W 2017 roku postanowiłam zmienić wszystko w swoim życiu zawodowym. Porzucić pozornie bezpieczny etat po kilkunastu latach pracy dla kogoś i zacząć pracować na własny rachunek. Trochę cieniem kładła mi się na tę decyzję pierwsza, nie do końca udana działalność, ale postanowiłam zaryzykować. Znałam już zagrożenia, opisałam je zresztą później bardzo dokładnie w książce „Rzuciłam pracę i co dalej” i najgorsze, co mogło mnie spotkać to powtórka z rozrywki. Trzydziestego czerwca, czyli dokładnie trzy lata temu, złożyłam wypowiedzenie i rzuciłam się na główkę w przepaść. No dobra, miałam spadochron w postaci poduszki finansowej, do mojej nogi przywiązana była lina bungee, czyli klienci, z którymi miałam już nawiązane współprace, ale ciągle jeszcze była to przepaść… droga w nieznane. I raczej już, biorąc pod uwagę okoliczności, w jednym kierunku.

Samotny wilk, czy raczej wadera?

Od samego początku stawiałam na działalność solo. Chciałam być freelancerem bez szefa nad głową, bez zależności, bez zobowiązań. Moim celem był spokój, niezależność finansowa i możliwość nieograniczonego rozwoju. Marzyłam o tym, by być najlepszą w tym, co robię, nie myślałam jednak w ogóle (na tamten moment) o skalowaniu działalności. Nie bardzo nawet wiedziałam, jak miałabym ją skalować. Większe zarobki wiązałam z większą liczbą klientów lub z wyższą stawką godzinową. Tak, te trzy lata temu w ogóle nie myślałam, że kiedykolwiek stanę się właścicielką agencji wirtualnych asystentek i że w ogóle będę zatrudniać jakieś osoby lub współpracować z zespołami.

Chciałam jak najlepiej wykonywać swoją pracę, dawać z siebie 200% normy i być szczęśliwą w tym, co robię. Solo.

Ja naprawdę nie mam nic przeciwko samodzielnej (a często i samotnej pracy). Bardzo dobrze pracuje mi się w ciszy, rozmowy z klientami wystarczają mi za kontakty międzyludzkie, umiem świetnie zorganizować sobie pracę. A dodatkowo męczą mnie wszelkie gierki personalne, które – chcąc nie chcąc – zawsze pojawiają się, gdy wchodzisz w jakieś środowisko.

Kiedy trzy lata temu wchodziłam w środowisko wirtualnych asystentek, było ono jeszcze ledwo co raczkującym bobasem. Dziś wyrosło z niego całkiem spore dziecię, które na dodatek zaczyna pyskować. Ot, taka kolej rzeczy. W domu mam to samo. Ćwiczenie cierpliwości na poziomie mistrzowskim.

Tak czy inaczej, te trzy lata temu nie myślałam wcale, że chcę założyć jakąś tam agencję. Zresztą na rynku były obecne już co najmniej dwie i jakoś ten model, który sobą prezentowały, nie do końca mi odpowiadał.

Działałam więc samodzielnie, od czasu do czasu – zwłaszcza w środku nocy – przeklinając, że nie mam dodatkowe pary rąk. Albo ze trzech najlepiej.

Od solopreneurki do agencji wirtualnych asystentek…

Minął jednak rok mojej wilczej, a w zasadzie mrówczej pracy, a ja stawałam się coraz bardziej zmęczona. Klientów przybywało, zadania i projekty robiły się coraz bardziej wymagające, a gdzieś tam w duszy odzywała się stłamszona przez lata ambicja, że może jednak mogłabym robić coś więcej niż tylko dłubać godzinami w zadaniach.

To był ten moment, kiedy zaczęłam pracę z Kaśką Żbikowską i w naszych rozmowach chyba po raz pierwszy pojawiło się hasło: agencja wirtualnych asystentek. Wciąż jednak wydawało mi się ona przedsięwzięciem ponad moje siły. I ambicje chyba też. Odłożyłam pomysł ad acta i skupiłam się na budowaniu marki osobistej.

Jednocześnie zaczęłam pracę w programie mentoringowym Agaty Limanówki Boost your business i moje pomysły na działania eksplodowały. Nie wiem, co Agata takiego w sobie ma, ale potrafi genialnie wykorzystać potencjał osób, z którymi pracuje, nawet jak one same w sobie tego potencjału jeszcze nie odkryły. Albo nie obudziły go z tej głębokiej drzemki (mój to chyba zapadł w sen wieczny i trzeba go było ostro szarpać za ramię, by się ocknął).

Dzięki pracy z Agatą zdecydowałam się powalczyć trochę z własnymi przekonaniami, że jestem jedyną osobą w mojej firmie, która potrafi wszystko zrobić nie dość, że najlepiej, to jeszcze sama. Zatrudniłam pierwszą osobę do mojego zespołu. Wciąż jednak nie było mowy o agencji wirtualnych asystentek. Na razie przecież tylko budowałam własny zespół. Hmmm… to, że własny zespół może być agencją, jakoś mi do głowy nie przyszło, ale cóż 😉

Agencja wirtualnych asystentek – dlaczego zdecydowałam się ją założyć?

I tak zupełnie niespostrzeżenie po kilku miesiącach pracy, rozwijania kompetencji, poszukiwania klientów i szukania sposobu na siebie, zorientowałam się, że nie tylko mam pełen portfel klientów, ale też współpracuję z kilkoma osobami, a mój zespół (i nasze zadania) wciąż rosną.
No dobrze, to nie było wcale tak, że pewnego pięknego dnia obudziłam się, przetarłam zaspane oczęta i powiedziałam sobie: Ojej, przecież ja mam agencję wirtualnych asystentek. Jak to się stało?

Nie 🙂 Za stworzeniem zespołu stała praca, strategia, długie godziny poświęcone na rekrutację, testowanie kandydatek do pracy z Pretty Well Done, układania procedur i pracy w zespole. Natomiast rzeczywiście, nazwanie świetnie prosperującego zespołu genialnych wirtualnych asystentek agencją, stało się jakby mimochodem. Po prostu nadałam formę temu, co już od miesięcy funkcjonowało i tak oto w drugiej połowie 2019 roku oficjalnie stałam się właścicielką agencji wirtualnych asystentek Pretty Well Done.

Oficjalne nazwanie zastanego stanu rzeczy nie zmieniło jednak nic w naszych działaniach. Nadal staramy się dawać jak najwyższą jakość naszym klientom – tak jak do tej pory. Nadal staramy się, by ich potrzeby były zaspokajane najszybciej, jak to jest możliwe. Nadal staram się wykorzystać potencjał każdej osoby, która trafia do mojego zespołu. Nie ma bowiem moim zdaniem nic gorszego, niż wciskanie ludzi w zadania, do których nie są stworzeni. Doświadczałam tego przez lata i nie zamierzam fundować nikomu innemu. Dlatego kiedy do mojego zespołu trafia nowa osoba, pytania, które zadaję jej na starcie, dotyczą nie tylko jej umiejętności i doświadczenia, ale też tego, co lubi ona robić. Zależy mi bowiem na tym, by każdy członek zespołu Pretty Well Done mógł się rozwijać w takim zakresie, w jakim czuje się najlepiej. Wspieram rozwój mojego zespołu, jeśli trzeba, organizuję szkolenia (wewnętrzne i zewnętrzne) i marzę o tym, jak możemy rozwinąć skrzydła.
.

Czy moja droga do agencji wirtualnych asystentek była przypadkowa?

Na pewno nie. Natomiast na 100% była zaskoczeniem, ponieważ nie miała jej w planach. A przynajmniej nie w pierwszych pięciu latach. Gdzieś tam, kiedyś… Tak, takie niedookreślone pojęcie istniało w mojej głowie. Wizja również. Jednak nie sądziłam, że tak szybko się ona zmaterializuje.
Dziś wiem, że dzięki temu, że założyłam Pretty Well Done, że pozwoliłam samej sobie na uwolnienie tej myśli o agencji, mogę też realizować się w działaniach, które były w sferze „Święty Nigdy”. Mogę prowadzić szkolenia, warsztaty, tworzyć kursy i pisać książki.

I mogę wspierać te wszystkie osoby, które swoje pragnienia upychają gdzieś butem głęboko w kącie z napisem Gdzieś tam, kiedyś… Wspierać je przy odkopywaniu tego, co dla nich z czasem staje się najcenniejsze. Z ciekawością też patrzę na to, dokąd zaprowadzi mnie ta droga. Nie neguję, nie zaprzeczam, podążam, nadając jej kierunek, a za mapę i kompas mając najwspanialszych ludzi dookoła mnie.

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

JAKIE KROKI TRZEBA POCZYNIĆ

Prowadzenie własnej działalności to nie jest bułka z masłem. Zapewne o tym wiesz i nie muszę Cię przekonywać, że mam rację. Jest cała masa fantastycznych momentów, które sprawiają, że rosną skrzydła, ale są też momenty żmudnej pracy, kiedy ma się ochotę rzucić wszystko. Trafiają się też chwile, w których zastanawiasz się, czy na pewno chcesz być własną sekretarką i dlaczego czynności, których nie lubisz, musisz wykonywać samodzielnie. Każdy przedsiębiorca, którego działalność się rozwija, dochodzi w pewnym momencie do wniosku, że czas zatrudnić wsparcie. Tylko jak to zrobić? Dziś opowiem Ci, jak zatrudnić Wirtualną Asystentkę krok po kroku.

Jeśli wolisz słuchać niż czytać, odcinek znajdziesz tutaj:

Pod koniec zeszłego roku i do mnie dotarło, że czas najwyższy poszukać wsparcia, ponieważ zadań, które mam do wykonania na co dzień jest tak dużo, że spokojnie mogę się nimi z kimś podzielić. I odzyskać dzięki temu kawałek doby. Na wielu stronach Wirtualnych Asystentek przeczytasz o tym, że dzięki ich pomocy zyskasz czas dla siebie. Na swoje hobby, dla rodziny, dla przyjaciół. Mhm… Najczęściej jednak, przyznaj sam, szukasz tego wsparcia, by mieć czas na jeszcze więcej pracy. Na działania strategiczne, rozmowy i spotkania, które rozwijają Twój biznes, prawda? Tak też było ze mną.

Jak zabrać się za poszukiwanie Wirtualnej Asystentki?

Kilka miesięcy temu pisałam o tym, jak zacząć pracę z Wirtualną Asystentką. Czy lepiej zatrudnić pracownika etatowego, czy zdalne wsparcie. Czy Twojej firmie potrzebna jest asystentka, czy raczej office manager. I wreszcie gdzie szukać i jak sprawdzić potencjalną kandydatkę. Samo podjęcie decyzji o tym, że potrzebuję wsparcia, zajęło mi jakiś czas. Zazwyczaj działam po drugiej stronie „barykady”, więc zastanawiałam się, jak się zabrać za poszukiwania. Postawiłam na metodą tradycyjną – ogłoszenie na własnej stronie www oraz na fanpage’u. To ogłoszenie zostało podlinkowane w kilku miejscach i tak oto na moją skrzynkę mailową zaczęły spływać aplikacje. Dziesiątki aplikacji.

Takie samodzielne poszukiwanie poprzez media społecznościowe to jednak tylko jedna metoda. Możesz też pójść dalej i zarzucić wici wśród znajomych przedsiębiorców. Zapytać, z kim pracują, kogo polecają. Zazwyczaj polecenia – jak w każdej branży – sprawdzają się najlepiej.

Podczas mojej kariery w tej branży spotkałam się też z sytuacją, kiedy przedsiębiorca zlecił firmie zewnętrznej rekrutację pracownika zdalnego do swojego zespołu. Tak jak na normalne stanowisko w firmie. Jak widzisz więc, sposobów jest kilka – wystarczy wybrać ten, który Tobie odpowiada najbardziej. Z doświadczenia powiem tylko, że poszukiwania i rekrutacja na własną rękę zajmują zazwyczaj najwięcej czasu.

Jak zatrudnić Wirtualną Asystentkę – wybór nigdy nie jest prosty

Wyobraź sobie, że dałeś już ogłoszenie. Otrzymałeś na nie mnóstwo odpowiedzi – jak wybrać tę właściwą osobę, tę jedyną, która będzie Twoim wsparciem na co dzień. Od razu zaznaczam, że może to nie być proste. Wirtualna asysta stała się bardzo popularna (a będzie prawdopodobnie jeszcze bardziej) i jest wiele naprawdę bardzo dobrych specjalistów w tej dziedzinie.

Ja zdecydowałam się na rekrutację kilkuetapową, ale jeśli nie masz na to czasu, spokojnie możesz pominąć krok drugi (zaraz o nim opowiem) i przejść do trzeciego. Po weryfikacji kilkudziesięciu maili, zdecydowałam się dodać właśnie ten kolejny etap do moich poszukiwań – poprosiłam wybrane kandydatki o wypełnienie ankiety, w której zadałam im kluczowe pytania. Możesz to oczywiście zrobić na samym początku rekrutacji, wtedy jednak analiza zgłoszeń zajmuje niestety jeszcze więcej czasu.

Po ankiecie przyszedł czas na rozmowy rekrutacyjne.

O co pytać kandydatkę na Twoją prawą rękę?

W zależności od tego ile osób wybierzesz do rozmowy osobistej (ja zdecydowałam się na rozmowy via Skype i Zoom), musisz zarezerwować sobie odpowiednią ilość czasu. Rozmowa trwa zazwyczaj od 20 do 40 minut. Przy dłuższych zaczynasz się męczyć i Ty, i kandydatka. Moim zdaniem, jeśli w przeciągu pół godziny nie dowiedziałeś się wszystkiego, co powinieneś, to coś jest nie tak ;).

O co pytać?

Zabrzmi to banalnie, ale o wszystko to, co jest dla Ciebie niejasne. Zazwyczaj już po mailach i ewentualnych ankietach jesteś w stanie zorientować się, jakie doświadczenie ma dana osoba. Zdarza się jednak, że trzeba coś doprecyzować. No bo co znaczy określenie „umiem w social media” lub robię „fajne grafiki”? Pytaj o wszystko, co jest dla Ciebie zbyt ogólne. Nie możesz znaleźć kandydatki w mediach społecznościowych? Nie wiesz, jak do Ciebie trafiła? Zapytaj o to! Jest dyspozycyjna tylko po 17? Dlaczego tak się dzieje?

Tak naprawdę do każdego napisanego zdania możesz zadać pytanie pomocnicze. I warto to zrobić, by potem się nie rozczarować. Zwłaszcza, że papier przyjmie wiele, ale też w krótkim mailu motywacyjnym nie da się wszystkiego przekazać.

Taka rozmowa ma jeszcze jedno – moim zdaniem kluczowe – zadanie.

Dzięki niej poznajesz swoją potencjalną asystentkę i jesteś w stanie poczuć tę chemię, która rodzi się między dwiema osobami. A uwierz mi, ma znaczenie, czy jest między Tobą a Twoją przyszłą prawą ręką nić porozumienia. W niektórych przypadkach może ona nawet być grubości liny okrętowej, czego bardzo Ci życzę ;).

Po rozmowie zadaj sobie pytanie, czy nadajecie na tych samych falach. Czy kompetencje tej osoby są dla Ciebie wystarczające. Czy będzie musiała się jeszcze czegoś douczyć i czy masz czas na to, by przekazywać jej tę wiedzę. Zastanów się, czy chcesz gotowego współpracownika, któremu tylko oddelegujesz zadania, czy może jednak możesz poświęcić czas na wprowadzanie kandydatki w arkana współpracy z Tobą.

Pamiętaj też, że każda osoba potrzebuje czasu, by wgryźć się w Twoją branżę, w zadania, które jej zlecisz. Musicie się wzajemnie dotrzeć, zrozumieć, wypracować sposób komunikacji – to zupełnie naturalne. Ten proces może potrwać tydzień, dwa, a może trwać i dwa-trzy miesiące. Może się okazać, że komunikacja w ogóle Wam nie wychodzi i lepiej się rozstać niż męczyć. To też jest element ryzyka. Jak to w życiu.

Życzę Ci z całego serca, byś wybrał dobrze i znalazł swoją perfekcyjną i jedyną Wirtualną Asystentkę :). Gdybyś natomiast chciał zdać mi pytanie pomocnicze, pisz śmiało ;). Postaram się znaleźć dla Ciebie rozwiązanie.

Karolina Brzuchalska

PS Jeśli uważasz, że artykuł tylko zaostrzył Twój apetyt i pragniesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po książkę „Don’t stop me now, czyli zrobiłam biznes i co dalej?„, z której dowiesz się, jak zbudować zdalny zespół krok po kroku. Bezpłatnego fragmentu książki o zatrudnianiu wirtualnej asystentki posłuchasz tutaj.

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina