jak zacząć delegować zadania – Pretty Well Done

Czego przedsiębiorcy obawiają się w delegowaniu zadań?

Karolina Brzuchalska — Wed, 13 Nov 2019 05:55:42 +0000

Są trzy rzeczy, których przedsiębiorcy boją się najbardziej, jeśli chodzi o delegowanie zadań. Po pierwsze, jest to jakość ich wykonania, po drugie brak kontroli nad całością procesu. I… no właśnie. Ta trzecia rzecz to wcale nie są kompetencje miękkie ani twarde, ani żadne inne. Zatem, co to takiego? O tym opowiem w dzisiejszym wpisie.

Jeśli wolisz wersję słuchaną, znajdziesz ją tutaj:

Problemy z delegowaniem zadań

Rozróżniam dwa rodzaje klientów. Pierwsi to tacy, którzy są urodzeni do delegowania i nie mają absolutnie żadnego problemu, żeby zlecić jakieś zadanie komuś innemu. Robią to z przyjemnością, patrzą na efekty i na to, jak ich firma rośnie. Bo potrzeba delegowania zadań pojawia się wtedy, kiedy Twój biznes zaczyna się rozwijać do tego stopnia, że nie masz już czasu na samodzielne działanie. Wtedy właśnie zaczynasz szukać swojej prawej ręki, możliwości oddelegowania zadań, gałęzi, którą możesz przekazać komuś innemu.

Drugi rodzaj klientów to osoby, które jeszcze nie wiedzą, że się do tego delegowania urodziły. Doskonale zdają sobie sprawę z tego, że ich biznes jest na takim etapie, że wsparcie jest potrzebne. A mimo to i tak mają obawy, czy rzeczywiście powinni jakąś część swojej działalności oddelegować. I to jest właśnie mój case.

Kilka miesięcy temu sama znalazłam się w miejscu, w którym zdałam sobie sprawę, że już nie powinnam działać samodzielnie. Bo nie dawałam rady i zadania były realizowane kosztem mojej rodziny i odpoczynku. A jednak wciąż coś hamowało mnie przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu nowej osoby do mojej firmy.

Z rozmów z moimi klientami i z własnego doświadczenia wiem, że te obawy niekoniecznie wynikają z tego, że osoba, którą chcielibyśmy zatrudnić czegoś nie umie czy nie posiada jakiejś kompetencji. Nie, one wynikają z czegoś zupełnie innego.

Obawa o jakość

Jeżeli ktoś do tej pory działał samodzielnie, to zawsze będzie się obawiał, że druga osoba nie wykona swoich obowiązków na takim samym poziomie. Że tempo i jakość pracy będą odbiegać od założonej normy. W moim przypadku było podobnie. Bardzo długo wychodziłam z założenia, że szybciej będzie mi zrobić coś samodzielnie, niż tłumaczyć komuś innemu, jak chciałabym, żeby zadanie było wykonane. Potem trzeba przecież skontrolować, czy zostało ono wykonane dobrze i sprawdzić, czy faktycznie efekt jest taki, jakiego oczekiwałem.

Taki sposób myślenia ma kilka pułapek. Może się okazać na przykład, że ktoś inny wykona zadanie zdecydowanie lepiej niż my! Być może ma większe kompetencje w tych dziedzinach, działa sprawniej w jakimś narzędziu lub zwyczajnie dane czynności są dla niego łatwiejsze.

I oddelegowanie takiego zadania ma o wiele większy sens, niż gdyby siedziało się godzinami i robiło coś samodzielnie. Kolejna rzecz, to szybkość wykonywania zadań. Pojawia się obawa, że pracując zbyt szybko, inna osoba wykona zadanie niedokładnie lub przeoczy istotne rzeczy. Ale musisz pamiętać, że jeśli oddelegowujesz komuś zadanie, to nie jest tak, że stracisz nad nim kontrolę. Nie, możesz je potem sprawdzić, poprosić o poprawienie lub przeredagować i dodać swój charakterystyczny styl.

Dlatego warto pamiętać, że to, że ktoś coś zrobił inaczej, wcale nie oznacza, że zrobił to źle.

Strach przed utratą kontroli

Poczucie braku kontroli to największy hamulec przed tym, żeby zacząć delegować zadania. Tak przynajmniej było w moim przypadku. Oddając coś drugiej osobie do wykonania, miałam poczucie, że tracę kontrolę nad procesem wykonywania zadania, że nie wiem, kiedy i jak zostanie ono zrobione. Że nie mam pewności, czy dostanę je na czas i tak, jak je sobie wyobrażam. Dlatego warto ustalać krótszy deadline na zadanie, ponieważ w ten sposób dajesz sobie czas i możliwość na weryfikację i ewentualne poprawki. I dlatego też tak ważne są w każdym projekcie tzw. kamienie milowe, czyli punkty kontrolne, w których będziesz mogła sprawdzić, czy projekt rozwija się tak, jak sobie tego życzysz, czy ma nadane takie tempo, jakie powinno być mu nadane i czy zespół faktycznie jest dobrze do tego zadania dobrany. Czy dogadujesz się daną osobą na tyle, że chcesz zatrzymać ją w swoim zespole na dłużej.

Jak zbudować taki zespół, opisuję w mojej najnowszej książce „Don’t stop me now, czyli zrobiłam biznes i co dalej”. Znajdziesz w niej krok po kroku wszystkie elementy, które pozwolą Ci stworzyć zespół marzeń. Taki, z którym będziesz działać z przyjemnością, który będzie Cię uskrzydlał i dla którego Ty będziesz inspiracją.

Relacje w zespole

Trzeci element, o którym nie wspomniałam Ci we wstępie to coś, co jest zupełnie nieuchwytne, jeśli chodzi o twarde kompetencje biznesowe. Jest to tak zwana chemia, czyli znalezienie wspólnego języka, porozumienie, które sprawi, że będziesz w stanie tej drugiej osobie zaufać. Jeżeli między Tobą a Twoją asystentką czy klientem nie będzie chemii, to coś będzie zgrzytać. Zadania będą wykonywane poprawnie, ale praca nie będzie przyjemnością.

Kompetencji można się nauczyć, ale jeśli w biznesowym związku brakuje zaufania, to może oznaczać dwie rzeczy. Po pierwsze, że Ty jako przedsiębiorca, lub Twój klient nie jesteście jeszcze gotowi na delegowanie zadań. Albo że Ty i Twoja asystentka (lub Ty i Twój klient) po prostu nie jesteście dla siebie stworzeni.

I w takiej chwili warto rozważyć zakończenie współpracy. Dlaczego? Ponieważ praca to nie jest tylko zarabianie pieniędzy. To powinna być także frajda, spędzanie czasu z zespołem, z którym dobrze się czujesz także po godzinach.

Delegowania zadań można się nauczyć. Trzeba tylko poznać jego schemat, oswoić się z nim i przepracować sobie w głowie kilka tematów. I dobrze wybrać osobę, z którą działasz. Jak znaleźć taką prawą rękę dowiesz się nie tylko z mojej książki, ale też z wpisów, które znajdziesz na moim blogu.

Twoja współpraca z Wirtualną Asystentką jest jak wspólnie rozgrywany mecz. Nie gracie przeciwko sobie, nie gracie nawet obok siebie, ale jesteście drużyną. Tworzycie team, między którym musi być nić porozumienia. Gracie do jednej bramki. Dlatego wybierz w swoim biznesie taką kadrę, z którą zdobędziesz Mistrzostwo Świata.

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

JAKIE PYTANIA WARTO ZADAĆ, ZANIM ZACZNIESZ WSPÓŁPRACĘ Z WIRTUALNĄ ASYSTENTKĄ

Karolina Brzuchalska — Thu, 07 Feb 2019 06:10:13 +0000

ZANIM ZACZNIESZ PRACĘ Z WIRTUALNĄ ASYSTENTKĄ

Decyzja o zatrudnieniu kolejnej osoby w firmie lub podjęcia współpracy z osobą, mającą wspierać działalność firmy, jest zazwyczaj krokiem milowym. To znak, że Twoja działalność się rozwija, a Ty idziesz do przodu – gratulacje! Jeśli wybrałeś współpracę z asystentką wirtualną, zobacz, jakie pytania warto zadać podczas pierwszej rozmowy.

Przedsiębiorcy, którzy nigdy dotąd nie zatrudniali pracownika zdalnego, często mają obawy przed taką współpracą. W ich głowie rodzi się wiele pytań, a nawet wątpliwości. Nie tylko o to, jak taka współpraca z Wirtualną Asystentką wygląda, ale też jak się rozliczać, jak nie utracić kontroli, jak sprawdzić, czy zadanie zostało wykonane właściwie.

Podejmując współpracę z klientem, na początek zapraszam go na rozmowę telefoniczną lub via Skype / Zoom. Ustalamy wówczas, jaki będzie zakres współpracy i jej zasady. Jest to jednocześnie okazja do zadania pytań. Kim jest Wirtualna Asystentka, co robi, czym się zajmuje. Bardzo często osoby zainteresowane zatrudnieniem Wirtualnej Asystentki lub Wirtualnego Office Managera umawiają się ze mną na darmową półgodzinną konsultację, by poznać tę formę współpracy. Zobacz, jakie pytania warto zadać, by wykorzystać ten czas jak najlepiej.

Co musisz wiedzieć, zanim zaczniesz pracę z Wirtualną Asystentką

Pierwszą rzeczą jest określenie, kogo tak naprawdę potrzebujesz. Czy wystarczy Ci zatrudnienie Wirtualnej Asystentki, czy może raczej potrzebujesz Wirtualnego Office Managera lub nawet… Wirtualnego Project Managera. Nie martw się, jeśli sam jeszcze tego nie wiesz. Doświadczona Wirtualna Asystentka wytłumaczy Ci, na czym polegają różnice oraz pomoże wybrać. Co więcej – przynajmniej u mnie – jest możliwość zmiany formy współpracy w późniejszym terminie.

Teraz kiedy już wiesz, kogo szukasz, powiem Ci, jakie pytania warto zadać :).

1. Czy pracujesz w konkretnych godzinach i czy jesteś w stanie dopasować się do moich godzin pracy?

To istotny punkt, zwłaszcza jeśli chodzi o zlecanie zadań. Przykładowo ja pracuję najczęściej w godzinach 8-17, ale moi klienci różnie. Nie ma problemu, by klient napisał do mnie maila, SMS-a, czy wiadomość w innym ustalonym kanale komunikacji, jednak zastrzegam, że odpowiedź może otrzymać dopiero następnego dnia. Z Twojego punktu widzenia może być też ważne, czy Twoja przyszła asystentka pracuje w weekendy. Takie ustalenie godzin znacznie ułatwia komunikację podczas współpracy.

W większości przypadków, kiedy zlecasz Wirtualnej Asystentce zadanie, nie ma znaczenia, czy zajmie się w nim w dzień, czy w nocy. Są jednak przedsiębiorcy, którzy świadczą takie usługi, przy których czas pracy asystentki, jej dostępność i elastyczność ma znaczenie – dlatego ta kwestia powinna być ustalona na samym początku.

Dodatkowo warto też uzgodnić, czy asystentka jest gotowa wesprzeć Cię w tzw. sytuacjach awaryjnych, które jak wiadomo, mogą zdarzyć się w każdej działalności.

2. Jak będziemy się komunikować? Jesteś moją osobistą asystentką. Czy mogę do Ciebie zadzwonić o każdej porze dnia i nocy?

Kolejny krok to ustalenie kanałów komunikacji. Dzwonienie o każdej porze dnia i nocy raczej nie wchodzi w grę. Sam pewnie również nie chciałbyś, by Twoi klienci tak robili ;). Dlatego już na samym początku ustal, w jakich godzinach może przebiegać komunikacja oraz jakimi kanałami. Dlaczego? By uniknąć zamieszania związanego z przepływem informacji. Wyobraź sobie, że zlecasz zadanie w Messengerze (gdzie wszystko ginie!), potem dzwonisz coś uzupełnić, na koniec wysyłasz SMS… tak rodzi się chaos!

Ja ze swoimi klientami ustalam najczęściej 2-3 kanały komunikacji. Główne zadania wpisywane są do Trello (programu ułatwiającego zarządzanie) lub przesyłane mailem. Ewentualne uzgodnienia / uzupełnienia robimy poprzez komunikator, a jeśli zachodzi taka potrzeba, dzwonimy do siebie. Staram się też przynajmniej raz na jakiś czas spotkać z klientem na rozmowie przez Skype, jednak w przypadku długich współprac nie zawsze jest to konieczne.

3. Jak będziemy się rozliczać? Czy wystawiasz faktury VAT?

Jako przedsiębiorca zapewne wiesz, że rozliczenia to bardzo istotna kwestia. Większość Wirtualnych Asystentek ma własną działalność i może Ci wystawić fakturę. Jeśli ma to dla Ciebie znaczenie (a najczęściej ma) zapytaj kandydatkę od razu, czy jest ona vatowcem, czy też nie. Może się okazać, że do podanych stawek będziesz musiał doliczyć 23% – warto to wiedzieć przed podjęciem współpracy, prawda? 🙂

Jeśli Twoja potencjalna asystentka nie ma jeszcze działalności, dobrze jest wiedzieć, czy ma takową w planach i jak będziecie się rozliczać za wykonaną pracę. Czy będzie to umowa zlecenie, o dzieło, czy może będzie mogła wystawić Ci fakturę przez portale zewnętrzne takie jak np. Useme.

4. Co jest potrzebne, by rozpocząć współpracę?

To jedno z najczęściej zadawanych przez przedsiębiorcę pytań. Powiem Ci, jak to wygląda, kiedy ja podejmuję współpracę z klientem. Po rozmowie wstępnej wysyłam klientowi podsumowanie najważniejszych ustaleń oraz dodatkowo wzór umowy, zasady współpracy ze mną, arkusz rozliczenia roboczogodzin i listę zadań, które mogę dla niego wykonać. Być może nie wszystkie będzie chciał zlecić od razu, ale warto, by na przyszłość wiedział, że jest taka możliwość.

Gdy zapada decyzja o współpracy, podpisujemy umowę i kontrakt z najważniejszymi puntami oraz ustaleniami (w tym godzinami kontaktu, kanałami komunikacji itp.). Kolejny krok to faktura – z moimi klientami rozliczam się „z góry”. Klient wykupuje ode mnie pakiet godzin do wykorzystania, w ramach którego wykonywane są zadania. Po zaksięgowaniu wpłaty jestem gotowa na podjęcie współpracy, ustalamy pierwsze zadania i działamy. Każdorazowo udostępniam też moim klientom arkusz rozliczenia godzin w Excelu online, by na bieżąco mieli wgląd w to, ile minut zostało im do wykorzystania oraz ile czasu zajmują mi poszczególne zadania.

5. Jakie są Twoje umiejętności i jakie zadania mogę Ci zlecić?

Nie muszę chyba mówić, że to jest wiedza absolutnie podstawowa. Chyba nawet ważniejsza od wszystkich pozostałych kwestii i od niej należałoby zacząć. Szukając Wirtualnej Asystentki, oczekujesz od niej konkretnego wsparcia i takich też umiejętności, prawda? Dlatego tę kwestię trzeba wyjaśnić na samym początku.

Jak sprawdzić, czy te umiejętności są wystarczające do Twoich potrzeb? Ja zazwyczaj w takiej sytuacji oferuję moim potencjalnym klientom współpracę na podstawie tzw. pakietu próbnego, czyli minimalnej liczby godzin, podczas których klient ma szansę ocenić, czy współpraca idzie tak, jak on tego oczekuje.

Podczas pierwszej rozmowy z klientem ustalam też programy, w których będziemy pracować. Jeśli klient nie ma preferencji, proponuję mu rozwiązania sprawdzone przeze mnie.

Właśnie poznałeś listę 5 pytań, które warto zadać Wirtualnej Asystentce przed podjęciem współpracy. Jeśli jednak ta lista nie wyczerpuje Twoich wątpliwości, zawsze możesz skorzystać z opcji, o której wspominałam na samym początku tego wpisu – półgodzinnej darmowej konsultacji, podczas której postaram się rozwiać Twoje wątpliwości.

Czy Twoim zdaniem powinnam ten wpis uzupełnić o jeszcze jakieś pytania?

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina