czego oczekiwać od wirtualnej asystentki – Pretty Well Done

BŁĘDY W DELEGOWANIU ZADAŃ

Karolina Brzuchalska — Wed, 16 Feb 2022 05:30:44 +0000

Przez wiele lat stałam po tej asystenckiej stronie barykady – tej, która otrzymywała zlecenia. W przeróżnej formie i… niestety z różnym skutkiem. Każdą współpracę rozpoczynam od ustalenia i spisania zasad. Również tych, dotyczących delegowania. Niestety część moich szefów i miniszefów (czyli po prostu klientów) nie zawsze trzymała się tych ustaleń. Powodowało to mniej lub bardziej stresujące sytuacje. Do tego stopnia, że musiałam wprowadzić drastyczne programy naprawcze. Nie wszyscy byli zachwyceni, ale podziałało. W dzisiejszym odcinku podcastu opowiem o najczęstszych błędach w delegowaniu zadań, z którymi spotykałam się przez lata. Jeśli sama zlecasz i zatrudniasz wsparcie, polecam Ci szczególnie posłuchać 🙂

Dziś odcinek z cyklu: szefowie-wrogowie, czyli jak zatruć życie, a przynajmniej utrudnić pracę swojej asystentce. Z przymrużeniem oka, oczywiście. Jak już wspomniałam, przez lata stałam po tej asystenckiej stronie barykady. Miałam wielu szefów, jeszcze więcej klientów i dziesiątki, jak nie setki osób, które mniej lub bardziej rościły sobie prawo do dysponowania moim czasem. Każdym. Także tym wolnym. Czasem również tym w nocy. SMS-y o dziwnej porze, domaganie się odpowiedzi w weekendy, foch, że nie chcę się spotkać w niedzielę, by obgadać biznes, maile o czwartej nad ranem… to była całkowita norma. Mea culpa. Trochę ich do tego przyzwyczaiłam, o czym za chwilę.

Jakiś czas później sama zaczęłam zatrudniać podwykonawców. I pomna tego, co przeszkadza mi najbardziej w byciu bierną stroną delegowania, starałam się nie popełnić tych błędów. Nie zawsze mi to wychodziło, przyznaję z ręką na sercu. Dlatego tym bardziej wiem, że warto się postarać, by druga strona miło wspominała współpracę z Tobą. Ale do brzegu…

Wolisz słuchać niż czytać? Zapraszam!

akiś czas temu nagrałam podcast dla przedsiębiorców. Opowiedziałam w nim o 13 grzechach głównych, które mogą sprawić, że żadna asystentka (i podwykonawca też), nie będą chcieli z klientem rozmawiać. Od tego czasu minęło kilka miesięcy, a ja wciąż słucham o tym, że niektóre przyzwyczajenia klientów ciężko zmienić. Wiem o tym niestety doskonale. Tym trudniej, jeśli a) nie jesteś świadom błędów, które popełniasz; b) nie zależy Ci na ich zmianie. A tak po prawdzie powinno zależeć, bo dzięki temu możesz ułatwić życie innym i sprawić, że chętniej będą chcieli realizować projekty wspólnie z Tobą.

Dziś zatem opowiem o 7 błędach w delegowaniu zadań, które popełniają przedsiębiorcy. Na koniec tego odcinka wspomnę natomiast o drastycznym środku zaradczym, który musiałam wprowadzić, by zyskać trochę oddechu i spokoju ducha. Gotowa? To zaczynamy.

#1 KLIENT-HELIKOPTER JEST GORSZY NIŻ RODZIC-HELIKOPTER

Nie wiem, czy słyszałaś o pojęciu rodzica-helikoptera. To taki rodzaj rodzicielstwa, który nie pozwala nam spuścić dziecka na moment z oka. Nawet jeśli ma ono już czterdzieści lat i potrafi całkiem sprawnie samo podciągać spodenki. Niestety niektórzy klienci przenoszą ten rodzaj troski na zatrudnianych przez siebie podwykonawców. Jednym zdaniem: zlecają, a potem wiszą nad delikwentem, co chwilę wrzucając dobre rady, sprawdzając, co zostało zrobione, dopytując i nie dając przestrzeni na wykonanie zadania.

Na Thora! Zatrudniasz specjalistę! Serio. Przekazałaś zadanie, ustaliłaś procedurę (bo ustaliłaś, prawda?) i sposób raportowania, daj drugiej stronie w spokoju wywiązać się ze zobowiązania. Inaczej to, że ucieknie od Ciebie z krzykiem, jest więcej niż pewne. Klientom-helikopterom poświęciłam zresztą cały rozdział mojej książki „Zrobiłam biznes i co dalej”. Polecam ku przestrodze.

#2 DELEGOWANIE ZADAŃ TO NIE ZABAWA W CZAT NA GADU-GADU

Nic chyba nie irytuje bardziej niż zwyczaj traktowania maila jak czatu. Chcesz oddelegować zadanie? Skup się! Spisz w JEDNYM mailu wszystkie wytyczne, informacje, niezbędne linki, hasła, wskazówki, grafiki i wyślij to do swojego podwykonawcy. Dosyłanie co chwilę nowych informacji „bo coś Ci się jeszcze przypomniało”, a już nie daj Thor pięcioma kanałami, sprawi, że zadanie będzie rozpoczynane 1000 razy, a Zleceniobiorca w końcu zwariuje ze szczęścia i nadmiaru informacji. A dodatkowo nie będzie miał w ogóle pewności, która wersja zlecenia jest właściwa i czy może już zaczynać pracę, czy może jeszcze coś Ci się przypomni.

Jeden mail. Może być długi jak tasiemiec, ciężki jak hipopotam, ale niech będzie jeden. Potrzebujesz coś uzupełnić? Zrób to tym samym kanałem (chyba że wcześniej ustalicie to inaczej).

#3 ZASADY SĄ PO TO, ŻEBY JE ŁAMAĆ

Być może, ale reguła ta nie dotyczy zlecania zadań. Jeśli poczynisz ze swoją asystentką, z podwykonawcą jakieś ustalenia, trzymaj się ich. Zlecasz mailem? Nie wysyłaj informacji za każdym razem innym kanałem. Nie wiadomo, który potem traktować serio.

Twoja asystentka nie pracuje w weekendy? Poinformowała Cię o tym wcześniej? Uszanuj to! Nie zasypuj jej skrzynki mailowej, nie bombarduj na Messengerze, What’s Appie czy sms-em. Jestem w 100% przekonana, że zobaczy Twoją wiadomość, siadając do pracy i na nią odpowie. Przypominając jej w kółko, że wysłałaś maila, a potem jeszcze wiadomość, a w ogóle to jest to już kolejny SMS i zero odpowiedzi, zniechęcisz ją do siebie. I wzorem pań urzędniczek wciśnie teczkę z Twoją sprawą pod cały stosik zaległych wiadomości 😉

Na początku współpracy ustalcie zasady. I niech każdy z Was się ich trzyma. Możesz mi wierzyć, będzie się przyjemniej pracowało.

#4 TWÓJ GŁOS BRZMI ZNAJOMO

Od jakiegoś czasu obserwuję jeden bardzo niepokojący trend – nagrywania na Messengerze wiadomości, by przekazać zlecenie. Rozumiem pokusę. Nagranie wiadomości głosowej jak na dyktafonie jest wygodne. Możesz to zrobić, nawet jadąc samochodem. Jest jednak wygodne wyłącznie dla Ciebie. Druga strona nie ma już wcale tak lekko.

Po pierwsze, wiadomości na Messengerze się gubią. Serio. Można je przeoczyć. Można przypadkowo otworzyć i o nich potem zapomnieć, bo już będą „odhaczone”. Po drugie, te nagrane głosowo są totalnie niewyszukiwane! Co mam na myśli? Bywa, że w trakcie wykonywania zadania chce się wrócić do jakiejś wskazówki czy informacji. Kiedy masz zwyczaj nagrywania wiadomości głosowych, pamiętaj, że druga strona traci potem mnóstwo (!) czasu na odszukanie tej informacji. I nie zawsze masz pewność, że ją znajdzie. Serio-serio.

Jeśli więc zlecasz ważne zadanie – zrób to mailowo. I tekstem pisanym. Ułatwisz życie innym.

#5 STRATEGIA? CZY TO W OGÓLE JEST JAKAŚ STRATEGIA?

Zlecasz zadanie. Ustalasz plan działania. A druga strona przechodzi do realizacji. Po czym… zmieniasz zdanie. I tydzień później przesyłasz nowy plan. A po kilku dniach kolejny. Wycofujesz się z zadań, zasypujesz nowymi, masz pretensje, że czegoś nie ma… generujesz chaos!

Stop. Zastanów się, czy gdyby ktoś Tobie tak zlecał, umiałabyś się w tym odnaleźć? Ja wiem, że kreatywne umysły myślą wielotorowo. I to jest piękne! Ale od czasu do czasu warto poskromić tę galopadę myśli i doprowadzić coś do końca. Serio!

A przynajmniej poczekać z oddelegowaniem, aż pomysł ułoży Ci się w głowie. Nie ma nic gorszego dla powodzenia projektu, jak jego twórca, działający w totalnym chaosie. Potrzebujesz burzy mózgów? Nie deleguj! Zastanów się, zderz swój pomysł, powiedz o nim na głos, przedyskutuj. A dopiero potem wprowadź w życie.

#6 PROCEDURY NIE SĄ PO TO, BY UTRUDNIĆ CI ŻYCIE

Wiem, są nudne do bólu.

Wiem, nikomu nie chce się ich tworzyć. Lepiej działać z myślą „jakoś to będzie”.

A jednak… bardzo ułatwiają życie! Wszystkim.

Wyobraź sobie, że wprowadzasz nową osobę do zespołu. Czy nie lepiej byłoby odesłać ją do gotowego dokumentu, zamiast spędzać wiele godzin na wdrażaniu i tłumaczeniu zadań w kółko od podstaw?

A jeśli podwykonawcy w Twojej firmie się zmieniają. I ciągle trzeba wprowadzać kogoś nowego? Tracisz na tym swój cenny czas! Czas, w którym mogłabyś zdobyć nowe intratne zlecenie czy zrealizować ciekawy projekt.

Przemyśl to 🙂

#7 MOJE MYŚLI SĄ TAJNE PRZEZ POUFNE

Osoba, z którą pracujesz, ma za zadanie wspierać Cię w codziennych działaniach. Jak ma to zrobić, jeśli nie przekazujesz jej ważnych informacji? Nie podzielisz się terminem urlopu, prowadzonego webinaru czy pomysłu na nowy produkt. A potem nagle żądasz od niej 100% dostępności, ponieważ przez 2 miesiące będziesz robić launch nowego produktu. Launch, o którym wiedziałaś już od pół roku, ale… jakoś zapomniałaś wspomnieć.

Jeśli chcesz wsparcia innych osób, musisz zacząć wymagać najpierw od siebie. Przyjrzyj się swojemu stylowi delegowania. Czy któryś z powyższych grzeszków nie dotyczy też Ciebie? Czy Twoja prawa ręka nie sygnalizowała Ci czasem, że coś jest nie tak? A jeśli nie, to kiedy ostatnio rozmawiałaś z nią o tym, jak Wam się razem pracuje?

Może to już czas?

PROGRAM NAPRAWCZY – NIE CZEKAJ, AŻ TWOJA ASYSTENTKA GO WDROŻY

Na początku odcinka obiecałam Ci powiedzieć o pewnym drastycznym programie naprawczym, który wdrożyłam. Przez pierwsze miesiące pracy przyzwyczaiłam niestety moich klientów do tego, że jestem dla nich dostępna zawsze i wszędzie. To był błąd, ponieważ straciłam cały czas wolny. Pracowałam z wieloma osobami. Część z nich na weekend wyłączała komputery, część niestety wręcz przeciwnie. Zasypywała mnie wiadomościami, smsami, informacjami na messengerze. I oczekiwała odpowiedzi. A nawet jeśli nie, ja czułam przymus odpowiadania. Było to dla mnie bardzo stresujące.

Wyobraź sobie. Niedziela. Godzina 13. A ja zaczynam dostawać informacje. Jedna po drugiej. Klientka domaga się potwierdzenia i odpowiedzi, czy w poniedziałek bladym świtem dostanie zadanie. Rzucałam wszystko i siadałam do kompa. Ale poziom irytacji rósł. Aż w końcu powiedziałam: DOŚĆ! (sobie przede wszystkim).

Najpierw wyjaśniłam, że nie pracuję w weekendy (teraz zawsze o tym informuję na początku współpracy). A gdy to nie pomogło, przestałam zaglądać do telefonu. By nie czuć pokusy zrobienia zadania. Niestety w kilku przypadkach termin nie został dotrzymany – fizycznie nie było takiej możliwości. Tak, klientka nauczyła się delegować wcześniej, a nie na ostatnią chwilę.

Tak, musisz w takich sytuacjach liczyć się z tym, że stracisz klienta. Tylko… czy na pewno chcesz pracować z kimś, kto nie szanuje Twojego czasu?

Z tą myślą Cię zostawiam…

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię freelance, zamiana etatu na własną działalność, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Odwiedź moją stronę www.karolinabrzuchalska.pl.

Polub mój fanpage na FB.

Obserwuj mój profil na Instagramie.

I na LinkedIn.

Bardzo polecam Ci też moje podcasty: Co we freelansie piszczy, Jak dobrze zacząć oraz Freelance bez cenzury.

