JAKIE 5 CECH WYRÓŻNIA DOBRĄ WIRTUALNĄ ASYSTENTKĘ?

Do każdego zawodu trzeba mieć określone predyspozycje. Nie zostaniesz dobrym prawnikiem, jeśli nie będziesz umiał szczegółowo analizować paragrafów i wyciągać wniosków. Czy będziesz dobrym lekarzem, jeśli nie będziesz miał intuicji i nie będziesz umiał słuchać. Nie zostaniesz wybitnym pisarzem, jeśli składanie zdań idzie ci jak po grudzie (chyba, że zatrudnisz ghostwritera, ale to trochę inna historia 😉 ). Podobnie jest z zawodem wirtualnej asystentki – są pewne predyspozycje, które musisz posiadać, by sprawdzić się w tej branży.

Jakie 5 cech charakteru wyróżnia zatem dobrą wirtualną asystentkę? Tak naprawdę wiele cech, którymi musi się wykazać asystentka, pracująca zdalnie, pokrywa się z tymi, których pracodawcy wymagają od asystentki zatrudnionej na etat. Nie zdziw się zatem, jeśli klient będzie wymagał dokładności, jak najwyższej jakości usług, czy punktualności (terminowości). Jest to tak oczywiste, że nawet nie trzeba o nich wspominać. Co zatem mam na myśli?

PONADPRZECIĘTNA ORGANIZACJA PRACY

dobrą wirtualną asystentkę

Pracując z domu, nie masz nad sobą szefa, ani nawet współpracowników, którzy kontrolują to, co robisz. Nie ma nikogo, kto sprawdzi to, czy siedzisz przy biurku, czy może akurat czytasz książkę czy oglądasz serial. Co więcej, Twojego klienta to tak naprawdę nie interesuje. Dla niego liczy się to, by zadanie, które Ci powierzył, było wykonane sprawnie i w ustalonym terminie.

Tak naprawę to w Twoim interesie leży, by umieć sobie zorganizować pracę i nie spędzać całych dni przy komputerze. Lub – co jeszcze gorsze – nie siedzieć przy nim dniami i nocami. Jeśli dodatkowo masz dzieci, rodzinę, obowiązki, te zadania się potęgują, a Ty musisz się wykazać jeszcze większym zmysłem logistycznym.

Jeśli masz kilku klientów i wiele projektów, zapanowanie nad nimi wszystkimi, orientowanie się w każdym aspekcie lub chociaż umiejętność błyskawicznego sprawdzenia statusu danego zadania, jest trudna. Nie jest jednak niemożliwa :). Istnieje wiele narzędzi, które ułatwiają pracę. Daj znać, czy chciałabyś dowiedzieć się, z jakich narzędzi ja korzystam :).

SAMODYSCYPLINA I UMIEJĘTNOŚĆ PODEJMOWANIA SZYBKICH DECYZJI

Te dwie cechy tak naprawdę łączą się z pierwszą. By wykazać się ponadprzeciętną organizacją pracy, musisz być zdyscyplinowana. Co więcej, musisz sama od siebie wymagać, sama siebie kontrolować i jeszcze sama wyegzekwować wykonanie pracy ;).

Wydaje Ci się to trudne? Może trochę. Ale nie jest niemożliwe. Zwłaszcza, jeśli kiedykolwiek pracowałaś na stanowisku asystenckim na etacie – a wiele osób, które chcą pracować jako WA, właśnie tak zaczynało.

Po co w takim razie jest Ci potrzebna umiejętność podejmowania szybkich decyzji, jeśli wszystko powinna załatwić samodyscyplina? To nie do końca tak jest. Możesz być najlepiej zorganizowaną asystentką świata, a zdarzy się sytuacja, kiedy trzeba będzie zadecydować o tym, które zadanie i od którego klienta ma większy priorytet, które musi być wykonane natychmiast, jak rozwiązać problem, gdzie szukać rozwiązania. I to Ty będziesz osobą, która będzie musiała podjąć tę decyzję.

CHĘĆ KSZTAŁCENIA SIĘ I CIEKAWOŚĆ ŚWIATA

chęć uczenia się

Pracując jako wirtualna asystentka przez pół roku nauczyłam się więcej niż przez całe lata pracy na etacie. Dlaczego? Ponieważ moi klienci reprezentują skrajnie różne branże, zawody, mają też różne wymagania, a specyfika ich pracy jest jedyna w swoim rodzaju. I choć w wielu przypadkach wykonuję zadania pozornie do siebie podobne, jak chociażby zarządzanie social mediami, copywriting czy prowadzenie projektów, to jednak moi klienci korzystają z różnych narzędzi, programów i często mają różne wymagania. I to ja muszę dopasować się do ich firmy, doszkolić w obsłudze aplikacji, czy sprawdzić jak zmienić coś w kodzie strony, by wszystko działało sprawniej.

W swojej pracy kocham właśnie to, że jest ona tak różnorodna. Kiedy mam ochotę, fotografuję. Kiedy trzeba – piszę teksty. A przy okazji poznaję tajniki tworzenia kursów, zarządzania projektem, czy nawet kruczki księgowe i prawnicze. Oczywiście, nie zastąpię moim klientom księgowej czy radcy prawnego – w końcu od tego mają biura rachunkowe i podatkowe, jednak lubię orientować się w tych wszystkich detalach i móc w razie czego podpowiedzieć, gdzie szukać informacji.

ASERTYWNOŚĆ

To jest cecha, która przydaje się chyba w każdym zawodzie. Jednak w przypadku pracy zdalnej zyskuje dodatkowy wymiar. Nie tylko musisz wiedzieć, jak komunikować pewne kwestie klientowi, czy podwykonawcy, ale też musisz wykazać się asertywnością w stosunku do swoich najbliższych i znajomych.

Na początku mojej rodzinie bardzo trudno było zrozumieć, że w godzinach pracy nie odbieram telefonów, czy nie wyskoczę do miasta, żeby coś załatwić. Jak to nie możesz ze mną porozmawiać, ugotować obiadu czy posprzątać mieszkania. Przecież siedzisz w domu. No tak, teoretycznie oczywiście mogę (i niejednokrotnie korzystałam z tego przywileju, chodząc chociażby z dzieckiem do lekarza). Tyle tylko, że będzie się to wiązało z poświęceniem kilku godzin na pracę wieczorem lub w nocy. A to już niekoniecznie mi się podobało.

Wiele osób postronnych nie traktuje poważnie pracy w domu. Dlatego od początku trzeba jasno określić granice i starać się ich nie przekraczać. Przecież chodząc do pracy do biura, nie zabierasz ze sobą koleżanki, czy odkurzacza, prawda? Dlaczego zatem miałabyś to robić, pracując w domu? 😉

EMPATIA

Na koniec zostawiłam cechę, która tylko pozornie ma niewiele wspólnego z pracą freelancera, ale uwierz mi – bardzo się przydaje w tym zawodzie. Kiedy podejmujesz pracę zdalną, zazwyczaj myślisz o tym, co Ty czujesz, jak masz działać, co robić, jakie zadania wykonywać, jak realizować swoje cele prywatne i zawodowe.

Jeśli jednak zastanowisz się nad tym, że klient podejmując z Tobą pracę też może mieć obawy (zwłaszcza jeśli jest to jego pierwsza zdalna współpraca tego rodzaju), zdasz sobie sprawę z tego, że umiejętność wczucia się w jego sytuację jest bardzo przydatna. W końcu powierza Ci część swojej firmy, swojego dziecka i chce, byś zaopiekowała się nim jak najlepiej. Zrozumienie emocji, jakie czasem nim kierują, jest kluczem do owocnej współpracy.

I choć być może zabrzmi to nietypowo w biznesie, to jednak ja bardzo cenię sobie bliską współpracę z moimi klientami. Jest ona oparta na wzajemnym zaufaniu, zrozumieniu, budowaniu relacji, które są niezwykle cenne zarówno dla mnie, jak i dla większości klientów, z którymi współpracuję. Współpraca oparta o dobre relacje jest trwalsza i zdecydowanie przyjemniejsza dla obu stron ;). I takich właśnie współprac życzę i Tobie.