Uff… umowa podpisana, zacierasz ręce, kolejny klient na pokładzie. Teraz już pójdzie z górki. Ale czy na pewno?

Wolisz wersje audio? To posłuchaj…

Świeżaki na start

Kilka tygodni temu napisała do mnie jedna z początkujących przedsiębiorczyń z prośbą o wsparcie. Zdobyła dużego klienta i lekko spanikowała. Umówiłyśmy się na konsultacje, bo to najprostszy sposób omawiania różnego rodzaju casów — ja na bieżąco dopytuję, co i jak, a potem wspólnie wypracowujemy rozwiązanie.

Podczas rozmowy okazało się, że nie tylko moja klientka jest świeżakiem, ale też jej klient jest na początku drogi. Była pierwszą osobą, którą zatrudniał i żadne z nich tak do końca nie miało pewności, jak podejść do tematu delegowania zadań, żeby przejść ten proces bezboleśnie.

Całości dopełniał fakt, iż w działaniach tego klienta panował niewyobrażalny chaos. Dziesiątki tematów czekało rozgrzebanych na realizację, a klient nie wiedział, co pierwsze chce zlecić. Najlepiej, by realizować wszystko. Na tydzień temu. W ramach 10 godzin współpracy na start, które zdecydował się wykupić, okazało się to prawie nierealne. Trzeba było określić priorytety.

Podczas naszej konsultacji omówiłyśmy zatem najważniejsze punkty, ustaliłyśmy plan działania i moja klientka bogatsza o wiedzę i tonę notatek ruszyła na podbój serca swojego nowego klienta.

Od czego zacząć pracę z nowym klientem

Nawet jeśli działasz już na rynku od jakiegoś czasu, możesz nie mieć wypracowanych procesów i poukładanych procedur w swojej firmie. Zastanawiasz się, po co Ci one? Ano po to, byś nie wymyślała za każdym razem na nowo, od czego zacząć współpracę, o co prosić klienta i jak podejść do tematu nowych zadań.

Poza tym procesy i procedury naprawdę ułatwiają życie, choć mogą wydawać się śmiertelnie nudne. Pamiętaj jednak, że uporządkowane działania pomagają prowadzić Ci własną działalność bezawaryjnie oraz z lekkością wchodzić w nowe wyzwania.

Od czego zacząć zatem współpracę, kiedy klient już podjął decyzję?

Po pierwsze, podpisz umowę. Może się to wydawać punktem oczywistym, ale uwierz mi, jest spora grupa klientów, która zwleka z podpisaniem tego dokumentu. Powody mogą być różne (mnie na przykład ostatnio popsuł się skaner, a wysyłanie zdjęć podpisanej umowy uznałam za mało profesjonalne), ale lepiej tę umowę mieć, niż jej nie mieć.

Od biedy możesz wszelkie ustalenia oczywiście spisać w formie maila i jak dowiesz się z mojej rozmowy z Wojtkiem Wawrzakiem, prawnikiem kreatywnych, taka umowa też będzie wiążąca. Pamiętaj jednak, że umowę spisujemy na gorsze czasy, dlatego w Twoim interesie leży, by ją mieć.

Kolejny krok to faktura. Jeśli rozliczasz się z klientem z góry, zadbaj, by otrzymał na czas fakturę, a jej płatność nie wpływała na rozpoczęcie współpracy. Jeśli klient nie chce zapłacić całości od razu, do dobrych praktyk należy wpłata zaliczki lub zadatku.

Umowa podpisana? Faktura zapłacona? No to zaczynamy współpracę!

Jak ułatwić sobie życie zaczynając współpracę z nowym klientem

Zanim przejdziesz do realizacji zadań określonych w umowie, warto zdobyć od klienta kilka informacji. Oto czego możesz potrzebować na start:

• Logo firmy we wszystkich możliwych formatach i wariantach,
• Identyfikacji wizualnej (kolorów, fontów, wzorów dokumentów, prezentacji itp.),
• Zdjęć wykorzystywanych przez klienta lub dostępu do banku zdjęć,
• Szablonów grafik, które klient wykorzystuje (np. do publikacji w mediach społecznościowych),
• Dostępów do miejsc, z których będziesz korzystać (strona www, fanpage na Facebooku, konto na Instagramie czy LinkedIn),
• Dostępów do harmonogramów treści, ważnych dokumentów, dysku Google itp.

To tylko przykłady. Tych miejsc|rzeczy może być naturalnie więcej. Wszystko zależy od tego, jaki jest zakres Twoich zadań i czym będziesz się zajmować w firmie klienta.

Pamiętaj też, że jeśli klient nie chce Ci bezpośrednio udostępniać haseł, możecie skorzystać z aplikacji takich jak LastPass, która pomaga szybko i bezpiecznie dawać dostępy.

Jakie narzędzia ułatwią Ci pracę?

Oprócz wspomnianych wyżej dokumentów, miejsc i dostępów, przydałoby się miejsce, w którym będziecie gromadzić te wszystkie dane. Może to być specjalnie wydzielony folder na dysku Google, iClaud, czy Dropboxie. Możesz też zaproponować swojemu klientowi założenie wspólnej tablicy w programach do zarządzania projektami takich jak Trello czy Asana.

Niezależnie od tego, jakie miejsce wybierzecie, uporządkuj je tak. by każdy wiedział, gdzie znajdują się poszczególne dokumenty i pliki, a w miarę współpracy możecie je uzupełniać o wszelkie braki.

Teraz jesteście już gotowi do podjęcia współpracy 🙂

Trzymam kciuki!

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Bardzo polecam Ci też moje podcasty: Co we freelansie piszczy, Jak dobrze zacząć oraz Freelance bez cenzury.

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina