KIEDY NIE LEŻY I NIE PACHNIE…

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

DZIEŃ ŚWISTAKA GODZINA PO GODZINIE

Każdy z nas ma jakieś wyobrażenia, dotyczące konkretnych zawodów. Kiedy myślimy o strażaku, widzimy przystojniaka na tle płonącego miasta. Słysząc o pracy pielęgniarki, przed oczami jawi nam się ciepła osoba, która z zupełnie niepasującym do sytuacji słodkim uśmiechem wbija dziesięciocentymetrową igłę w nasz pośladek. Jakie skojarzenia budzi w Tobie z kolei zawód Wirtualnego Office Managera lub Wirtualnej Asystentki? Popijanie szampana nad brzegiem basenu i leniwe stukanie w klawiaturę telefonu od czasu do czasu? Czy może raczej szaleństwo w oczach i mina Jacka Nicholsona z „Lśnienia”. Bardzo jestem ciekawa ;). Czy pozbawię Cię złudzeń? Jak wygląda praca Wirtualnej Asystentki godzina po godzinie.

Jeśli wolisz słuchać niż czytać, odcinek znajdziesz tutaj:

Gdybym miała opisać, jak wygląda praca Wirtualnej Asystentki godzina po godzinie, to biorąc pod uwagę fakt, iż dzień może być naprawdę długi, zajęłoby to dobrych kilka stron. Obawiam się też, że w połowie zasnęłabyś znudzona ;). Dlatego postanowiłam przybliżyć Ci dzień z życia WA tak, jak pracuję – w blokach czasowych. Bardzo zresztą polecam taki podział zadań. Ich grupowanie to jedno z najlepszych narzędzi do efektywnej pracy. Na czym polega? Mój dzień pracy dzielę sobie na bloki czasowe (ich długość zależna jest od liczby podobnych do wykonania zleceń), w których wykonuję tylko konkretne zadania np. pisanie tekstów, odpowiadanie na maile itp. Pozwala mi to lepiej się skoncentrować, niż gdybym skakała od zadania do zadania. Zobacz, jak to wygląda w praktyce.

ORGANIZACYJNE PORANKI

Zasadniczo zaczynam dzień pracy o godzinie szóstej. Jednak przez pierwsze półtorej godziny nie pracuję dla klientów tylko nad swoim biznesem. Piszę teksty, planuję treści, tworzę grafiki itp. Czyli dokładnie to, co robiłabym dla kogoś innego.

O godzinie ósmej, wraz z pierwszą kawą, rozpoczynam dzień pracy. Na pierwszy ogień idzie sprawdzenie, co się działo u moich klientów dnia poprzedniego. Jednym słowem oceniam stan gry. Zaglądam na profile w mediach społecznościowych, patrzę, co jeszcze jest do uzupełnienia, na jakie maile powinnam odpowiedzieć.

Te organizacyjne poranki pozwalają mi sprawdzić, co – oprócz zaplanowanych na dany dzień zadań – będę musiała wykonać dodatkowo. W pracy Wirtualnej Asystentki czy Wirtualnego Office Managera ważna jest elastyczność. Owszem, układam sobie plan dnia wcześniej, ale nie zamykam się na wykonanie zadań dodatkowych, jeśli zachodzi taka potrzeba.

W SAMO POŁUDNIE – JAK WYGLĄDA PRACA WIRTUALNEJ ASYSTENTKI GODZINA PO GODZINIE

Kiedy już uzupełnię moją wiedzę o to, co jeszcze powinnam danego dnia zrobić, przystępuję do pracy właściwej. To, co robię danego dnia, często zależy od dnia tygodnia. Przykładowo poniedziałki przeznaczam na planowanie mediów społecznościowych, przygotowywanie grafik, aktualizowanie harmonogramów i tworzenie treści. Wtorek może być dniem podcastów. Środa pisania tekstów na www czy newsletterów itd. Wszystko zależy od potrzeby. Jeśli nie uda mi się tak zaplanować tygodnia, by zgrupować dane zadania na konkretne dni, staram się utworzyć właśnie bloki w ciągu dnia.

Pierwszy blok zadaniowy trwa mniej więcej dwie godziny (od dziewiątej do jedenastej). Jest to czas na stworzenie ofert, przygotowanie grafik, zaplanowanie treści na dany tydzień, czy pisanie newsletterów. Ponieważ w tym czasie mój umysł pracuje najlepiej – właśnie te godziny poranne wykorzystuję na zadania wymagające największej kreatywności.

Czas od jedenastej do dwunastej przeznaczam najczęściej na rozmowy telefoniczne, spotkania online z klientami, czy też odpowiadanie na maile. Oraz na kolejną kawę ;).

POPOŁUDNIOWY ROLLER COASTER

Ponieważ mniej więcej w tym czasie (około godziny czternastej) do domu wracają moje dzieci, poziom hałasu przestaje sprzyjać skupieniu ;). Nie mówiąc już o tym, że ja sama mam obniżoną koncentrację i dlatego zazwyczaj wtedy planuję sobie coś łatwiejszego. To czas na zadania automatyczne i uzupełnienie tego, czego nie zdążyłam zrobić wcześniej: montaż filmów, publikacje wcześniej zaplanowanych treści, research, Instagram itp.

Pracuję mniej więcej, jeśli nie ma sytuacji awaryjnej, nadzwyczajnej, czy skumulowania zadań, do godziny siedemnastej. I w końcu przychodzi upragniona chwila dla siebie, czyli czas na ogarnięcie dzieci, domu, zakupów, psa, treningów i całego tego codziennego majdanu. W okolicach godziny dziewiętnastej padam już zazwyczaj na ryjek i aktywność mi siada (a ja razem z nią). Zdarza się jednak, że mimo to włączam właśnie wtedy komputer i tworzę treści (do książki, na bloga) czy planuję kolejne zadania dla moich kursantek. Co ciekawe, ten poziom zmęczenia sprawia, że powstają najlepsze teksty ;).

Na koniec dnia podsumowuję to, co zostało zrobione i uzupełniam listę zadań na kolejny dzień.

Jaki widzisz, praca WOM czy WA nie ma w zasadzie nic wspólnego z leżeniem i pachnieniem. Co więcej, jeśli masz wielu klientów, ciężko w ciągu tygodnia upchnąć w grafik jakąś dodatkową aktywność. Oczywiście, można pracować mniej, można jedynie przez kilka godzin w ciągu dnia, na pół etatu czy jego ćwiartkę. Wszystko jest kwestią wyborów :). Czasem trafia się dzień świstaka, na ogół jednak jest inspirująco i ciekawie.

A Ty jak planujesz swój dzień?

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

CZY WIESZ, CZEGO OCZEKUJE OD CIEBIE KLIENT

Kiedy działasz już prężnie na rynku wirtualnej asysty, nadchodzi moment, kiedy klienci sami zaczynają do Ciebie przychodzić. Słyszeli od innych, że jesteś dobra, wiedzą, że potrzebują pomocy – naturalną koleją rzeczy jest, że zgłaszają się do Ciebie sami. Część z nich doskonale odnajduje się w zatrudnieniu wirtualnej asystentki. Jest jednak taka grupa klientów, która wie, że Ciebie potrzebuje, ale nie do końca jest pewna, co mogłabyś dla nich robić. To osoby, które zdają sobie sprawę, że asystentka to wsparcie firmy, że może ich odciążyć, ale kiedy przychodzi co do czego, okazuje się, że wolą jednak większość rzeczy robić sami. W takiej sytuacji Twoim zadaniem jest wskazanie klientowi konkretnie, na jakie wsparcie może liczyć.

Do określenia zakresu zadań, który będziesz wykonywać dla konkretnego klienta, potrzebne są dwie rzeczy. Po pierwsze klient powinien wiedzieć, jakie zadania chce/może oddelegować. Po drugie Ty powinnaś umieć wykonać te zadania.

Jak pomóc klientowi określić zakres zadań

Bywają sytuacje, w których to Ty sama zadecydujesz, jakie zadania będziesz dla danego klienta wykonywać. I powiem Ci w tajemnicy, że to wcale nie jest rzadkość ;). Pierwszym krokiem do określenia zakresu Twoich obowiązków jest rozmowa z klientem. Posłuchaj, z czym ma problem. Jakie zadania są dla niego nużące. Jakie są stratą czasu. Których nie lubi robić. To są dla Ciebie konkretne wskazówki. Dlatego warto jest przeprowadzić z klientem wstępną rozmowę, by dowiedzieć się „w czym leży jego problem”. Pamiętaj, że to Ty masz/jesteś jego rozwiązaniem. Dzięki Tobie firma Twojego klienta nabierze wiatru w żagle, zacznie się jeszcze lepiej rozwijać, a on sam skupi się na działaniach, przynoszących mu korzyści.

Kiedy klient przychodzi do mnie na konsultacje, słucham uważnie, co ma do powiedzenia. To jest najważniejsza część mojej pracy w tym momencie – wysłuchać i zdiagnozować usterkę. A następnie zabrać się za jej naprawę. Słuchając klienta, mówię mu, że mogę mu, w czym mogę mu pomóc oraz jakie wsparcie jeszcze powinien rozważyć. Często jestem w stanie zrobić dla niego znacznie więcej, niż ode mnie oczekuje Dlatego też opracowałam listę zadań, które klient może mi oddelegować. Po zakończonej rozmowie podsyłam ją klientowi wraz z podsumowaniem. Dlaczego tak? By łatwiej mu było podjąć decyzję.

Co jeśli klient nie deleguje zadań

Zdarzają się takie sytuacje, w których klient mimo umowy, określonego zakresu obowiązków, nadal nie radzi sobie z delegowaniem. O zadaniach dowiadujesz się w ostatniej chwili, albo musisz się ich domyślać.

Najczęściej dzieje się tak w sytuacji, kiedy osoba, która Cię zatrudnia, bardzo długo działała sama i jest przekonana, że nikt nie zrobi zadania tak dobrze, jak ona sama. Będzie padać na twarz, ale nie poprosi o pomoc. W takiej sytuacji możesz od czasu do czasu przypomnieć się, że jesteś, chętnie zadziałasz,  pomożesz. Niestety rzadko kiedy możesz zrobić więcej. Jeśli klient nie umie lub zwyczajnie nie chce, nie będzie rozszerzał zakresu Twoich obowiązków. Nie da się go do tego zmusić. Wtedy robisz to, co absolutnie konieczne i czekasz, jak się sytuacja rozwinie 🙂

Czy zakres zadań Wirtualnej Asytentki może się zmieniać?

Oczywiście. Bardzo często, kiedy rozpoczynam pracę z klientem, umawiam się na wykonywanie określonych zadań, ale zakres ten zmienia się z czasem. W trakcie współpracy klient poznaje moje możliwości, nabiera więszego zaufania, jest gotów oddelegować całe obszary działalności (jak na przykład marketing, PR czy obsługę social mediów od A do Z).

Jeśli współpracujesz z klientem długofalowo – a takie współprace lubimy najbardziej, prawda? 😉 – naturalną koleją rzeczy jest, że będzie on Ci zlecał coraz więcej i więcej. Stajesz się jego zaufanym współpracownikiem, nierzadko prawą ręką. To z Tobą omawia strategię działania, Ciebie radzi się w trudniejszych aspektach – stajesz się ekspertem do zadań specjalnych. I tego bardzo Ci życzę! 🙂

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię freelance, zamiana etatu na własną działalność, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Odwiedź moją stronę www.karolinabrzuchalska.pl.

Polub mój fanpage na FB.

Obserwuj mój profil na Instagramie.

I na LinkedIn.

Bardzo polecam Ci też moje podcasty: Co we freelansie piszczy, Jak dobrze zacząć oraz Freelance bez cenzury.

Jeśli masz jakieś pytania, zawsze możesz też do mnie napisać >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

PS Zapraszam Cię też do subskrybowania wakacyjnej serii podcastu „O klientach bez cenzury” – zabawnych historii, które pokazują, jak wychodzić obronną ręką z trudnych współprac.

Dziękuję 🙂

Właśnie zapisałaś się na moją listę — dziękuję za zaufanie.

Przed Tobą jeszcze jeden krok — potwierdź proszę swój zapis i odbierz listę narzędzi. Gdyby mail nie trafił do skrzynki odbiorczej, sprawdź też foldery Spam i Oferty 🙂

Od dziś przez 9 dni będziesz ode mnie otrzymywać inspirujące maile 😉

Na przykładzie zawodu Wirtualnej Asystentki pokażę Ci, jak realizować swój cel od pomysłu do happy endu.