Jeśli masz jakieś pytania, zawsze możesz też do mnie napisać >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

KIM NIE JEST I CZEGO NIE ZROBI ZA CIEBIE WIRTUALNA ASYSTENTKA

Karolina Brzuchalska — Wed, 09 Feb 2022 05:30:31 +0000

W pewnym momencie mojej biznesowej działalności znalazłam się na zakręcie. Takim, zza którego nie widać dalszej drogi. Wjeżdżasz w niego i nie wiesz, co Cię czeka dalej: piękna, prosta szosa z nieziemskim widokiem na ocean czy może kręta i wyboista droga przez las. Poczułam, że potrzebuję wsparcia. Rozmowy z kimś, kto wychyli się zza tego zakrętu i powie: Jest dobrze! Jedź dalej. I nagle zrozumiałam te wszystkie ogłoszenia w mediach społecznościowych… Wielu przedsiębiorców, szukając wirtualnej asystentki, wpisuje w oczekiwaniach „możliwość zderzenia swoich pomysłów”… albo „umiejętność kreatywnego myślenia i prowadzenia twórczych rozmów”. Co się za tym kryje? Co może, a czego nie powinna robić za Ciebie wirtualna asystentka? Sprawdźmy!

W tym odcinku podcastu chciałabym zmierzyć się z tematem, który od jakiegoś czasu bardzo mnie nurtuje – oczekiwań przedsiębiorców względem ich wirtualnych prawych rąk. Z niepokojem bowiem obserwuję ogłoszenia, które coraz częściej pojawiają się w sieci. A jeszcze większą konsternacją napawa mnie las rąk pod takimi ogłoszeniami. Zacznijmy jednak od początku. Kim jest, a kim nie jest wirtualna asystentka i co może dla Ciebie zrobić.

Wolisz słuchać niż czytać? Zapraszam!

We wstępie do tego odcinka wspomniałam o biznesowym zakręcie, na którym znalazłam się kilka miesięcy temu. To był taki moment, w którym zupełnie nie wiedziałam, co mam robić dalej. Rozwijać agencję wirtualnych asystentek, zatrudniać coraz więcej osób, szukać zleceń i rosnąć, czy może postawić na rozwój marki osobistej, szkolenia, treningi, mentoring. Gdzie w tym wszystkim znaleźć czas na działania dla klientów, zarządzanie projektami itp.? Jednym zdaniem: co robić dalej, w którym kierunku iść?

Idę o zakład, że wielu przedsiębiorców ma takie rozkminy. I nie wyciągam tej pewności z kapelusza. Rozmawiam i obserwuję na co dzień wiele osób, które prowadzą własne firmy. Jednoosobowe działalności, spółki itp. Ich wątpliwości mają jeden wspólny mianownik: co dalej? Tyle tylko, że radzą sobie z tym pytaniem na różne sposoby. I tu dochodzimy do clue dzisiejszego odcinka… roli wirtualnej asystentki w firmie.

KIM JEST, A KIM NIE JEST WIRTUALNA ASYSTENTKA

Kiedy już tak sobie stałam na tym biznesowym zakręcie, rozglądając się to w prawo, to w lewo i mając nadzieję, że nie wyjedzie zza niego rozpędzona ciężarówka, pomyślałam, że idealnym sposobem na rozwianie wątpliwości byłaby rozmowa z drugim przedsiębiorcą. Pogadanie o tym, jak on prowadzi swoją firmę, czy też ma podobne wątpliwości, jak sobie z nimi radzi…

Do głowy jednak nie przyszło mi, by w tym celu zatrudniać… wirtualną asystentkę. Tymczasem w coraz większej liczbie ogłoszeń o pracy dla wirtualnych wszechogarniaczek pojawia się enigmatyczny punkt: „możliwość przegadania swoich pomysłów i strategii”. I z jednej strony rozumiem, skąd bierze się taka potrzeba, z drugiej jednak budzą się we mnie wątpliwości. Czy aby na pewno wirtualna asystentka jest odpowiednią osobą do takiego zadania? Być może nawet ma odpowiednie kompetencje. W końcu sama jest przedsiębiorczynią, prowadzi firmę, też mierzy się z podobnymi tematami. Z drugiej… czy w takim układzie, zakładając, że podejmie się takiego zdania, powinna rozliczać się po stawce asystenckiej?

Wiem, zasiałam w Twojej głowie teraz ziarenko niepewności. Mam tego świadomość. Jeśli pracujesz jako wirtualna asystentka, możesz zastanawiać się nad kilkoma rzeczami. Po pierwsze, czy masz odpowiednie kwalifikacje do tego, by doradzać swoim klientom w zakresie strategii biznesu? Mimo wielu lat spędzonych na prowadzeniu własnej firmy staram się tego nie robić. Dlaczego? Bo nie czuję, by była to moja najmocniejsza strona. Owszem, umiem łączyć kropki, widzę wiele rzeczy, mam w końcu długie miesiące pracy za sobą i wiele lat doświadczeń, ale… nie jestem strategiem. Jeśli więc klient pyta o możliwość przegadania strategii, odpowiadam: Tak, możemy porozmawiać. Jeśli jednak potrzebujesz ułożenia klocków, polecam te strateżki… I tu zazwyczaj pada kilka nazwisk.

Moim zdaniem wirtualna asystentka nie jest osobą, która będzie za Ciebie układała strategię Twojej firmy. Kropka.

Jest Twoim wsparciem, prawą ręką, wszechogarniaczką, łapaczką pogubionych nitek, organizatorką, strażniczką kalendarza… jeśli jednak ma być strateżką, powinna otrzymywać stosowne wynagrodzenie. I nie mówić o sobie asystentka.

WIRTUALNA ASYSTENTKA NIE POPROWADZI ZA CIEBIE FIRMY

Chociaż mogłaby. Ma ku temu wszelkie kwalifikacje. W końcu prowadzi już własną, to wie, jak to się robi.

Bardzo często wyobrażenia klientów o pracy z wirtualną asystentką wykraczają daleko poza wsparcie w prowadzeniu firmy. Zdarzały mi się rozmowy z potencjalnymi klientami, którzy na pytanie o ich oczekiwania względem współpracy z wirtualną asystentką, odpowiadali: Ma mi pomóc rozkręcić biznes. I to jest OK, o ile chodzi tylko o POMOC. A nie poprowadzenie całej działalności.

Zdarza się, że na rozmowę o potencjalnej współpracy przychodzi osoba, która ma kilka działalności. Albo działa w kilku branżach/obszarach. I oczekuje od prawej ręki, by jedną z tych gałęzi pielęgnowała i rozwijała jak swoją. Wymyślała nowe pomysły, aktywności, działania. Oddelegowanie pewnego zakresu działań (np. prowadzenia mediów społecznościowych) nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za nie. To w końcu on jest twarzą swojego biznesu. I to jemu najbardziej powinno zależeć na tym, by ten biznes się kręcił. Wirtualna asystentka jest wsparciem, ale mózgiem całej operacji jest klient.

Dlatego jeśli współpracujesz z wirtualną asystentką i oczekujesz, by przejęła za Ciebie część obowiązków, nie pozostawiaj jej z tym całkowicie samej. To Ty, nikt inny, znasz swój biznes od podszewki. To Ty wiesz, co w nim działa, a co nie (a przynajmniej powinieneś). To w końcu Ty jesteś za niego odpowiedzialny. Nie wirtualna asystentka. Ona wykonuje zlecone jej zadania. Odpowiedzialność za powodzenie biznesu ponosisz jednak Ty.

A jeśli droga słuchaczko jesteś wirtualną asystentką i masz klienta o podobnych wymaganiach, zastanów się nad dwiema rzeczami: czy chcesz wykonywać zadania w taki sposób? I czy otrzymujesz za nie odpowiednie wynagrodzenie.

Wirtualna asystentka nie jest osobą, która poprowadzi firmę za klienta. Byłoby to niezwykle wygodne! Ale niestety tak nie jest. Zakładając firmę, trzeba liczyć się z odpowiedzialnością, która na nas ciąży. A jest nią między innymi prowadzenie, utrzymanie i powodzenie firmy. Zatrudnienie wirtualnej asystentki i zrzucenie na niej odpowiedzialności nie jest rozwiązaniem. Plus… ciężko mieć pretensje do kogoś o to, że Twój biznes się nie rozwija… zwłaszcza jeśli o niego nie dbasz.

PO CO ZATRUDNIAĆ WIRTUALNĄ ASYSTENTKĘ?

Zatrudnienie wirtualnej asystentki ma zasadniczo dwa cele: odciążenie w codziennej działalności i skalowanie firmy. Nie da się rosnąć bez inwestycji we wsparcie, w ludzi, w sprzęt, w technologie, w programy, w siebie.

Czego nie ma na celu? Porzucenia firmy. Zrzucenia odpowiedzialności za nią na drugą osobę. Spełnienia nierealnych oczekiwań, że teraz nic nie trzeba będzie robić, bo ktoś zrobi to za nas. Nie. To tak nie działa!

Dzięki wirtualnej asystentce można naprawdę wznieść swoją firmę na wyżyny. Trzeba jednak pamiętać, że to wciąż jest nasza firma. Jak nasze dziecko. To my i tylko my jesteśmy za nią odpowiedzialni.