Jeśli wolisz wersję słuchaną, znajdziesz ją tutaj:

Problemy z delegowaniem zadań

Rozróżniam dwa rodzaje klientów. Pierwsi to tacy, którzy są urodzeni do delegowania i nie mają absolutnie żadnego problemu, żeby zlecić jakieś zadanie komuś innemu. Robią to z przyjemnością, patrzą na efekty i na to, jak ich firma rośnie. Bo potrzeba delegowania zadań pojawia się wtedy, kiedy Twój biznes zaczyna się rozwijać do tego stopnia, że nie masz już czasu na samodzielne działanie. Wtedy właśnie zaczynasz szukać swojej prawej ręki, możliwości oddelegowania zadań, gałęzi, którą możesz przekazać komuś innemu.

Drugi rodzaj klientów to osoby, które jeszcze nie wiedzą, że się do tego delegowania urodziły. Doskonale zdają sobie sprawę z tego, że ich biznes jest na takim etapie, że wsparcie jest potrzebne. A mimo to i tak mają obawy, czy rzeczywiście powinni jakąś część swojej działalności oddelegować. I to jest właśnie mój case.

Kilka miesięcy temu sama znalazłam się w miejscu, w którym zdałam sobie sprawę, że już nie powinnam działać samodzielnie. Bo nie dawałam rady i zadania były realizowane kosztem mojej rodziny i odpoczynku.  A jednak wciąż coś hamowało mnie przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu nowej osoby do mojej firmy.

Z rozmów z moimi klientami i z własnego doświadczenia wiem, że te obawy niekoniecznie wynikają z tego, że osoba, którą chcielibyśmy zatrudnić czegoś nie umie czy nie posiada jakiejś kompetencji. Nie, one wynikają z czegoś zupełnie innego.

Obawa o jakość

Jeżeli ktoś do tej pory działał samodzielnie, to zawsze będzie się obawiał, że druga osoba nie wykona swoich obowiązków na takim samym poziomie. Że tempo i jakość pracy będą odbiegać od założonej normy. W moim przypadku było podobnie. Bardzo długo wychodziłam z założenia, że szybciej będzie mi zrobić coś samodzielnie, niż tłumaczyć komuś innemu, jak chciałabym, żeby zadanie było wykonane. Potem trzeba przecież skontrolować, czy zostało ono wykonane dobrze i sprawdzić, czy faktycznie efekt jest taki, jakiego oczekiwałem.

Taki sposób myślenia ma kilka pułapek. Może się okazać na przykład, że ktoś inny wykona zadanie zdecydowanie lepiej niż my! Być może ma większe kompetencje w tych dziedzinach, działa sprawniej w jakimś narzędziu lub zwyczajnie dane czynności są dla niego łatwiejsze.

I oddelegowanie takiego zadania ma o wiele większy sens, niż gdyby siedziało się godzinami i robiło coś samodzielnie. Kolejna rzecz, to szybkość wykonywania zadań. Pojawia się obawa, że pracując zbyt szybko, inna osoba wykona zadanie niedokładnie lub przeoczy istotne rzeczy. Ale musisz pamiętać, że jeśli oddelegowujesz komuś zadanie, to nie jest tak, że stracisz nad nim kontrolę. Nie, możesz je potem sprawdzić, poprosić o poprawienie lub przeredagować i dodać swój charakterystyczny styl.

Dlatego warto pamiętać, że to, że ktoś coś zrobił inaczej, wcale nie oznacza, że zrobił to źle.

Strach przed utratą kontroli

Poczucie braku kontroli to największy hamulec przed tym, żeby zacząć delegować zadania. Tak przynajmniej było w moim przypadku. Oddając coś drugiej osobie do wykonania, miałam poczucie, że tracę kontrolę nad procesem wykonywania zadania, że nie wiem, kiedy i jak zostanie ono zrobione. Że nie mam pewności, czy dostanę je na czas i tak, jak je sobie wyobrażam. Dlatego warto ustalać krótszy deadline na zadanie, ponieważ w ten sposób dajesz sobie czas i możliwość na weryfikację i ewentualne poprawki. I dlatego też tak ważne są w każdym projekcie tzw. kamienie milowe, czyli punkty kontrolne, w których będziesz mogła sprawdzić, czy projekt rozwija się tak, jak sobie tego życzysz, czy ma nadane takie tempo, jakie powinno być mu nadane i czy zespół faktycznie jest dobrze do tego zadania dobrany. Czy dogadujesz się daną osobą na tyle, że chcesz zatrzymać ją w swoim zespole na dłużej.

Jak zbudować taki zespół, opisuję w mojej najnowszej książce „Don’t stop me now, czyli zrobiłam biznes i co dalej”. Znajdziesz w niej krok po kroku wszystkie elementy, które pozwolą Ci stworzyć zespół marzeń. Taki, z którym będziesz działać z przyjemnością, który będzie Cię uskrzydlał i dla którego Ty będziesz inspiracją.

Relacje w zespole

Trzeci element, o którym nie wspomniałam Ci we wstępie to coś, co jest zupełnie nieuchwytne, jeśli chodzi o twarde kompetencje biznesowe. Jest to tak zwana chemia, czyli znalezienie wspólnego języka, porozumienie, które sprawi, że będziesz w stanie tej drugiej osobie zaufać. Jeżeli między Tobą a Twoją asystentką czy klientem nie będzie chemii, to coś będzie zgrzytać. Zadania będą wykonywane poprawnie, ale praca nie będzie przyjemnością.

Kompetencji można się nauczyć, ale jeśli w biznesowym związku brakuje zaufania, to może oznaczać dwie rzeczy. Po pierwsze, że Ty jako przedsiębiorca, lub Twój klient nie jesteście jeszcze gotowi na delegowanie zadań. Albo że Ty i Twoja asystentka (lub Ty i Twój klient) po prostu nie jesteście dla siebie stworzeni.

I w takiej chwili warto rozważyć zakończenie współpracy. Dlaczego? Ponieważ praca to nie jest tylko zarabianie pieniędzy. To powinna być także frajda, spędzanie czasu z zespołem, z którym dobrze się czujesz także po godzinach.

Delegowania zadań można się nauczyć. Trzeba tylko poznać jego schemat, oswoić się z nim i przepracować sobie w głowie kilka tematów. I dobrze wybrać osobę, z którą działasz. Jak znaleźć taką prawą rękę dowiesz się nie tylko z mojej książki, ale też z wpisów, które znajdziesz na moim blogu.

Twoja współpraca z Wirtualną Asystentką jest jak wspólnie rozgrywany mecz. Nie gracie przeciwko sobie, nie gracie nawet obok siebie, ale jesteście drużyną. Tworzycie team, między którym musi być nić porozumienia. Gracie do jednej bramki. Dlatego wybierz w swoim biznesie taką kadrę, z którą zdobędziesz Mistrzostwo Świata.

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina

CO JEST WAŻNE?

Jedną z solidnych podstaw prowadzenia biznesu jest budowanie relacji z ludźmi. Co jednak jeśli nie jesteś mocno relacyjną osobą, a swoją misję postrzegasz jako działanie dla innych i wykonywanie zadań? Czy Wirtualna Asystentka musi umieć tworzyć więzi i budować relacje, czy może wystarczy, by była rewelacyjnym wsparciem dla swojego klienta?

Zastanówmy się, kim jest Wirtualna Asystentka? To osoba, która wspiera działalność przedsiębiorców, pomaga jej się rozwijać. Osoba, która wykonuje całą mrówczą robotę, stoi na zapleczu firmy i pilnuje, by wszystkie jej elementy funkcjonowały prawidłowo. Działa w tle jak taki perfekcyjny software — na zewnątrz jej nie widać, ale gdyby nie ona posypałoby się wszystko. Z drugiej strony Wirtualna Asystentka to nie tylko perfekcyjny backup, ale również prawa ręka szefa. Ktoś, kto często stoi najbliżej, zna strategię firmy, pomaga ją rozwijać. Czy taka osoba może nie umieć budować relacji?

ROBOT DO ZADAŃ SPECJALNYCH

Każdą nową współpracę z klientem rozpoczynam od rozmowy z nim. Jednak to nie jest tylko (najczęściej) wirtualne spotkanie, na którym wymienimy się danymi, omawiamy warunki umowy, regulujemy płatności i ustalamy zakres zadań. Nie. Tak jak klient chce wiedzieć, z kim ma do czynienia i w czyje ręce oddaje swoje „dziecko”, tak ja lubię poznać osobę, z którą będę miała okazję pracować. Od tego spotkania, tego, jak nam się będzie rozmawiało, czy „zaklika” między nami od pierwszego wejrzenia, zależy tak naprawdę dalsza współpraca. Czy będzie ona jedynie wykonywaniem zadań, czy może jednak czymś więcej – chęcią współtworzenia firmy klienta, przekazywania innym jego idei. Co by nie mówić, jeśli od pierwszego spotkania znajdziesz z klientem wspólną płaszczyznę porozumienia, nie będziesz dla niego jedynie robotem do zadań specjalnych.

Oczywiście, zdarzają się tacy klienci, od których tylko przyjmuję zlecenie. Wykonuję je najlepiej, jak potrafię i po jakimś czasie nasze drogi się rozchodzą. W swojej karierze Wirtualnej Asystentki mogę jednak takich policzyć na palcach jednej ręki. Nawet jeśli nie współpracuję na co dzień z niektórymi osobami, których biznesy miałam przyjemność wspierać, nasze relacje ewoluują, przechodząc często w głębsze znajomości.

BUDOWANIE RELACJI WARTOŚCIOWEJ DLA OBU STRON

Z poznawaniem firmy klienta i rozpoczynaniem współpracy jest jak z przyjęciem zaproszenia do jego najważniejszego miejsca. To tak, jakby zaprosił Cię do swojego domu. Wchodzisz powoli i ostrożnie, rozglądając się ciekawie. Sprawdzasz, gdzie co się znajduje, jakie ma pomieszczenia, jakie stoją w nich sprzęty. Dzień za dniem zaczynasz się rozgaszczać. Wiesz już, co możesz przestawić, jak poprawić ergonomię tej jego wirtualnej przestrzeni. Zadomawiasz się. Nie masz problemu ze znalezieniem potrzebnych do działania narzędzi, sama zaczynasz urządzać to miejsce. Czy pozwoliłabyś komuś, z kim nie jesteś w dobrych relacjach, meblować swoje mieszkanie? No właśnie 😉

Relacji w biznesie nie buduje się z dnia na dzień. Owszem, jeśli między Tobą a klientem jest chemia, jeśli dobrze Wam się rozmawia, jeśli czujesz jego intencje, jest prościej. Jednak zbudowanie zaufania wymaga czasu. Jednak – z mojego punktu widzenia – jest to bardzo ważne. Nie da się powierzyć komuś pewnych obszarów działalności swojej firmy, nie mając do niego zaufania. Wirtualna Asystentka jest nie tylko prawą ręką, ale też w wielu przypadkach osobą, z którą wspólnie tworzy się historię firmy. To ona stoi najbliżej, pomaga uwalniać pomysły, podsuwa rozwiązania. Jeśli potrafi nie tylko realizować misję, ale również wspierać i rozwijać ją, staje się fantastycznym partnerem do współpracy. A relacje partnerskie wymagają zaufania, lojalności, poczucia, że razem tworzymy coś wyjątkowego.

Jeśli zatem chcesz być dla swojego klienta najlepszym partnerem biznesowym, jeśli zależy Ci, by Twoja Wirtualna Asystentka była częścią Twojej firmy – nie odżegnuj się od relacyjnej strony prowadzenia działalności. Nie sprowadzaj wzajemnej współprac do sztywnego przekazywania i realizowania zadań. Jeśli zbudujecie prawdziwą więź opartą na porozumieniu, zaufaniu i lojalności, jeśli razem będziecie patrzyć w tym samym kierunku – firma nabierze skrzydeł, zanim się nawet zorientujecie. A Wam pozostanie coś znacznie ważniejszego niż misja i wizja, niż rozwój, niż działanie – zyskacie partnera, z którym będzie można przenosić góry. Czego bardzo Wam życzę 🙂

Dziękuję Ci, że poświęciłaś swój czas na przeczytanie i/lub przesłuchanie tego tekstu. Jeśli interesuje Cię praca Wirtualnej Asystentki, praca na freelansie, skuteczny home office i skalowanie biznesu – pozostańmy w kontakcie:

Polub mój fanpage na FB

Obserwuj mój profil na Instagramie

I na LinkedIn też 

Zawsze też możesz do mnie napisać, jeśli masz jakieś pytanie >> KLIKAJĄC TUTAJ

Karolina