jak wygląda praca wirtualnej asystentki

DZIEŃ ŚWISTAKA, CZYLI JAK WYGLĄDA PRACA WIRTUALNEJ ASYSTENTKI GODZINA PO GODZINIE

Każdy z nas ma jakieś wyobrażenia, dotyczące konkretnych zawodów. Kiedy myślimy o strażaku, widzimy przystojniaka na tle płonącego miasta. Słysząc o pracy pielęgniarki, przed oczami jawi nam się ciepła osoba, która z zupełnie niepasującym do sytuacji słodkim uśmiechem wbija dziesięciocentymetrową igłę w nasz pośladek. Jakie skojarzenia budzi w Tobie z kolei zawód Wirtualnego Office Managera lub Wirtualnej Asystentki? Popijanie szampana nad brzegiem basenu i leniwe stukanie w klawiaturę telefonu od czasu do czasu? Czy może raczej szaleństwo w oczach i mina Jacka Nicholsona z „Lśnienia”. Bardzo jestem ciekawa ;). Czy pozbawię Cię złudzeń? Jak wygląda praca Wirtualnej Asystentki godzina po godzinie.

Gdybym miała opisać, jak wygląda praca Wirtualnej Asystentki godzina po godzinie, to biorąc pod uwagę fakt, iż dzień może być naprawdę długi, zajęłoby to dobrych kilka stron. Obawiam się też, że w połowie zasnęłabyś znudzona ;). Dlatego postanowiłam przybliżyć Ci dzień z życia WA tak, jak pracuję – w blokach czasowych. Bardzo zresztą polecam taki podział zadań. Ich grupowanie to jedno z najlepszych narzędzi do efektywnej pracy. Na czym polega? Mój dzień pracy dzielę sobie na bloki czasowe (ich długość zależna jest od liczby podobnych do wykonania zleceń), w których wykonuję tylko konkretne zadania np. pisanie tekstów, odpowiadanie na maile itp. Pozwala mi to lepiej się skoncentrować, niż gdybym skakała od zadania do zadania. Zobacz, jak to wygląda w praktyce.

ORGANIZACYJNE PORANKI

kawa o poranku pretty well done

Zasadniczo zaczynam dzień pracy o godzinie szóstej. Jednak przez pierwsze półtorej godziny nie pracuję dla klientów tylko nad swoim biznesem. Piszę teksty, planuję treści, tworzę grafiki itp. Czyli dokładnie to, co robiłabym dla kogoś innego.

O godzinie ósmej, wraz z pierwszą kawą, rozpoczynam dzień pracy. Na pierwszy ogień idzie sprawdzenie, co się działo u moich klientów dnia poprzedniego. Jednym słowem oceniam stan gry. Zaglądam na profile w mediach społecznościowych, patrzę, co jeszcze jest do uzupełnienia, na jakie maile powinnam odpowiedzieć.

Te organizacyjne poranki pozwalają mi sprawdzić, co – oprócz zaplanowanych na dany dzień zadań – będę musiała wykonać dodatkowo. W pracy Wirtualnej Asystentki czy Wirtualnego Office Managera ważna jest elastyczność. Owszem, układam sobie plan dnia wcześniej, ale nie zamykam się na wykonanie zadań dodatkowych, jeśli zachodzi taka potrzeba.

W SAMO POŁUDNIE – JAK WYGLĄDA PRACA WIRTUALNEJ ASYSTENTKI GODZINA PO GODZINIE

wirtualny office manager Pretty Well Done

Kiedy już uzupełnię moją wiedzę o to, co jeszcze powinnam danego dnia zrobić, przystępuję do pracy właściwej. To, co robię danego dnia, często zależy od dnia tygodnia. Przykładowo poniedziałki przeznaczam na planowanie mediów społecznościowych, przygotowywanie grafik, aktualizowanie harmonogramów i tworzenie treści. Wtorek może być dniem podcastów. Środa pisania tekstów na www czy newsletterów itd. Wszystko zależy od potrzeby. Jeśli nie uda mi się tak zaplanować tygodnia, by zgrupować dane zadania na konkretne dni, staram się utworzyć właśnie bloki w ciągu dnia.

Pierwszy blok zadaniowy trwa mniej więcej dwie godziny (od dziewiątej do jedenastej). Jest to czas na stworzenie ofert, przygotowanie grafik, zaplanowanie treści na dany tydzień, czy pisanie newsletterów. Ponieważ w tym czasie mój umysł pracuje najlepiej – właśnie te godziny poranne wykorzystuję na zadania wymagające największej kreatywności.

Czas od jedenastej do dwunastej przeznaczam najczęściej na rozmowy telefoniczne, spotkania online z klientami, czy też odpowiadanie na maile. Oraz na kolejną kawę ;).

POPOŁUDNIOWY ROLLER COASTER

planowanie zadań pretty well done

Ponieważ mniej więcej w tym czasie (około godziny czternastej) do domu wracają moje dzieci, poziom hałasu przestaje sprzyjać skupieniu ;). Nie mówiąc już o tym, że ja sama mam obniżoną koncentrację i dlatego zazwyczaj wtedy planuję sobie coś łatwiejszego. To czas na zadania automatyczne i uzupełnienie tego, czego nie zdążyłam zrobić wcześniej: montaż filmów, publikacje wcześniej zaplanowanych treści, research, Instagram itp.

Pracuję mniej więcej, jeśli nie ma sytuacji awaryjnej, nadzwyczajnej, czy skumulowania zadań, do godziny siedemnastej. I w końcu przychodzi upragniona chwila dla siebie, czyli czas na ogarnięcie dzieci, domu, zakupów, psa, treningów i całego tego codziennego majdanu. W okolicach godziny dziewiętnastej padam już zazwyczaj na ryjek i aktywność mi siada (a ja razem z nią). Zdarza się jednak, że mimo to włączam właśnie wtedy komputer i tworzę treści (do książki, na bloga) czy planuję kolejne zadania dla moich kursantek. Co ciekawe, ten poziom zmęczenia sprawia, że powstają najlepsze teksty ;).

Na koniec dnia podsumowuję to, co zostało zrobione i uzupełniam listę zadań na kolejny dzień.

Jaki widzisz, praca WOM czy WA nie ma w zasadzie nic wspólnego z leżeniem i pachnieniem. Co więcej, jeśli masz wielu klientów, ciężko w ciągu tygodnia upchnąć w grafik jakąś dodatkową aktywność. Oczywiście, można pracować mniej, można jedynie przez kilka godzin w ciągu dnia, na pół etatu czy jego ćwiartkę. Wszystko jest kwestią wyborów :). Czasem trafia się dzień świstaka, na ogół jednak jest inspirująco i ciekawie.

A Ty jak planujesz swój dzień?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *