąc, kwartał, a potem stwierdzają, że to i tak bez sensu!

Nie chcę brzmieć tu jak natrętna stara ciotka, ale jeśli chcesz iść do przodu, dostarczać klientom wysokiej jakości usługi, to rozwój Twój i Twojej firmy powinien być Twoim priorytetem. Nie zadaniem dodatkowym wciśniętym pomiędzy pracę a gotowanie zupy.

Jeśli Twoja firma się nie rozwija, jeśli Ty się nie rozwijasz, możesz wypaść z rynku. A tego przecież nie chcesz 😉

Jak znaleźć ten złoty środek? Potraktuj siebie jako priorytetowego klienta. Nie takiego, co przychodzi z zerowym budżetem i słabą wizją jutra. Nie! Od tego jak będziesz się rozwijać, zależy Twoja przyszłość :). Uczyń z siebie najbardziej rentowny projekt, jaki kiedykolwiek realizowałaś!

Zaplanuj czas na dalsze działania strategiczne i wdrażaj je krok po kroku! Jeśli masz ochotę posłuchać, jak to zrobić, poruszałam ten temat na webinarze  „Jak znaleźć czas na rozwój firmy, kiedy gonią nas deadline’y„. Trzymam za Ciebie kciuki! Do zobaczenia 🙂

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

Przez ostatnie trzy lata uczyłam się jak szalona. Bez tego w ogóle nie udałoby mi się przejść na własną działalność. Musiałam zdobyć dziesiątki umiejętności, nie tylko wiedzy teoretycznej, by w ogóle funkcjonować jako przedsiębiorca. Księgowość, sprzedaż, działania w mediach społecznościowych… tego wszystkiego musiałam się nauczyć. Oczywiście można np. oddelegować prowadzenie księgowości i różne inne rzeczy (część nawet byłoby wskazane), ale jednak warto mieć chociaż ogólne pojęcie o tym, co to np. jest VAT, że płaci się podatki albo co można a czego nie wrzucić w koszty. I co to w ogóle są koszty. Jednym słowem, musiałam po prostu nauczyć się przedsiębiorczości.

Potem przyszedł czas na inne kompetencje. Nauka programów, doskonalenie wiedzy z marketingu, PR-u, content marketingu, obsługa wszystkich tych narzędzi, których listę możesz dziś pobrać i sprawdzić, czego jeszcze warto się nauczyć. Jest ich tam ponad 50, ale uwierz mi, znam ich o wiele więcej. Już dawno przestałam liczyć.

Cała ta nauka zazwyczaj odbywała się albo kosztem czasu wolnego, albo kosztem rodziny, snu, życia towarzyskiego. Zapomniałam co to slow life i że można odpoczywać. Nie rysuję Ci codzienności freelancera w różowych barwach? Nie, mówię, jak jest. Wpadnij posłuchać podcastu „Freelance bez cenzury”, tam dopiero mogą opaść Ci różowe okulary z oczu 😉 A może nie. Może po prostu uśmiejesz się do łez i pokiwasz głową, mówiąc: tak, tak, też tak mam…

W jaki sposób zdobywać wiedzę?

Czasem mam wrażenie, że ten ostatni czas to zdobywałam wiedzę niemal przez osmozę. Chłonęłam ją jak gąbka i jeśli działasz w branży freelancerskiej, jestem pewna, że wiesz, jak to działa. Tu ktoś wspomni o nowym programie, tam usłyszysz o ciekawym kursie i wszystko chcesz mieć tu i teraz. Nie zliczę, ile książek kupiłam przez ostatnie 3 lata. Ile dostępów do kursów rozmaitych. Części z nich jeszcze nie przeczytałam, kursy zrobiłam do połowy.

I w pewnym momencie zrozumiałam, jak bardzo to jest bez sensu. Wydawanie pieniędzy tylko po to, by uspokoić swoje sumienie, że coś robię, kiedy już dawno przestałam mieć czas na przerabianie takiej ilości materiału. Bo niestety przestałam. Nawet jeśli czytasz szybko i dużo, nie jesteś w stanie przeczytać wszystkiego, co oferuje rynek i co czytają inni.  Nawet jeśli masz pieniądze na te kursy, i tak nie jesteś w stanie ukończyć ich wszystkich. Choćbyś się uczyła całą dobę, to ma ona jednak swoje ograniczenia. A jeść, spać i odpoczywać też trzeba. O pracy nie wspomnę.

Dlatego jeśli chcesz poszerzać swoje umiejętności, musisz działać mądrze. I mądrze wybierać. To, co jest dla Ciebie ważne. To, co Cię ciekawi. To, co Ci się przyda w pracy. Czasem warto zebrać i zainwestować więcej pieniędzy w jeden kurs, niż kupić dostęp do pięciu tańszych. Serio.

Jakie sposoby na naukę polecam i stosuję

1. Czytaj książki. Tak, wiem, mówiłam, że nie da się przeczytać wszystkiego. Ale czy ja każę Ci czytać wszystko? Nie. Czytaj te książki, które są dla Ciebie wartościowe. Działasz w marketingu? Zastanów się, czy na pewno potrzebujesz kolejnej książki o storytellingu, skoro trzy już stoją na półce. Nieprzeczytane.
   Kupujesz, bo lubisz autora? Ponieważ cenisz go jako twórcę internetowego czy przedsiębiorcę? Ok. Pytanie, czy zdążysz tę książkę przeczytać, czy tylko postawisz na półce i będzie ładnie wyglądać na Instastories? 😉
   Wybieraj mądrze…
2. Ta rada znacznie lepiej sprawdzi się przy kolejnej metodzie nauki – kursach. Bo o ile inwestycja w książki może nie jest jakoś wybitnie duża, o tyle kursy potrafią kosztować kilkaset złotych lub więcej.
   Sama bardzo często byłam w sytuacji, kiedy wydanie kilkuset złotych na kolejne szkolenie przekraczało moje możliwości budżetowe. Zanim więc kupiłam dostęp, kilka razy pytałam samą siebie, czy na pewno to konkretne szkolenie jest mi potrzebne. Jeśli rzeczywiście było i dzięki niemu mogłam podnieść swoje kompetencje, zaoferować klientowi więcej, dać lepszą jakość swoich usług – nie wahałam się dłużej.
   Jeśli jednak kurs miał zaspokoić tylko moją potrzebę kupienia, odkładałam chęć zakupu na półkę.
3. Moim ulubionym, choć niestety nie najtańszym, sposobem na naukę jest mentoring, czyli praca pod okiem osoby, która przeszła tę biznesową ścieżkę, którą Ty aktualnie podążasz i która znacznie przyspieszy Twój proces docierania do celu.
   Praca z mentorem to wyzwanie, wspaniała przygoda, która – jeśli tylko się zaangażujesz odpowiednio – wystrzeli Twoje oczekiwania w prawdziwy kosmos.
   Mentor jest dla Ciebie. Wspiera Cię, pomaga Ci w działaniach, pokazuje możliwe drogi rozwoju, towarzyszy Ci w drodze do celu, pokazując pułapki oraz możliwości.
   Moim zdaniem to jeden z najlepszych sposobów na to, by szybciej i skuteczniej dotrzeć tam, gdzie pragniesz być. Czyli jakby nie spojrzeć, zyskujesz podwójną wartość – wiedzę i czas.

Ale co jeśli nie mam tego czasu?

No i teraz dochodzimy do sedna, czyli pytania, które zadałam na samym początku tego wpisu – jak się uczyć i rozwijać kompetencje, kiedy nie masz na to czasu?

W pewnym momencie mojej freelancerskiej przygody okazało się, że pracuję po kilkanaście godzin dziennie i padam potem jak mucha. Co więcej, że kompletnie nie umiem odpoczywać. Weekend jawił mi się jako kilkadziesiąt godzin możliwości do wykorzystania – nie odpoczynku, ale czasu, kiedy mogę pisać, nagrywać, tworzyć, układać strategię.

Widzisz już tę pułapkę? Zmęczona, sfrustrowana, że nie mogę więcej, bo nie pozwala mi na to czas lub stan umysłu (co tu kryć, przemęczona głowa mówi Ci: daj mi święty spokój, tylko trochę brutalniej), kopałam się z tym koniem przez jakiś czas.

A potem zrozumiałam – nareszcie, trochę mi to zajęło! – że to nie ma sensu. Że trzeba wypracować metodę.

Zaczęłam od… researchu, a jakżeby. Mój ulubiony sposób na początek, jak zapewne wiesz już z książki „Rzuciłam pracę i co dalej”. Od tego, co umiem, co już wiem, a czego potrzebuję nauczyć się na już. Tym sposobem wyeliminowałam dziesiątki kursów i książek, które kiedyś może mi się przydadzą.

Potem zastosowałam metodę 2 w 1. Na czym ona polega? Na łączeniu czynności. Skoro moim celem była nauka angielskiego oraz zdobywanie kompetencji w zakresie marketingu, nic nie stało na przeszkodzie, by połączyć te dwie rzeczy ze sobą i uczyć się marketingu po angielsku.

Nie miałam czasu na czytanie książek, bo trening, bo spacer z psem, bo trzeba gdzieś pojechać… zaczęłam na nowo słuchać audiobooków. Co prawda nie mogę sobie na nich pokreślić, jak na papierze, ale nie jestem w żaden sposób ograniczona miejscem i czynnościami towarzyszącymi.

Przestałam też kupować kursy, z których odsłuchuję 2-3 lekcje, a potem je porzucam. Zainwestowałam za to w roczny program online MBA. Po angielsku – znów przyjemne z pożytecznym.

Jeśli więc czujesz, że tradycyjne sposoby nie działają. Że szkoda Ci czasu, pieniędzy oraz że przede wszystkim nie wyciągasz tyle korzyści z tych zainwestowanych środków (a do tego cierpi na tym Twoja rodzina), pomyśl, co możesz zmienić, usprawnić, polepszyć. Wykonaj następujące kroki:

1. Zrób research/audyt.
2. Wyeliminuj to, co zbędne.
3. Wybierz mądrze.
4. Przejdź do działania.

Ten ostatni punkt jest tak samo ważny jak pierwszy. O ile nie ważniejszy. Samo przeczytanie dziesiątek książek, czy skończenie kilkudziesięciu kursów nie zmieni nic. Ale jeśli kupisz dostęp do jednego, a wiedzę z niego wprowadzisz w życie, może zmienić się bardzo wiele! Polecam 🙂

.

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

W 2017 roku postanowiłam zmienić wszystko w swoim życiu zawodowym. Porzucić pozornie bezpieczny etat po kilkunastu latach pracy dla kogoś i zacząć pracować na własny rachunek. Trochę cieniem kładła mi się na tę decyzję pierwsza, nie do końca udana działalność, ale postanowiłam zaryzykować. Znałam już zagrożenia, opisałam je zresztą później bardzo dokładnie w książce „Rzuciłam pracę i co dalej” i najgorsze, co mogło mnie spotkać to powtórka z rozrywki. Trzydziestego czerwca, czyli dokładnie trzy lata temu, złożyłam wypowiedzenie i rzuciłam się na główkę w przepaść. No dobra, miałam spadochron w postaci poduszki finansowej, do mojej nogi przywiązana była lina bungee, czyli klienci, z którymi miałam już nawiązane współprace, ale ciągle jeszcze była to przepaść… droga w nieznane. I raczej już, biorąc pod uwagę okoliczności, w jednym kierunku.

Samotny wilk, czy raczej wadera?

Od samego początku stawiałam na działalność solo. Chciałam być freelancerem bez szefa nad głową, bez zależności, bez zobowiązań. Moim celem był spokój, niezależność finansowa i możliwość nieograniczonego rozwoju. Marzyłam o tym, by być najlepszą w tym, co robię, nie myślałam jednak w ogóle (na tamten moment) o skalowaniu działalności. Nie bardzo nawet wiedziałam, jak miałabym ją skalować. Większe zarobki wiązałam z większą liczbą klientów lub z wyższą stawką godzinową. Tak, te trzy lata temu w ogóle nie myślałam, że kiedykolwiek stanę się właścicielką agencji wirtualnych asystentek i że w ogóle będę zatrudniać jakieś osoby lub współpracować z zespołami.

Chciałam jak najlepiej wykonywać swoją pracę, dawać z siebie 200% normy i być szczęśliwą w tym, co robię. Solo.

Ja naprawdę nie mam nic przeciwko samodzielnej (a często i samotnej pracy). Bardzo dobrze pracuje mi się w ciszy, rozmowy z klientami wystarczają mi za kontakty międzyludzkie, umiem świetnie zorganizować sobie pracę. A dodatkowo męczą mnie wszelkie gierki personalne, które – chcąc nie chcąc – zawsze pojawiają się, gdy wchodzisz w jakieś środowisko.

Kiedy trzy lata temu wchodziłam w środowisko wirtualnych asystentek, było ono jeszcze ledwo co raczkującym bobasem. Dziś wyrosło z niego całkiem spore dziecię, które na dodatek zaczyna pyskować. Ot, taka kolej rzeczy. W domu mam to samo. Ćwiczenie cierpliwości na poziomie mistrzowskim.

Tak czy inaczej, te trzy lata temu nie myślałam wcale, że chcę założyć jakąś tam agencję. Zresztą na rynku były obecne już co najmniej dwie i jakoś ten model, który sobą prezentowały, nie do końca mi odpowiadał.

Działałam więc samodzielnie, od czasu do czasu – zwłaszcza w środku nocy – przeklinając, że nie mam dodatkowe pary rąk. Albo ze trzech najlepiej.

Od solopreneurki do agencji wirtualnych asystentek…

Minął jednak rok mojej wilczej, a w zasadzie mrówczej pracy, a ja stawałam się coraz bardziej zmęczona. Klientów przybywało, zadania i projekty robiły się coraz bardziej wymagające, a gdzieś tam w duszy odzywała się stłamszona przez lata ambicja, że może jednak mogłabym robić coś więcej niż tylko dłubać godzinami w zadaniach.

To był ten moment, kiedy zaczęłam pracę z Kaśką Żbikowską i w naszych rozmowach chyba po raz pierwszy pojawiło się hasło: agencja wirtualnych asystentek. Wciąż jednak wydawało mi się ona przedsięwzięciem ponad moje siły. I ambicje chyba też. Odłożyłam pomysł ad acta i skupiłam się na budowaniu marki osobistej.

Jednocześnie zaczęłam pracę w programie mentoringowym Agaty Limanówki Boost your business i moje pomysły na działania eksplodowały. Nie wiem, co Agata takiego w sobie ma, ale potrafi genialnie wykorzystać potencjał osób, z którymi pracuje, nawet jak one same w sobie tego potencjału jeszcze nie odkryły. Albo nie obudziły go z tej głębokiej drzemki (mój to chyba zapadł w sen wieczny i trzeba go było ostro szarpać za ramię, by się ocknął).

Dzięki pracy z Agatą zdecydowałam się powalczyć trochę z własnymi przekonaniami, że jestem jedyną osobą w mojej firmie, która potrafi wszystko zrobić nie dość, że najlepiej, to jeszcze sama. Zatrudniłam pierwszą osobę do mojego zespołu. Wciąż jednak nie było mowy o agencji wirtualnych asystentek. Na razie przecież tylko budowałam własny zespół. Hmmm… to, że własny zespół może być agencją, jakoś mi do głowy nie przyszło, ale cóż 😉

Agencja wirtualnych asystentek – dlaczego zdecydowałam się ją założyć?

I tak zupełnie niespostrzeżenie po kilku miesiącach pracy, rozwijania kompetencji, poszukiwania klientów i szukania sposobu na siebie, zorientowałam się, że nie tylko mam pełen portfel klientów, ale też współpracuję z kilkoma osobami, a mój zespół (i nasze zadania) wciąż rosną.
No dobrze, to nie było wcale tak, że pewnego pięknego dnia obudziłam się, przetarłam zaspane oczęta i powiedziałam sobie: Ojej, przecież ja mam agencję wirtualnych asystentek. Jak to się stało?

Nie 🙂 Za stworzeniem zespołu stała praca, strategia, długie godziny poświęcone na rekrutację, testowanie kandydatek do pracy z Pretty Well Done, układania procedur i pracy w zespole. Natomiast rzeczywiście, nazwanie świetnie prosperującego zespołu genialnych wirtualnych asystentek agencją, stało się jakby mimochodem. Po prostu nadałam formę temu, co już od miesięcy funkcjonowało i tak oto w drugiej połowie 2019 roku oficjalnie stałam się właścicielką agencji wirtualnych asystentek Pretty Well Done.

Oficjalne nazwanie zastanego stanu rzeczy nie zmieniło jednak nic w naszych działaniach. Nadal staramy się dawać jak najwyższą jakość naszym klientom – tak jak do tej pory. Nadal staramy się, by ich potrzeby były zaspokajane najszybciej, jak to jest możliwe. Nadal staram się wykorzystać potencjał każdej osoby, która trafia do mojego zespołu. Nie ma bowiem moim zdaniem nic gorszego, niż wciskanie ludzi w zadania, do których nie są stworzeni. Doświadczałam tego przez lata i nie zamierzam fundować nikomu innemu. Dlatego kiedy do mojego zespołu trafia nowa osoba, pytania, które zadaję jej na starcie, dotyczą nie tylko jej umiejętności i doświadczenia, ale też tego, co lubi ona robić. Zależy mi bowiem na tym, by każdy członek zespołu Pretty Well Done mógł się rozwijać w takim zakresie, w jakim czuje się najlepiej. Wspieram rozwój mojego zespołu, jeśli trzeba, organizuję szkolenia (wewnętrzne i zewnętrzne) i marzę o tym, jak możemy rozwinąć skrzydła.
.

Czy moja droga do agencji wirtualnych asystentek była przypadkowa?

Na pewno nie. Natomiast na 100% była zaskoczeniem, ponieważ nie miała jej w planach. A przynajmniej nie w pierwszych pięciu latach. Gdzieś tam, kiedyś… Tak, takie niedookreślone pojęcie istniało w mojej głowie. Wizja również. Jednak nie sądziłam, że tak szybko się ona zmaterializuje.
Dziś wiem, że dzięki temu, że założyłam Pretty Well Done, że pozwoliłam samej sobie na uwolnienie tej myśli o agencji, mogę też realizować się w działaniach, które były w sferze „Święty Nigdy”. Mogę prowadzić szkolenia, warsztaty, tworzyć kursy i pisać książki.

I mogę wspierać te wszystkie osoby, które swoje pragnienia upychają gdzieś butem głęboko w kącie z napisem Gdzieś tam, kiedyś… Wspierać je przy odkopywaniu tego, co dla nich z czasem staje się najcenniejsze. Z ciekawością też patrzę na to, dokąd zaprowadzi mnie ta droga. Nie neguję, nie zaprzeczam, podążam, nadając jej kierunek, a za mapę i kompas mając najwspanialszych ludzi dookoła mnie.

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

Feedback to krótka (lub nieco dłuższa 😉 ) informacja zwrotna, którą daje Ci klient na temat waszej współpracy. Warto jest prosić o nią swoich klientów praktycznie od samego początku, by móc skorygować kierunek Waszych wspólnych działań. Ja na przykład bardzo często już po miesiącu współpracy wysyłam podsumowującego maila, z prośbą o informację, co według klienta działa dobrze, a co można poprawić. Zdarza się, że temat wymaga szerszego omówienia, więc ustalamy termin na rozmowę i sprawdzamy, jak bardzo nasze założenia są wspólne, a w których punktach się rozjeżdżają.

Każda działalność, zwłaszcza ta usługowa, składa się z kilku elementów. Zleceń i zadań, które wykonujesz dla klienta, planowania, organizacji, elementów przedsiębiorczości, ale też z ciągłego doskonalenia swoich umiejętności. Szkolimy się, bierzemy udział w kursach, warsztatach, ale tak naprawdę o jakości naszej pracy jesteśmy w stanie dowiedzieć się najwięcej od… naszych klientów. Z rozmów podsumowujących można wyciągnąć rewelacyjne wnioski na przyszłość. Chcesz, by jakość Twoich usług była jeszcze lepsza? Proś o feedback!

Dlaczego warto prosić o informację zwrotną

Są klienci, którzy nie mają żadnego problemu z podsumowywaniem Waszej współpracy. Dostajesz taką informację zwrotną po każdym wykonanym zadaniu lub raz na jakiś czas. Mam klienta, który od czasu do czasu wysyła mi wiadomości takiej treści:

Thx Karolina for all your amazing support – I wound’t know what I would do without you 🙂

I wtedy wiem, że jest on zadowolony z tego, co wspólnie robimy, a jednocześnie czuję się doceniona, co – uwierz mi – bardzo podnosi morale.

Sama również bardzo często piszę osobom, z którymi współpracuję krótkie podsumowania współpracy. Królowa researchu w Pretty Well Done, Gina, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że dla mnie nie ma nikogo lepszego w tych zadaniach. Potrafi wyszukać ziarnko grochu zakopane pod tysiącami pierzyn. Z kolei Agnieszka jest po prostu mistrzynią Excela. Nieraz zginęłabym marnie, gdyby nie jej analityczne umiejętności. Czy im o tym mówię? Bez przerwy!

Jednak nawet jeżeli klient sam nie powie Ci, jakie są jego wrażenia ze współpracy z Tobą (nie każdy to lubi, nie każdy czuje potrzebę, zwłaszcza, jeśli współpraca idzie dobrze), to naprawdę w Twoim interesie leży, by się dowiedzieć, jak ocenia on Twoją pracę. Nie chodzi o to, by spoczywać na laurach, wysłuchiwać samych ochów i achów i oczekiwać od klienta, że powie: Jest świetnie! Zawsze może być lepiej! Serio.

Bardzo często lepiej jest usłyszeć i zrozumieć, co idzie nie tak, albo nie do końca tak, jak klient oczekuje. Są osoby, które potrafią doskonale przekazać konstruktywną informację zwrotną. Stosują tzw. metodę kanapki. Zaczynają od tego, co im się w Waszej współpracy podoba, potem mówią o tym, co ewentualnie można poprawić, by na koniec zamknąć wypowiedź kolejnym pozytywem. Dzięki takiej konstrukcji wypowiedzi otrzymujemy pełen feedback na temat naszej współpracy. Są jednak takie, które potrzebują nieco… inspiracji 😉

Jest jeszcze jeden aspekt, dla którego warto wysłuchać, co klient ma do powiedzenia. Bardzo często nie potrafimy sami obiektywnie ocenić naszej pracy. Zdarza się, że wciąż nie czujemy się wystarczająco dobrzy, że ciągle chcemy więcej, tymczasem inni oceniają naszą pracę bardzo pozytywnie.

Zresztą dotyczy to nie tylko relacji klient – freelancer.

W marcu zdecydowałam się stworzyć kurs „Gdzie ci klienci”. Powstał on w ramach programu SOMBA, w którym biorę udział i muszę przyznać, że bałam się go bardzo. Miałam wrażenie, że mierzę się z tematem, który jest zbyt obszerny, by omówić go podczas czterotygodniowego kursu. A dodatkowo nie wiedziałam, czy będę potrafiła mówić o procesie sprzedaży, ofertowania, zdobywania klientów tak, by inni z tego skorzystali. To że sama potrafiłam zdobywać klientów, wcale nie oznaczało przecież, że będę potrafiła nauczyć tego innych.

Dlaczego zatem zdecydowałam się stworzyć kurs „Gdzie ci klienci”?

Przed przystąpieniem do jego realizacji, po głowie chodziły mi 3 obszary, z których chciałam zrobić kurs. Ponieważ nie potrafiłam się zdecydować, stworzyłam ankietę i poprosiłam na grupach wirtualne asystentki i freelancerów, by podpowiedzieli mi, czego najbardziej chcieliby się nauczyć. Odpowiedzi były jednoznaczne. Proces zdobywania klientów jest tym, czego szukali i wciąż szukają. Dopóki bowiem nie poradzą sobie z tym obszarem, inne nie są im w ogóle potrzebne.

To dało mi do myślenia. Przeanalizowałam moje metody, spisałam je i opracowałam kurs. Każdą osobę, która wzięła w nim udział, poprosiłam o informację zwrotną – chciałam wiedzieć, co jeszcze muszę w nim poprawić. Odpowiedzi zaskoczyły mnie bardzo. Wiedziałam co prawda, że kurs merytorycznie jest petardą, ale wiedzieć, a upewnić się, że inni myślą podobnie, to dwie różne rzeczy ;).

Zobacz zresztą, co mówiły o nim po czterech tygodniach wspólnej pracy…

Polecam, zwłaszcza jeśli już próbowałaś innych kursów i nic to nie dało. Ten kurs to inne spojrzenie na temat rozwijania biznesu i szukania klientów. Jeśli na dźwięk “porozmawiaj z potencjalnym klientem” paraliżuje Cię strach, tu dowiesz się jak to zrobić. Miałam już dość powtarzania tych samych biznesowych podstaw – tu w końcu było inaczej.

Dominika

*

Nie myśl, tylko działaj. 🙂 W tym kursie najlepsze jest to, że jeśli myślisz, że wiesz jak coś zrobić… to tutaj dowiesz się, jak to zrobić lepiej i na naprawdę najwyższym poziomie. Karolina przekazuje mnóstwo przydatnej wiedzy, pokazuje jak działać, odpowiada na każde pytanie i odsyła do źródeł. To nie tylko miejsce, gdzie nauczysz się tego, co w biznesie najważniejsze, ale też poznasz mnóstwo wartościowych miejsc w sieci, gdzie będziesz mógł uzupełniać swoją wiedzę już po jego zakończeniu. Polecam i życzę niezapomnianej przygody!

Justyna

*

Ten kurs jest pierwszym krokiem dla tych, którzy planuja działać jako VA, są to podstawy, bez których według mnie ciężko ruszyć z miejsca. Jest to pierwsza cegiełka, na której można zacząć  budować kolejne etapy swojej działalności. Polecalabym go osobom które jeszcze nie zaczęły lub są początkujące w tym temacie. Rozjaśnia wiele pytań.

Malwina

*

Idealny kurs dla wszystkich wirtualnych asystentek lub osób, które chcą nimi zostać. Duża dawka praktycznej wiedzy, przykłady z praktyki biznesowej i profesjonalne podejście do uczestników kursu. Dzięki temu kursowi udało mi się stworzyć przemyślaną ofertę, którą mogę kierować do klientów.

Magda

Nie zawsze bywa kolorowo

Czy wszystkie odpowiedzi były tak entuzjastyczne? Oczywiście, że nie! Pojawiły się głosy, że zbyt często się przedstawiam, że za mało mówię o wycenie, że moduły są zbyt długie… Te opinie był dla mnie bardzo pomocne, choć na początku nie czułam się z nimi zbyt dobrze! Pozwoliły mi jednak dopracować kurs i wypuścić drugą edycję w jeszcze lepszej, udoskonalonej wersji >> Kurs „Gdzie ci klienci”

Oczywiście trudno jest nam czasem przyjąć krytykę, ale uwierz, bywa ona bardzo potrzebna. W relacji klient – freelancer zdarza się, że według nas wszystko idzie świetnie, a dla klienta 99%, które my dajemy z siebie, to za mało i jest niezadowolony. Czasem nam to pokaże, a czasem nie i kumuluje w sobie negatywne emocje. Wyrażana potem informacja zwrotna nie zawsze jest przekazana w wyważonych słowach. I nawet jeśli klient ma rację, bardzo emocjonalnie nacechowane zwroty sprawiają, że czujemy się z nimi źle.

