CZY WIESZ, CZEGO OCZEKUJE OD CIEBIE KLIENT

Kiedy działasz już prężnie na rynku wirtualnej asysty, nadchodzi moment, kiedy klienci sami zaczynają do Ciebie przychodzić. Słyszeli od innych, że jesteś dobra, wiedzą, że potrzebują pomocy – naturalną koleją rzeczy jest, że zgłaszają się do Ciebie sami. Część z nich doskonale odnajduje się w zatrudnieniu wirtualnej asystentki. Jest jednak taka grupa klientów, która wie, że Ciebie potrzebuje, ale nie do końca jest pewna, co mogłabyś dla nich robić. To osoby, które zdają sobie sprawę, że asystentka to wsparcie firmy, że może ich odciążyć, ale kiedy przychodzi co do czego, okazuje się, że wolą jednak większość rzeczy robić sami. W takiej sytuacji Twoim zadaniem jest wskazanie klientowi konkretnie, na jakie wsparcie może liczyć.

Do określenia zakresu zadań, który będziesz wykonywać dla konkretnego klienta, potrzebne są dwie rzeczy. Po pierwsze klient powinien wiedzieć, jakie zadania chce/może oddelegować. Po drugie Ty powinnaś umieć wykonać te zadania.

Jak pomóc klientowi określić zakres zadań

Bywają sytuacje, w których to Ty sama zadecydujesz, jakie zadania będziesz dla danego klienta wykonywać. I powiem Ci w tajemnicy, że to wcale nie jest rzadkość ;). Pierwszym krokiem do określenia zakresu Twoich obowiązków jest rozmowa z klientem. Posłuchaj, z czym ma problem. Jakie zadania są dla niego nużące. Jakie są stratą czasu. Których nie lubi robić. To są dla Ciebie konkretne wskazówki. Dlatego warto jest przeprowadzić z klientem wstępną rozmowę, by dowiedzieć się „w czym leży jego problem”. Pamiętaj, że to Ty masz/jesteś jego rozwiązaniem. Dzięki Tobie firma Twojego klienta nabierze wiatru w żagle, zacznie się jeszcze lepiej rozwijać, a on sam skupi się na działaniach, przynoszących mu korzyści.

Kiedy klient przychodzi do mnie na konsultacje, słucham uważnie, co ma do powiedzenia. To jest najważniejsza część mojej pracy w tym momencie – wysłuchać i zdiagnozować usterkę. A następnie zabrać się za jej naprawę. Słuchając klienta, mówię mu, że mogę mu, w czym mogę mu pomóc oraz jakie wsparcie jeszcze powinien rozważyć. Często jestem w stanie zrobić dla niego znacznie więcej, niż ode mnie oczekuje Dlatego też opracowałam listę zadań, które klient może mi oddelegować. Po zakończonej rozmowie podsyłam ją klientowi wraz z podsumowaniem. Dlaczego tak? By łatwiej mu było podjąć decyzję.

Co jeśli klient nie deleguje zadań

Zdarzają się takie sytuacje, w których klient mimo umowy, określonego zakresu obowiązków, nadal nie radzi sobie z delegowaniem. O zadaniach dowiadujesz się w ostatniej chwili, albo musisz się ich domyślać.

Najczęściej dzieje się tak w sytuacji, kiedy osoba, która Cię zatrudnia, bardzo długo działała sama i jest przekonana, że nikt nie zrobi zadania tak dobrze, jak ona sama. Będzie padać na twarz, ale nie poprosi o pomoc. W takiej sytuacji możesz od czasu do czasu przypomnieć się, że jesteś, chętnie zadziałasz,  pomożesz. Niestety rzadko kiedy możesz zrobić więcej. Jeśli klient nie umie lub zwyczajnie nie chce, nie będzie rozszerzał zakresu Twoich obowiązków. Nie da się go do tego zmusić. Wtedy robisz to, co absolutnie konieczne i czekasz, jak się sytuacja rozwinie 🙂

Czy zakres zadań Wirtualnej Asytentki może się zmieniać?

Oczywiście. Bardzo często, kiedy rozpoczynam pracę z klientem, umawiam się na wykonywanie określonych zadań, ale zakres ten zmienia się z czasem. W trakcie współpracy klient poznaje moje możliwości, nabiera więszego zaufania, jest gotów oddelegować całe obszary działalności (jak na przykład marketing, PR czy obsługę social mediów od A do Z).

Jeśli współpracujesz z klientem długofalowo – a takie współprace lubimy najbardziej, prawda? 😉 – naturalną koleją rzeczy jest, że będzie on Ci zlecał coraz więcej i więcej. Stajesz się jego zaufanym współpracownikiem, nierzadko prawą ręką. To z Tobą omawia strategię działania, Ciebie radzi się w trudniejszych aspektach – stajesz się ekspertem do zadań specjalnych. I tego bardzo Ci życzę! 🙂

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię freelance, zamiana etatu na własną działalność, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Odwiedź moją stronę www.karolinabrzuchalska.pl.

Polub mój fanpage na FB.

Obserwuj mój profil na Instagramie.

I na LinkedIn.

Bardzo polecam Ci też moje podcasty: Co we freelansie piszczy, Jak dobrze zacząć oraz Freelance bez cenzury.

Jeśli masz jakieś pytania, zawsze możesz też do mnie napisać >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

PS Zapraszam Cię też do subskrybowania wakacyjnej serii podcastu „O klientach bez cenzury” – zabawnych historii, które pokazują, jak wychodzić obronną ręką z trudnych współprac.

Dziękuję 🙂

Właśnie zapisałaś się na moją listę — dziękuję za zaufanie.

Przed Tobą jeszcze jeden krok — potwierdź proszę swój zapis i odbierz listę narzędzi. Gdyby mail nie trafił do skrzynki odbiorczej, sprawdź też foldery Spam i Oferty 🙂

Od dziś przez 9 dni będziesz ode mnie otrzymywać inspirujące maile 😉

Na przykładzie zawodu Wirtualnej Asystentki pokażę Ci, jak realizować swój cel od pomysłu do happy endu.

CZEGO MOŻESZ OD NIEJ OCZEKIWAĆ

W zeszłym tygodniu wspominałam o tym, kim jest Wirtualna Asystentka, jak zacząć pracę z Wirtualną Asystentką i jak może Ci ona pomóc w prowadzeniu firmy. Wiesz już, że na pewno potrzebujesz wirtualnego wsparcia? Decyzja została podjęta, a Ty powoli oddychasz z ulgą – przychodzi czas na kolejne działania. Znalezienie dobrego Wirtualnego Office Managera czy świetnej Wirtualnej Asystentki nie jest wbrew pozorom łatwym zadaniem. Wiem, o czym mówię – sama kilka tygodni temu takiej szukałam 🙂

Jeśli wolisz słuchać niż czytać, odcinek znajdziesz tutaj:

Mogłoby się wydawać, że znalezienie zdalnego wsparcia to bułka z masłem. Wchodzisz na Oferię, Useme czy tematyczną grupę na Facebooku, rzucasz temat i już. I rzeczywiście zaraz po umieszczeniu ogłoszenia oferty sypią się jak z rękawa. Ja sama, mimo iż wymogi były dość wysokie, dostałam kilkadziesiąt ofert!! Ile osób wybrałam do swojego teamu? No właśnie…

NIE KAŻDA WIRTUALNA ASYSTENTKA JEST WIRTUALNYM NINJA

Widziałeś kiedyś serial “Suits”? Jedną z głównych postaci jest Donna – asystentka idealna. Taka, która wie wszystko, wyprzedza Twoje myśli, życzenia, zawsze jest na miejscu o czasie. Nie, to nie jest zwykła asystentka. To osoba, której nie będziesz chciał wypuścić z rąk, jeśli już trafi do Twojego teamu.

Gdzie znajdę “moją Donnę” i jak jej szukać?

Prawda jest taka, że z Wirtualnymi Asystentkami, Office czy Project Managerami jest dokładnie tak samo jak z innymi pracownikami. Ci najlepsi są po pierwsze zajęci, po drugie rozchwytywani, po trzecie – kolejka potencjalnych klientów jest do nich naprawdę długa.

Nie wierzysz? Mówisz, że znalezienie perfekcyjnej Wirtualnej Asystentki to nic takiego? Niestety muszę Cię rozczarować.

Od dłuższego czasu mam okazję obserwować ten rynek dość dokładnie. I niestety bywa, że jestem mocno rozczarowana. Jeśli więc i Ty chcesz uniknąć rozczarowania, podejdź do tematu znalezienia wirtualnej asystentki rzetelnie. To nie może być jakaś tam asystentka, która deklaruje, że ma wiedzę, potrafi i działa w wybranym przez Ciebie zakresie. To ma być Twoja prawa ręka! Osoba, której będziesz ufać w 100% i której powierzysz swoje dziecko – swoją firmę – w trakcie urlopu, wolnego czy intensywnych działań ukierunkowanych na zdobycie klienta.

Gdzie szukać Wirtualnej Asystentki?

Oczywiście możesz dać ogłoszenie na portalach takich jak Oferia czy Useme – mnóstwo osób tam zagląda i jest szansa, że wyłowisz perłę 😉

Prawdopodobieństwo zwiększysz jednak, zaglądając do tematycznych grup na Facebooku, czy na LinkedIn. Osobiście polecam pytać w grupach dla freelancerów i Wirtualnych Asystentek:

Wirtualna asystentka – ogłoszenia, informacje i wsparcie

Biznes kobiecym okiem – Szczęśliwe w biznesie

Zlecenia dla freelancerów – copywriterzy, tłumacze, graficy i inni.

Biznes online i blogowanie od kuchni by PSC

Mam pracę dla freelancera/Znajomy szuka pracy

JAK SPRAWDZIĆ POTENCJALNĄ KANDYDATKĘ NA WIRTUALNĄ ASYSTENTKĘ?

Kiedy już masz wytypowanych jedną lub kilka potencjalnych kandydatów, czas przejść do działania. Jak sprawdzić, czy to jest Twoja Donna?

• zadawaj pytania,
• poproś o przedstawienie referencji i sprawdź je!
• pytaj o konkretne rozwiązania problemów,
• zleć zadanie próbne – ale uwaga! Zapłać za nie. Nie masz pojęcia, jak wiele ofert współprac na zasadzie barteru otrzymujemy na co dzień. Za barter nie wyżywisz rodziny,
• porozmawiaj z potencjalną kandydatką “na żywo” (możesz spotkać się z nią na Skypie, via chat na Messengerze, czy na Zoomie) – poznaj swoją przyszłą prawą rękę, zobacz, czy nadajecie na tych samych falach,
• nie obawiaj się okresów próbnych – większośc Wirtualnych Asystenek ma tzw. małe pakiety godzin, które bez problemu pozwolą Ci sprawdzić, czy jest między Wami chemia i rozumiecie się w pół słowa,
• jeśli Ci coś nie pasuje – nie wahaj się podziękować za współpracę, ale bądź uczciwy. Powiedz jasno i klarownie dlaczego. Nie unikaj kontaktu. Konstruktywny feedback jest zawsze na miejscu.

Zdecydowałeś się na tę jedną jedyną?  Doceń ją! W kolejnym wpisie powiem Ci, ile kosztuje współpraca z Wirtualną Asystentką, Wirtualnym Office Managerem, a ile powinieneś zapłacić Wirtualnemu Project Managarowi. I dlaczego to wcale nie są tak olbrzymie koszty 🙂

Jeśli natomiast chcesz poznać odpowiedzi na pytania najczęściej zadawane mi przez przedsiębiorców oraz bezboleśnie przejść przez proces znalezienia swojej prawej ręki, polecam Ci moją książkę „Don’t stop me now, czyli zrobiłam biznes i co dalej?”.

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina