Feedback to krótka (lub nieco dłuższa 😉 ) informacja zwrotna, którą daje Ci klient na temat waszej współpracy. Warto jest prosić o nią swoich klientów praktycznie od samego początku, by móc skorygować kierunek Waszych wspólnych działań. Ja na przykład bardzo często już po miesiącu współpracy wysyłam podsumowującego maila, z prośbą o informację, co według klienta działa dobrze, a co można poprawić. Zdarza się, że temat wymaga szerszego omówienia, więc ustalamy termin na rozmowę i sprawdzamy, jak bardzo nasze założenia są wspólne, a w których punktach się rozjeżdżają.

Każda działalność, zwłaszcza ta usługowa, składa się z kilku elementów. Zleceń i zadań, które wykonujesz dla klienta, planowania, organizacji, elementów przedsiębiorczości, ale też z ciągłego doskonalenia swoich umiejętności. Szkolimy się, bierzemy udział w kursach, warsztatach, ale tak naprawdę o jakości naszej pracy jesteśmy w stanie dowiedzieć się najwięcej od… naszych klientów. Z rozmów podsumowujących można wyciągnąć rewelacyjne wnioski na przyszłość. Chcesz, by jakość Twoich usług była jeszcze lepsza? Proś o feedback!

Dlaczego warto prosić o informację zwrotną

Są klienci, którzy nie mają żadnego problemu z podsumowywaniem Waszej współpracy. Dostajesz taką informację zwrotną po każdym wykonanym zadaniu lub raz na jakiś czas. Mam klienta, który od czasu do czasu wysyła mi wiadomości takiej treści:

Thx Karolina for all your amazing support – I wound’t know what I would do without you 🙂

I wtedy wiem, że jest on zadowolony z tego, co wspólnie robimy, a jednocześnie czuję się doceniona, co – uwierz mi – bardzo podnosi morale.

Sama również bardzo często piszę osobom, z którymi współpracuję krótkie podsumowania współpracy. Królowa researchu w Pretty Well Done, Gina, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że dla mnie nie ma nikogo lepszego w tych zadaniach. Potrafi wyszukać ziarnko grochu zakopane pod tysiącami pierzyn. Z kolei Agnieszka jest po prostu mistrzynią Excela. Nieraz zginęłabym marnie, gdyby nie jej analityczne umiejętności. Czy im o tym mówię? Bez przerwy!

Jednak nawet jeżeli klient sam nie powie Ci, jakie są jego wrażenia ze współpracy z Tobą (nie każdy to lubi, nie każdy czuje potrzebę, zwłaszcza, jeśli współpraca idzie dobrze), to naprawdę w Twoim interesie leży, by się dowiedzieć, jak ocenia on Twoją pracę. Nie chodzi o to, by spoczywać na laurach, wysłuchiwać samych ochów i achów i oczekiwać od klienta, że powie: Jest świetnie! Zawsze może być lepiej! Serio.

Bardzo często lepiej jest usłyszeć i zrozumieć, co idzie nie tak, albo nie do końca tak, jak klient oczekuje. Są osoby, które potrafią doskonale przekazać konstruktywną informację zwrotną. Stosują tzw. metodę kanapki. Zaczynają od tego, co im się w Waszej współpracy podoba, potem mówią o tym, co ewentualnie można poprawić, by na koniec zamknąć wypowiedź kolejnym pozytywem. Dzięki takiej konstrukcji wypowiedzi otrzymujemy pełen feedback na temat naszej współpracy. Są jednak takie, które potrzebują nieco… inspiracji 😉

Jest jeszcze jeden aspekt, dla którego warto wysłuchać, co klient ma do powiedzenia. Bardzo często nie potrafimy sami obiektywnie ocenić naszej pracy. Zdarza się, że wciąż nie czujemy się wystarczająco dobrzy, że ciągle chcemy więcej, tymczasem inni oceniają naszą pracę bardzo pozytywnie.

Zresztą dotyczy to nie tylko relacji klient – freelancer.

W marcu zdecydowałam się stworzyć kurs „Gdzie ci klienci”. Powstał on w ramach programu SOMBA, w którym biorę udział i muszę przyznać, że bałam się go bardzo. Miałam wrażenie, że mierzę się z tematem, który jest zbyt obszerny, by omówić go podczas czterotygodniowego kursu. A dodatkowo nie wiedziałam, czy będę potrafiła mówić o procesie sprzedaży, ofertowania, zdobywania klientów tak, by inni z tego skorzystali. To że sama potrafiłam zdobywać klientów, wcale nie oznaczało przecież, że będę potrafiła nauczyć tego innych.

Dlaczego zatem zdecydowałam się stworzyć kurs „Gdzie ci klienci”?

Przed przystąpieniem do jego realizacji, po głowie chodziły mi 3 obszary, z których chciałam zrobić kurs. Ponieważ nie potrafiłam się zdecydować, stworzyłam ankietę i poprosiłam na grupach wirtualne asystentki i freelancerów, by podpowiedzieli mi, czego najbardziej chcieliby się nauczyć. Odpowiedzi były jednoznaczne. Proces zdobywania klientów jest tym, czego szukali i wciąż szukają. Dopóki bowiem nie poradzą sobie z tym obszarem, inne nie są im w ogóle potrzebne.

To dało mi do myślenia. Przeanalizowałam moje metody, spisałam je i opracowałam kurs. Każdą osobę, która wzięła w nim udział, poprosiłam o informację zwrotną – chciałam wiedzieć, co jeszcze muszę w nim poprawić. Odpowiedzi zaskoczyły mnie bardzo. Wiedziałam co prawda, że kurs merytorycznie jest petardą, ale wiedzieć, a upewnić się, że inni myślą podobnie, to dwie różne rzeczy ;).

Zobacz zresztą, co mówiły o nim po czterech tygodniach wspólnej pracy…

Polecam, zwłaszcza jeśli już próbowałaś innych kursów i nic to nie dało. Ten kurs to inne spojrzenie na temat rozwijania biznesu i szukania klientów. Jeśli na dźwięk “porozmawiaj z potencjalnym klientem” paraliżuje Cię strach, tu dowiesz się jak to zrobić. Miałam już dość powtarzania tych samych biznesowych podstaw – tu w końcu było inaczej.

Dominika

*

Nie myśl, tylko działaj. 🙂 W tym kursie najlepsze jest to, że jeśli myślisz, że wiesz jak coś zrobić… to tutaj dowiesz się, jak to zrobić lepiej i na naprawdę najwyższym poziomie. Karolina przekazuje mnóstwo przydatnej wiedzy, pokazuje jak działać, odpowiada na każde pytanie i odsyła do źródeł. To nie tylko miejsce, gdzie nauczysz się tego, co w biznesie najważniejsze, ale też poznasz mnóstwo wartościowych miejsc w sieci, gdzie będziesz mógł uzupełniać swoją wiedzę już po jego zakończeniu. Polecam i życzę niezapomnianej przygody!

Justyna

*

Ten kurs jest pierwszym krokiem dla tych, którzy planuja działać jako VA, są to podstawy, bez których według mnie ciężko ruszyć z miejsca. Jest to pierwsza cegiełka, na której można zacząć  budować kolejne etapy swojej działalności. Polecalabym go osobom które jeszcze nie zaczęły lub są początkujące w tym temacie. Rozjaśnia wiele pytań.

Malwina

*

Idealny kurs dla wszystkich wirtualnych asystentek lub osób, które chcą nimi zostać. Duża dawka praktycznej wiedzy, przykłady z praktyki biznesowej i profesjonalne podejście do uczestników kursu. Dzięki temu kursowi udało mi się stworzyć przemyślaną ofertę, którą mogę kierować do klientów.

Magda

Nie zawsze bywa kolorowo

Czy wszystkie odpowiedzi były tak entuzjastyczne? Oczywiście, że nie! Pojawiły się głosy, że zbyt często się przedstawiam, że za mało mówię o wycenie, że moduły są zbyt długie… Te opinie był dla mnie bardzo pomocne, choć na początku nie czułam się z nimi zbyt dobrze! Pozwoliły mi jednak dopracować kurs i wypuścić drugą edycję w jeszcze lepszej, udoskonalonej wersji >> Kurs „Gdzie ci klienci”

Oczywiście trudno jest nam czasem przyjąć krytykę, ale uwierz, bywa ona bardzo potrzebna. W relacji klient – freelancer zdarza się, że według nas wszystko idzie świetnie, a dla klienta 99%, które my dajemy z siebie, to za mało i jest niezadowolony. Czasem nam to pokaże, a czasem nie i kumuluje w sobie negatywne emocje. Wyrażana potem informacja zwrotna nie zawsze jest przekazana w wyważonych słowach. I nawet jeśli klient ma rację, bardzo emocjonalnie nacechowane zwroty sprawiają, że czujemy się z nimi źle.

Zdarzają się też takie współprace, w których choćbyśmy dawali z siebie 200%, zawsze pójdzie coś nie tak. Jakby ciążyła nad nimi jakaś klątwa. Prawo Murphiego. Zapewne to znasz… jak coś ma pójść nie tak, to na pewno wydarzy się to przy tej jednej konkretnej współpracy. Skutego jest taki, że przystępujemy do każdego działania zestresowani i… wszystko się sypie. Klient jest niezadowolony, my sfrustrowani, a działanie pod presją sprawia, że zawalamy kolejne rzeczy.

Co robić przy współpracach, które nie idą?

Jeśli nie da się wyjaśnić wszystkich nieporozumień, jeśli klient Cię ciągle krytykuje, niepochlebnie wyraża się o Twojej pracy, musisz zrobić to, co najtrudniejsze – zdystansować się. Tylko na zimno jesteś w stanie ocenić, czy ma rację.

Jeśli masz taką możliwość, poproś o ocenę sytuacji inną, niezależną osobę. Spojrzy ona chłodno na Wasze wzajemne relacje i być może podpowie Ci kilka rozwiązań. Postaraj się przedstawić klientowi swój punkt widzenia.

Porozmawiaj z nim… na spokojnie. Oj, wiem, że może to być trudne, zwłaszcza gdy emocje biorą górę. Być może uda Wam się dojść do porozumienia. Jeśli jednak nie i w założeniu konstruktywna rozmowa przerodzi się w koncert życzeń i wzajemnych oskarżeń – moim zdaniem lepiej się rozstać. Takie nawarstwiające się pretensje nie są dobrym doradcą i zazwyczaj nie prowadzą do niczego dobrego. Serio. Lepiej zawczasu we względnej zgodzie przeciąć ten węzeł, niż sprawić, by po współpracy pozostał niesmak.

Proś o feedback i wyciągaj wnioski

I tym samym dochodzimy do najważniejszego punktu, czyli sedna feedbacku. Nie chodzi przecież o to, by obrastać w piórka i dopieszczać swoje ego. W informacji zwrotnej ważna jest możliwość poprawy tego, co robimy, realizowania jeszcze lepszych usług, dostarczania produktów na najwyższym poziomie.

Pamiętasz, pisałam o tym, że podczas ankiet finałowych w kursie „Gdzie ci klienci” pojawiły się też głosy krytyki. Mogłabym powiedzieć: co oni tam wiedzą, tak ma być! To ja tu jestem ekspertem.

Prawda jest jednak taka, że kurs stworzyłam dla innych. Po to, by to oni na nim skorzystali – dlatego szaleństwem byłoby nie wziąć tych głosów pod uwagę, choć początkowo były mi bardzo nie w smak.

Sam feedback to nie wszystko – trzeba wyciągać z niego wnioski. Weryfikować informacje, przemyśleć, czy rzeczywiście są wartościowe, a nie jest to krytyka dla samej krytyki. A kiedy dojdziesz do wniosku, że warto coś zmienić, zastanów się, co może zostać zrobione lepiej, inaczej.

Co stoi na przeszkodzie, by zadowolić klienta (czy kursantów jak w moim przypadku). Być może nie chodzi wcale o Twoją niekompetencję, a na przykład nie otrzymujesz kompletu informacji odnośnie zadań. Albo oczekiwania wobec usługi czy produktu, który dostarczasz, są inne. Zdarza się, że założenia początkowe są inne niż oczekiwania klienta. I zamiast tkwić w niesatysfakcjonującej współpracy, lepiej rozstać się, zanim poleje się krew.

Jeśli masz taką możliwość, popraw jakość swoich usług. Ucz się z tego, co mówią o Twojej pracy inni. To najcenniejsza lekcja, jaką możesz otrzymać. Także o sobie samej.

*W tym odcinku opowiadam Ci całkiem sporo o kursie „Gdzie ci klienci”. Pokazuję na przykładzie, co można zmienić, jak wyciągać wnioski i udoskonalać swój produkt/usługę. A jeśli interesuje Cię sam kurs i czujesz, że aktualnie jest on tym, czego potrzebujesz, by działać jako freelancer, zapraszam Cię na pokład :). Kolejna edycja startuje już 29.06!

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

Kiedy zaczynasz prowadzić własną firmę, wiesz, że nie obejdzie się bez popełniania błędów. Finanse, badanie potencjału Twojego pomysłu, szukanie klientów. To elementy, które bardzo łatwo mogą sprawić, że się potkniesz, przewrócisz i trudno będzie Ci się podnieść. Są też takie kwestie, o których nawet byś nie pomyślała, że potrafią skutecznie i na długo, a czasem nawet na stałe, podciąć skrzydła. I o nich będzie również ten odcinek podcastu. Co mają wspólnego ze sobą firma, asertywność i stawianie granic? Posłuchaj (lub przeczytaj).

Długo zastanawiałam się, czy nagrać ten odcinek. Pisałam skrypt, potem wrzucałam go do szuflady, potem pisałam jeszcze raz, wrzucałam tylko jego fragment o inspiracjach w biznesie, aż w końcu przyszedł taki dzień, kiedy stwierdziłam, że skoro chcę budować biznes na własnych zasadach, to i podcast mogę nagrać tak, jak czuję. W końcu nie zawsze musi być hiper, super, duper merytorycznie. Czasem może być case study z własnego podwórka – z takich zresztą najczęściej najwięcej się uczymy.

I rzeczywiście bardzo prawdopodobne, że będzie to najbardziej szczery odcinek o asertywności, stawianiu granic, wartościach i zmianach w biznesie. Nie to, że poprzednie nie były szczere. Oczywiście że były! Wszystkie też opierały się o wyłącznie moje doświadczenia albo doświadczenia osób, które znam i sytuacje, których byłam świadkiem. Są jednak takie tematy, których nie poruszam zbyt często, a które mają wpływ na to, jak działa Pretty Well Done na co dzień.

Dziś opowiem Ci o tym, jakie wartości mi przyświecały, kiedy zaczęłam budować firmę i dlaczego wobec niektórych sytuacji nie potrafię przejść obojętnie, choć czasem przymykam oko. Nie będzie to ta część historii, którą miałaś okazję mam nadzieję przeczytać w książce „Rzuciłam pracę i co dalej”. Będzie to ten fragment, o którym mówię dość rzadko. Ale do rzeczy.

Dlaczego i jak powstała nazwa Pretty Well Done

Zapewne znasz już początki Pretty Well Done, zwłaszcza jeśli jesteś ze mną dłużej. Wspominałam o nich nie raz i nie dwa. Kilkanaście lat pracy na etacie zrobiło swoje i pewnego pięknego dnia postanowiłam zmienić swoje życie (i życie moich bliskich) o 180 stopni. O tym wszystkim możesz poczytać tu na blogu, w książce, czy posłuchać w licznych live’ach i podcastach.

Buduję markę Pretty Well Done od ponad trzech lat. Tak naprawdę jednak zaczęłam to budowanie dużo, dużo wcześniej. W momencie, kiedy po raz pierwszy pomyślałam o tym, że chciałabym mieć własną firmę oraz o tym, jak powinna ona wyglądać. Wiesz, jak to jest… snujesz marzenia, masz wizje, zderzasz je z rzeczywistością i czasem zdarza się, że trafisz, a czasem wręcz przeciwnie.

Jedną z pierwszych rzeczy, którą zazwyczaj robi się, gdy myślisz o własnej działalności jest… wymyślenie nazwy.

U mnie było trochę inaczej. Najpierw opracowałam plan działania, rozpisałam go sobie krok po kroku, również w czasie, później na osobnej kartce spisałam wartości, jakimi moja firma od tego momentu miała się kierować. To były podstawy podstaw, bez których nie wyobrażałam sobie istnienia Pretty Well Done.

To były wartości, które miały budzić skojarzenia. Z nich wywodzi się nazwa Pretty Well Done. Oczywiście, że stworzenie marki na własnym nazwisku było kuszące. Ale po pierwsze nie mogłam tego zrobić, a po drugie nie chciałam. Dobrze się stało. Ta nazwa nie powstała zresztą przypadkiem. Jak wspomniałam, korzenie ma w wartościach. Długo głowiłam się nad tym, jak przekazać w tych dwóch-trzech słowach to, na czym mi zależy. Ostateczną nazwę wymyśliła Goga (Małgorzata Kalbarczyk-Leonczuk) podczas naszego mastermindu. Pretty Well Done – tak. Idealnie wpisywała się w to, co ja chciałam i chcę zakomunikować.

Nie żadne tam well done, good done, czy inne done… Nie, Pretty Well Done. Idealnie.

Dlaczego podstawy są tak istotne?

Dlaczego o tym dziś mówię? Zaraz się przekonasz. Zanim jednak do tego dojdę, chciałabym na moment wrócić do początków tworzenia przeze mnie firmy. Każdy, kto kiedyś budował swoje małe imperium od podstaw, wie, że jest to długa i trudna droga. I że nie da się pójść na skróty, choć wielu próbowało.

Jak próbowało? Inspirując się, czy wręcz kopiując to, co zrobił ktoś inny. Nie muszę chyba mówić, jakie są skutki takich działań? Jeśli bierzesz sobie od kogoś fragment jego działań, fragment strategii, okazuje się, że potem nijak nie pasuje on do całości Twojej firmy. Patchworki wyglądają ładnie jako elementy aranżacji wnętrz. W biznesie sprawdzają się kiepsko. Przekonały się o tym takie firmy jak Abibas i Dolce Banana. Niby coś brzmi i wygląda podobnie, ale w efekcie jest tanią podróbką i wszyscy o tym wiedzą.

Dlatego jeśli marzysz o stworzeniu firmy, która będzie działać, dawać Ci satysfakcję i przynosić dobre pieniądze, idź swoją drogą. Inspiruj się tymi, na których miejsce chciałabyś dotrzeć. Testuj różne drogi, sprawdzaj możliwości. Nie oglądaj się na innych, chyba że po to, by podać im pomocną dłoń.

Ja również zaczęłam budowanie Pretty Well Done od zainspirowania się pomysłem na samą formę prowadzenia działalności. Nie słyszałam o wirtualnej asyście nigdy wcześniej i wydawała mi się naprawdę czymś bardzo atrakcyjnym. Od początku jednak wiedziałam, że chcę ją stworzyć po swojemu, ale… bałam się.

Całe życie byłam grzeczną dziewczynką. Taką wiesz, co słucha rodziców, nosi kucyki, a w szkole dostaje same piątki. Bałam się zawieźć innych. Chciałam, by wszyscy mnie lubili. Naginałam się do potrzeb innych osób.

Okazało się jednak, że kiedy prowadzisz własną firmę, takie działanie nie zawsze się sprawdza, a grzeczne dziewczynki nie zawsze dostają to, co chcą. A często nie dostają. Dlatego to Ty, jako właściciel, musisz być asertywna, wyznaczać granice i głośno mówić o tym, co Ci się nie podoba. Tylko jak to zrobić, kiedy za uchem słyszysz wciąż szept: Pamiętaj, musisz być miła!

Prowadzenie firmy to nie kakao z pianką i ptyś

Prowadzenie własnej firmy to wieczne testowanie, sprawdzanie, działanie, przesuwanie granic. Swoich granic. Ale rzeczywiście to również umiejętność twardego postawienia sprawy i powiedzenia głośnego nie. Bycie miłą niestety nie zawsze zdaje egzamin. Dlaczego? Ponieważ ludzie dookoła nie zawsze są mili. Ot, życie.

Rok 2020 miał być rokiem przełomowym w Pretty Well Done. Takim, w którym zawojuję świat. W którym wszystko może się zdarzyć. No i zdarzyło się wszystko. I to nie tylko w Pretty Well Done. Zdarzyło się dokładnie nie to, czego się wszyscy spodziewali. Sytuacja pandemii, wszechobecnego zagrożenia sprawiła, że wielokrotnie musieliśmy przejrzeć na oczy, dostosować strategię działania do panujących warunków. Zawsze powtarzam: uważaj, o czym marzysz, bo te marzenia mogą się spełnić w zupełnie nieoczekiwany sposób. Przekonali się o tym zwłaszcza Ci, którzy zawsze marzyli o pracy na z domu. 😉

Oprócz marzeń o zawojowaniu świata, miałam jednak też swoje postanowienia. Postanowienia zmian. W piątkowym lajwie z cyklu „W samo południe”, który prowadzę co piątek w grupie Blaski i cienie wirtualnej asysty i feelancu, opowiadałam ostatnio o przekraczaniu granic. I o tym, co dzieje się, kiedy ktoś za bardzo zaczyna wkraczać na Twoje terytorium. Czytelnicy mojego cotygodniowego newslettera mogli przeczytać o wspomnianej tutaj już grzecznej dziewczynce.

Oba te tematy są związane z moimi postanowieniami. Skoro już bowiem ustaliliśmy, że grzeczne dziewczynki mają do bani – głównie dlatego, że ktoś w kółko włazi na ich podwórko i bawi się ich zabawkami – to powiem Ci, że jest to jedna z tych zmian, które muszą się zadziać teraz w mojej głowie, i w mojej marce. Z żalem i sentymentem pożegnałam grzeczną dziewczynkę. Niestety jej czas minął.

Zmiany przynoszą dużo dobrego

A impulsem do tego była strona, którą przez przypadek odkryłam w tym tygodniu. Jak wspominałam, budowałam markę Pretty Well Done przez kilka długich lat. Naprawdę pracując bardzo ciężko na to, gdzie jestem teraz. Tymczasem odkryłam, że naprawdę niewiele trzeba, by ktoś odejmując pierwszy człon nazwy, skopiował nie tylko markę, ale też dołożył do tej kopii logo. W sumie podobnie do znanych i cenionych marek zrobił Abibas. I Dolce Banana…

Myślę, że powstrzymam się tu od komentarza, pozwalając działać prawnikom. Zresztą każdy inteligentny człowiek wie, co się dzieje, kiedy zainspirujesz się za bardzo i jak to może się skończyć. To jednak, co chciałabym podkreślić to fakt, że czasem impuls do zmian przychodzi z najmniej oczekiwanej strony. Nie zawsze też jest on przyjemny. Czasem wypycha Cię ze strefy komfortu jednym solidnym kopniakiem w cztery litery. I sprawia, że masując obolały pośladek zastanawiasz się, co tu się na Thora wydarzyło.

Potem jednak dochodzisz do wniosku, że wszystkie wydarzenia mają swój cel. Gdyby nie zamknięto jednej z firm, w której pracowałam, nigdy nie pomyślałabym o założeniu własnej działalności.

Gdybym nie położyła spektakularnie pierwszej firmy, prawdopodobnie wciąż popełniałabym te same błędy przy drugiej.

Gdybym nie spotkała na swojej drodze kilku osób, być może wciąż trzymałabym się pazurami etatu.

Gdyby…

Gdyby…

Gdyby…

I dziś nie ma we mnie zgody na to, by ktoś brał moje treści i posługiwał się nimi, jak swoimi. Już nie.

Nie ma też zgody na to, by biernie czekać, aż coś zmieni się samo. Już nie.

Pretty Well Done się zmienia. A ja wraz z nią. Z ciekawością patrzę na to, w którym kierunku pójdziemy, ale jedno wiem na pewno: zawsze będzie to kierunek zgodny z wartościami, które stoją u podstaw mojej marki. Zgodny ze mną. Jeśli jesteś ciekawa tego, co będzie się działo, wpadaj do mnie od czasu do czasu. Poopowiadam Ci o biznesie.

Jeśli uważasz, że ten odcinek był interesujący i może się komuś przydać, podaj go dalej. 

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

PIĘĆ CECH MUST HAVE

Czy istnieje w ogóle ktoś taki, jak idealna wirtualna asystentka? Mówi się, że nie ma ideałów. Że każdemu można coś zarzucić, każdy ma swoje słabe strony, każdemu może się zdarzyć potknięcie. Tak jest zarówno w życiu, jak i w biznesie. Jednak dopóki pracujesz nad sobą, dążysz do tego, by być coraz lepszą, uczysz się nowych rzeczy, żyjesz i pracujesz w zgodzie ze swoimi wartościami – wygrywasz.

No dobrze, nie będę zaczynać od słabych punktów, każdy wie, że takie ma. A jak nie wie, to to też o czymś świadczy 😉 Większość kobiet ma do perfekcji (sic!) wręcz dopracowane samobiczowanie i nie trzeba im dokładać nowych kamyczków do ogródka, żeby poczuły się gorzej. Zachowanie przy tym radosnego uśmiechu i pozytywnego nastawienia, kiedy dusza wręcz krzyczy i wyrywa się w drugą stronę, nie jest proste. Dlatego skupię się dziś na konkretach. Niech każdy sam oceni, nad czym powinien popracować 😉 (albo nie, bo może jednak gdzieś ten ideał istnieje? ;))

Wirtualna asystentka, z którą chcą pracować wszyscy

Co sobie pomyślałaś, kiedy przeczytałaś ten tytuł? Chciałabyś być taką osobą? Myślę, że wiele z nas do tego dąży. Chce pokazać, że jakość pracy, cechy osobowościowe, kompetencje i umiejętności ma na tak wysokim poziomie, że klienci ustawiają się w kolejce. Każda chce być mityczną Donną.

I nawet jeśli czasem zdarza Ci się pomyśleć: to się nie uda – zatrzymaj tę myśl w połowie drogi. Pomyśl, jakimi cechami możesz się wyróżnić, co możesz klientom dać od siebie. Nie mówię tutaj o umiejętnościach, wiedzy, doświadczeniu – nad tym można i trzeba pracować stale. Mówię o wartościach, którymi powinno się kierować w życiu i w biznesie.

Dla mnie takim absolutnym pakietem must have jest pięć cech.

Terminowość

Wyobraź sobie, że umawiasz się z kimś na zaprojektowanie ogrodu. Ma być gotowy w ciągu tygodnia. Planujesz więc uroczystego grilla dla przyjaciół, by zainaugurować sezon. Zapraszasz gości, robisz zakupy, cieszysz się na wspólnie spędzony czas. I nagle okazuje się, że na wykonanie usługi musisz czekać długie tygodnie, impreza odbywa się pod znakiem przekopywania ogródka i przenoszenia gruzu, by było gdzie leżak postawić. W międzyczasie słyszysz tysiące wymówek, z powodu których ten ktoś nie mógł dokończyć swojej pracy. Umarła babcia, dziecko jest w szpitalu, samochód nawalił, a nieuczciwy podwykonawca nie dostarczył zamówionych krzaczków na czas. Czy czujesz do projektanta zaufanie? Zatrudnisz go jeszcze raz? Szczerze wątpię.

Sama nie lubisz być postawiona w takiej sytuacji, prawda? Nie stawiaj więc w niej swojego klienta. Kiedy umawiam się na wykonanie zadania, staram się dotrzymać tego terminu choćby się waliło i paliło. Dzięki doskonałej organizacji czasu nie jest to wcale takie trudne. Czy zdarzają mi się obsuwy? Staram się, by ich nie było. A jeśli zdarzy się, że jest drobny poślizg, to nigdy nie jest on tak długi, że klient zaczyna obdzwaniać rodzinę i sprawdzać, czy ja aby na pewno jeszcze żyję. Bo wszelki słuch po mnie zaginął.

Naturalną rzeczą jest, że w życiu zdarzają się różne sytuacje. Nie wszystko jesteśmy w stanie przewidzieć i zaplanować. Wtedy jednak do gry wchodzi druga cecha:

Uczciwość

Zawsze kiedy myślę o uczciwości, przypomina mi się zdanie z jednego z polskich filmów On jest głupi, on jest uczciwy. Moim zdaniem uczciwość to podstawa zdrowych relacji biznesowych. A w zasadzie wszelkich relacji. Nie wyobrażam sobie sytuacji, w której miałabym kogoś celowo wprowadzać w błąd, oszukiwać, kręcić. Takie rzeczy prędzej czy później zawsze wychodzą na jaw. A wtedy nie jest już tak wesoło.

Kiedy więc zdarza się ta wspomniana obsuwa, nie wymyślam tysiąca powodów, tylko uprzedzam klienta, że nie mogę dotrzymać terminu. Jednocześnie podaję mu kolejny, w którym jego zadanie zostanie wykonane. I tutaj mała uwaga – choćby się waliło i paliło, ten kolejny termin musi być dotrzymany! Dlatego oceniając swoje możliwości czasowe warto doliczyć 15% na nieprzewidziane sytuacje.

I pamiętaj, kłamstwo ma niestety bardzo krótkie nogi. Kariery jako modelka na wybiegu nie zrobiłoby nigdy…

Lojalność

Muszę Ci się tutaj do czegoś przyznać. Napisałam to słowo i zapatrzyłam się na nie, niezdolna do napisania czegokolwiek więcej. Ponieważ jest to pojęcie tak głęboko zakorzenione w moim systemie wartości, a jednocześnie tak szerokie, że nie potrafiłam przez dłuższą chwilę zebrać myśli.

Jeśli pracujesz z jakimś klientem, darzy Cię on zaufaniem, przekazuje do prowadzenia sporą część swojej firmy – nie wyobrażam sobie sytuacji, bym mogła współpracować z osobą, która nie jest lojalna wobec mnie. Z osobą, która woli pójść do kogoś innego (np. do konkurencji) i obgadać temat, dotyczący mojego biznesu, niż uczciwie porozmawiać ze mną.

Lojalność jest jednym z elementów etyki biznesowej. Nie opowiadam innym, co robią moi klienci, jakie mają plany, jakie będą ich działania strategiczne na najbliższy czas, jakie zapisy wprowadzają w swoich umowach itp.

Po prostu nie. Tu w zasadzie nie ma o czym dyskutować 😉

Zaufanie

Kolejna cecha – nieodłączna siostra trzech powyższych. Nie muszę lubić mojego współpracownika, nie muszę z nim rozmawiać na tematy prywatne (nawet nie wypada, chyba że relacja jest głębsza niż czysto biznesowa), nie muszę z nim chodzić na piwo. Ale muszę mu ufać. Być pewną, że nie będzie działał przeciwko mnie, że będziemy grać do tej samej bramki. Oczywista oczywistość? No niestety nie zawsze.

I tak samo w drugą stronę, pracuję na zaufanie moich klientów miesiącami. Dbam o ich interesy  jak o własne.  Powierzają mi w końcu w opiece swoje dziecko, wypieszczoną, zadbaną firmę – nie mogę im oddać małego brudasa, który pogubił wszystkie zabawki 🙂

 Pokora

To jest niestety cecha lekko zapomniana, przykurzona, schowana w cieniu. W Słowniku Języka Polskiego opisana jako świadomość własnej niedoskonałości, ale też uniżona postawa wobec kogoś. I szczerze mówiąc – skupiłabym się na tej pierwszej definicji 😉

Dobra wirtualna asystentka (a w zasadzie każdy dobry pracownik) jest świadomy swoich ograniczeń, umiejętności, dokonań. Nie mówi klientowi, że napisze za niego książkę, jeśli składanie zdań idzie mu jak po grudzie, jest nieuważny i co trzecie zdanie robi błąd. Nie będzie wmawiał innym, jak świetnie radzi sobie w WordPressie, skoro nie odróżnia motywu od szablonu.

Uczciwie (ha!) przyzna, że czegoś nie wie, nie umie, ale (!) na następny raz odrobi lekcje i dokształci się w wymaganym zakresie.

Naprawdę warto z pokorą podejść do swoich umiejętności i rzetelnie je zweryfikować. Można dzięki temu zaoszczędzić sobie sporo nerwów. A często również pieniędzy. Twoich i klienta.

Czy dopisałabyś do tej listy jeszcze kilka punktów? Ja pewnie tak 😉 Te jednak wybijają mi się na pierwszy plan zawsze i wszędzie. Życzę Tobie i sobie samych takich pracowników, którzy kierują się podobnymi wartościami.