Zdarzają się też takie współprace, w których choćbyśmy dawali z siebie 200%, zawsze pójdzie coś nie tak. Jakby ciążyła nad nimi jakaś klątwa. Prawo Murphiego. Zapewne to znasz… jak coś ma pójść nie tak, to na pewno wydarzy się to przy tej jednej konkretnej współpracy. Skutego jest taki, że przystępujemy do każdego działania zestresowani i… wszystko się sypie. Klient jest niezadowolony, my sfrustrowani, a działanie pod presją sprawia, że zawalamy kolejne rzeczy.

Co robić przy współpracach, które nie idą?

Jeśli nie da się wyjaśnić wszystkich nieporozumień, jeśli klient Cię ciągle krytykuje, niepochlebnie wyraża się o Twojej pracy, musisz zrobić to, co najtrudniejsze – zdystansować się. Tylko na zimno jesteś w stanie ocenić, czy ma rację.

Jeśli masz taką możliwość, poproś o ocenę sytuacji inną, niezależną osobę. Spojrzy ona chłodno na Wasze wzajemne relacje i być może podpowie Ci kilka rozwiązań. Postaraj się przedstawić klientowi swój punkt widzenia.

Porozmawiaj z nim… na spokojnie. Oj, wiem, że może to być trudne, zwłaszcza gdy emocje biorą górę. Być może uda Wam się dojść do porozumienia. Jeśli jednak nie i w założeniu konstruktywna rozmowa przerodzi się w koncert życzeń i wzajemnych oskarżeń – moim zdaniem lepiej się rozstać. Takie nawarstwiające się pretensje nie są dobrym doradcą i zazwyczaj nie prowadzą do niczego dobrego. Serio. Lepiej zawczasu we względnej zgodzie przeciąć ten węzeł, niż sprawić, by po współpracy pozostał niesmak.

Proś o feedback i wyciągaj wnioski

I tym samym dochodzimy do najważniejszego punktu, czyli sedna feedbacku. Nie chodzi przecież o to, by obrastać w piórka i dopieszczać swoje ego. W informacji zwrotnej ważna jest możliwość poprawy tego, co robimy, realizowania jeszcze lepszych usług, dostarczania produktów na najwyższym poziomie.

Pamiętasz, pisałam o tym, że podczas ankiet finałowych w kursie „Gdzie ci klienci” pojawiły się też głosy krytyki. Mogłabym powiedzieć: co oni tam wiedzą, tak ma być! To ja tu jestem ekspertem.

Prawda jest jednak taka, że kurs stworzyłam dla innych. Po to, by to oni na nim skorzystali – dlatego szaleństwem byłoby nie wziąć tych głosów pod uwagę, choć początkowo były mi bardzo nie w smak.

Sam feedback to nie wszystko – trzeba wyciągać z niego wnioski. Weryfikować informacje, przemyśleć, czy rzeczywiście są wartościowe, a nie jest to krytyka dla samej krytyki. A kiedy dojdziesz do wniosku, że warto coś zmienić, zastanów się, co może zostać zrobione lepiej, inaczej.

Co stoi na przeszkodzie, by zadowolić klienta (czy kursantów jak w moim przypadku). Być może nie chodzi wcale o Twoją niekompetencję, a na przykład nie otrzymujesz kompletu informacji odnośnie zadań. Albo oczekiwania wobec usługi czy produktu, który dostarczasz, są inne. Zdarza się, że założenia początkowe są inne niż oczekiwania klienta. I zamiast tkwić w niesatysfakcjonującej współpracy, lepiej rozstać się, zanim poleje się krew.

Jeśli masz taką możliwość, popraw jakość swoich usług. Ucz się z tego, co mówią o Twojej pracy inni. To najcenniejsza lekcja, jaką możesz otrzymać. Także o sobie samej.

*W tym odcinku opowiadam Ci całkiem sporo o kursie „Gdzie ci klienci”. Pokazuję na przykładzie, co można zmienić, jak wyciągać wnioski i udoskonalać swój produkt/usługę. A jeśli interesuje Cię sam kurs i czujesz, że aktualnie jest on tym, czego potrzebujesz, by działać jako freelancer, zapraszam Cię na pokład :). Kolejna edycja startuje już 29.06!

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina